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17.11.2021 | Finanzbuchhaltung | Gastbeitrag | Online-Artikel

Digitale Kreditorenbuchhaltung optimiert Supply Chain

verfasst von: Holger Schreyer

5 Min. Lesedauer
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Die Kreditorenbuchhaltung spielt für die Lieferkette eine oft noch unterschätzte Rolle. Viel zu häufig führt die manuelle Bearbeitung von Rechnungen zu Ineffizienzen und Intransparenzen. Eine intelligente Automatisierung behebt diesen blinden Fleck in der Supply Chain.

Die Pandemie hatte bei 94 Prozent der Fortune-1.000-Unternehmen zu Unterbrechungen in der Lieferkette geführt, so eine Untersuchung des Beratungsunternehmens Accenture. Rohstoffknappheit, geringes Angebot und hohe Nachfrage, Personalabbau – die Herausforderungen wirken fort. Die Versorgungsengpässe verdeutlichen, wie entscheidend es ist, mehr Transparenz über die Supply Chain zu gewinnen.

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Im ersten Impuls konzentrieren sich viele Unternehmen auf die physischen, logistischen Aspekte. Dabei wird ein blinder Fleck gerne übersehen: die eigene Kreditorenbuchhaltung. Ist die Buchhaltung noch stark manuell geprägt und damit zeitaufwendig, kann dies ein Begleichen von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten empfindlich verzögern – und die eigene Versorgungslage unnötig verschärfen. Eine ineffiziente Kreditorenbuchhaltung führt zu vermeidbaren Unterbrechungen in der Lieferkette, belastet die Beziehungen zu den Lieferanten, gefährdet die Betriebsabläufe und mündet letztlich in Umsatzeinbußen. 

Die vier Schwachpunkte einer manuellen Kreditorenbuchhaltung

Verspätete Zahlungen
Wenn Unternehmen ihre Lieferanten nicht rechtzeitig bezahlen - was bei einer manuellen Bearbeitung immer wieder vorkommt -, kann dies unmittelbare finanzielle Folgen haben: in Form von Säumniszuschlägen. Immer wieder verspätete Zahlungen trüben zudem das Klima in der Beziehung zum Lieferanten. Mitunter ist dieser negative Effekt sogar noch schädlicher. Wenn der Lieferant nur über eine begrenzte Menge eines Materials oder Rohstoffs verfügt, wird er sich im Zweifelsfall für den Abnehmer entscheiden, der seine Zahlungsziele einhält.

Lange Bearbeitungszeiten für Rechnungen
Entscheidungen können nur so gut sein wie die Informationen, auf denen sie beruhen. Lange Bearbeitungszeiten, etwa durch Einloggen und manuelles Sammeln von Informationen in Lieferantenportalen, behindern den Einblick in den Cashflow. Und eine langwierige händische Bearbeitung erschwert die Entscheidung, wann von einem Material oder Artikel mehr oder weniger bestellt werden sollte.

Ungenaue Kreditoren-Stammdaten
Die Eingabe von Daten in ein System, die Wiedereingabe in eine andere Anwendung und die manuelle Aktualisierung von Finanzdaten im ERP-System – all das ist zeitraubend und fehleranfällig. Auch bei einer Änderung der Vertragsbedingungen dauert es länger, die Systeme per Hand zu aktualisieren. Veraltete Buchhaltungsdaten können dazu beitragen, dass Lieferanten nicht fristgerecht bezahlt werden. Dadurch steigt das Risiko, dass die Lieferung dringend benötigter Materialien sich verzögert oder ausbleibt.

Langwieriges Onboarding von Lieferanten
Eine starke Beziehung beginnt mit einer positiven Erfahrung – und zwar von Anfang an. Wenn ein Unternehmen jeden neuen Lieferanten mühsam einbinden muss, verlangsamt es die Abläufe bereits, bevor die Beziehung überhaupt begonnen hat. Ist bei einem Lieferanten erst einmal der Eindruck entstanden, ein Abnehmer sei schwerfällig, ist es nicht leicht, diese Wahrnehmung wieder zu ändern.

Digitale Finanzprozesse steigern die Effizienz

Die gute Nachricht: Anders als bei externen Unterbrechungen haben es Unternehmen bei diesen internen Störungen der Lieferkette selbst in der Hand, etwas dagegen zu tun. Das Ziel muss sein, die Finanzprozesse digital zu transformieren und die Prozesseffizienz deutlich zu steigern. Eine intelligente Automatisierung eröffnet Unternehmen in Echtzeit Zugang zu hochpräzisen Informationen. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen Zahlungen pünktlich leistet, was wiederum seine Lieferantenbeziehungen stärkt. Insbesondere in den folgenden sechs Bereichen steigert die Automatisierung die Transparenz und Effizienz der Prozesse.

1. Digitalisierung der Rechnungserfassung 
Per elektronischer Rechnungsstellung, dem sogenannten E-Invoicing, erhalten Unternehmen ihre Rechnungen schneller. Diese lassen sich ohne manuelle Eingriffe einreichen, empfangen, austauschen und genehmigen. Selbst wenn die Rechnungen noch klassisch in Papierform übermittelt werden, hilft intelligente Automatisierung dabei, eine effizientere Bearbeitung zu etablieren. Dank künstlicher Intelligenz ist es möglich, digitalisierte Rechnungen automatisch zu verarbeiten, denn die KI identifiziert die erforderlichen Daten unabhängig vom Format. Die Folge: Lieferanten erhalten exakt passende und pünktliche Zahlungen.

2. Automatisierte Workflows in der Kreditorenbuchhaltung
Die Automatisierungstechnologie bildet den gesamten Genehmigungsworkflow in der Kreditorenbuchhaltung ab. Nur noch die Ausnahmefälle werden automatisch zur Überprüfung an Menschen weitergeleitet. Die Mitarbeiter nutzen ihre Zeit also nicht mehr für Routinetätigkeiten, sondern für höherwertige Aufgaben. So können sie sich etwa darauf konzentrieren, engere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen oder Strategien für die Lieferkette zu entwickeln. 

3. Verbesserte Cashflow-Transparenz
Durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung können die Teams wichtige Leistungsindikatoren und Service Level Agreements (SLAs) identifizieren und verfolgen. Diese Daten bieten einen tiefen Einblick, wie das Unternehmen Geld ausgibt und wie effizient es Rechnungen bearbeitet. Eine genaue Echtzeit-Ansicht des Cashflows und des Betriebskapitals ermöglicht fundierte Entscheidungen darüber, wann und in welcher Höhe Aufträge an Lieferanten vergeben werden sollten. 

4. ERP-Integration
Zu einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung gehört im Zweifelsfall auch eine sofortige ERP-Integration. Aufwendige und fehleranfällige Dateneingaben von Hand sind dann passé. So sparen Unternehmen Zeit und Geld, minimieren die Fehlerquote und schaffen die Basis für reibungslose Lieferantenbeziehungen. 

5. Optimale Auftragsanpassungen
Automatisierte Workflows erleichtern die Zusammenarbeit von Buchhaltung und Beschaffung, und sie liefern detailliertere und zuverlässigere Daten für die Auftragsvergabe. Eine schlanke Produktion und eine höhere Effizienz helfen dabei, das Betriebskapital zu reduzieren. Die Angebotsverknappung bei vielen Materialien macht es dennoch unerlässlich, eine Balance zwischen Just-in-time-Beschaffung und Lagerhaltung zu finden. Durch einen verbesserten Einblick in den Cashflow lassen sich Bestellungen entsprechend anpassen. Dies verhindert, dass das Unternehmen Opfer von Preisschwankungen wird. 

6. Automatisiertes Onboarding von Lieferanten
Software-Bots beschleunigen den Onboarding-Prozess für Lieferanten, indem sie Adressen, Kreditwürdigkeit, Steuerdaten und andere relevante Informationen überprüfen. Neue Lieferanten freuen sich über ein schnelles Onboarding - und betrachten das Unternehmen von Anfang an als bevorzugten Geschäftspartner. 

Fazit: Mehr Resilienz in der Lieferkette zu gewinnen, ist heute auf der ganzen Welt ein zentrales Thema. Auch wenn sich nicht alle Aspekte einer Supply Chain kontrollieren lassen, auf die internen Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung haben Unternehmen den denkbar größten Einfluss. Es ist höchste Zeit, sich intensiv mit den Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu beschäftigen, die eine intelligente Automatisierung eröffnet.
 

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