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10.05.2021 | Finanzbuchhaltung | Gastbeitrag | Online-Artikel

Mit der XRechnung wird Digital zur Pflicht

verfasst von: Stefan Halupka

2:30 Min. Lesedauer

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Mit der XRechnung setzen die Behörden einen neuen Standard für digitale Rechnungen. Was anfangs nur für den öffentlichen Dienst galt, wird sich voraussichtlich flächendeckend durchsetzen. Darauf müssen sich alle Beteiligten einstellen.

Der deutsche Staat zwingt Unternehmen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Rechnungen auf Papier ignoriert er ebenso wie Rechnungen im PDF-Format. Wer Geld sehen will, muss seine Forderung seit dem 27. November 2020 als XRechnung einreichen. Drei von vier Rechnungen wurden auch im Jahr 2020 noch immer auf Papier verschickt. Für das restliche Viertel hat sich das PDF-Format quasi zum Standard entwickelt. Das Problem für deutsche Behörden: Sie dürfen keine PDFs annehmen, da diese nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechen. Die Vorgaben der Europäischen Union verlangen, dass digitale Dokumente ohne manuellen oder technischen Aufwand weiterverarbeitet werden können. Das überfordert PDFs. Die XRechnung hingegen basiert auf einem XML-Datensatz, der automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

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Erst die Behörden, dann die Unternehmen

Seit April 2020 sind alle deutschen Behörden in der Lage, XRechnungen zu bearbeiten. Allerdings nehmen nicht alle Behörden den 27. November 2020 als Stichtag. Der gilt – außer in Bremen – nur für Bundesbehörden und Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1.000 Euro. Der Rest folgt mehr oder minder gemächlich. In Hessen wird die XRechnung erst 2024 zur Pflicht, in anderen Bundesländern bleibt der neue Standard vorerst eine Option. 

Wer keine Geschäfte mit der öffentlichen Hand macht, kann das neue Format also vorerst ignorieren - allerdings nicht für lange. Experten sind sich sicher, dass sich die XRechnung auf breiter Fläche durchsetzen wird. Dafür gibt es zwei Gründe: 

  • Unternehmen werden keine zwei unterschiedlichen Rechnungsformate nutzen wollen. Also werden irgendwann alle Rechnungen per XRechnung erstellt. 
  • Die EU-Richtlinie gilt derzeit nur für Behörden, ist aber bewusst für den B2B-Bereich gedacht. Es wäre daher keine Überraschung, wenn die Europäische Union die XRechnung schon bald auch für Unternehmen zur Pflicht macht. 

Der Gedanke der EU-Bürokraten ist schlüssig: Schluss mit dem Kuddelmuddel an Rechnungsformen.

Wird ZUGFeRD zum lahmen Gaul?

In Deutschland sind die "Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland", kurz ZUGFeRD, als verbindliches digitales Rechnungsformat entwickelt worden. ZUGFeRD ist ein hybrides Dateiformat: Es enthält eine PDF-Datei und einen XML-Datensatz. Dieses Format ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und Bankverbindungen immer an einer, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden – genau das, was die EU fordert.

Seit der Version 2.1.1 enthält ZUGFeRD ein Profil für die XRechnung. Damit gibt es zwischen beiden Formaten keine Probleme mit der Kompatibilität. ZUGFeRD wird also keineswegs zum lahmen Gaul. Ein Umstieg auf ZUGFeRD und XRechnung bietet sich vor allem für das Gros der deutschen Unternehmen an, die ihre Rechnungen bislang unverdrossen per Papier verschickt haben. So überspringen sie diverse Zwischenschritte und nutzen den Standard von morgen – schon heute.

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