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18.03.2021 | Finanzbuchhaltung | Im Fokus | Online-Artikel

Bei Kassenumstellung auf Cloud-TSE droht Fristablauf

verfasst von: Sylvia Meier

3:30 Min. Lesedauer
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Unternehmen, die ihre elektronischen Kassen noch nicht auf eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) umgerüstet haben, müssen sich sputen. Doch gerade bei Cloud-Lösungen gibt es große Probleme. Dennoch läuft die Nichtbeanstandungsregelung zum 31. März 2021 aus.

Zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört auch die Kassenführung. Da aber genau hier immer wieder Einnahmen nicht versteuert wurden, achtet die Finanzverwaltung seit einigen Jahren besonders genau auf die korrekte Umsetzung der Vorgaben. Neue, strenge Anforderungen an Registrierkassen sollten zudem Unregelmäßigkeiten verhindern. Bereits mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, kurz Kassengesetz, wurde der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz der Kassenaufzeichnungen ab dem 1. Januar 2020 verpflichtend eingeführt. Grundsätzlich ist die TSE in zwei Varianten verfügbar, als Hardware-TSE oder Software-TSE, häufig auch Cloud-TSE genannt.

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Einführung in das betriebliche Rechnungswesen

Eine wichtige Voraussetzung für zukunftsgerichtete Entscheidungen eines Unternehmens sowie für die Berichterstattung gegenüber Betriebsextemen stellt die Abbildung wirtschaftlich relevanter Betriebsprozesse in überschaubarer Form dar. Diesem Zweck dient das betriebliche Rechnungswesen. 

Die Umstellung auf Hardware-TSE ist seit Dezember 2019 bereits verfügbar. Wer jedoch cloudbasierte TSE-Lösungen einsetzen wollte, stand vor dem Problem, dass die technischen Voraussetzungen für die Umstellung noch nicht gegeben waren. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums sah eine Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020 vor. Dem Großteil der Bundesländer ging diese Regelung nicht weit genug: Durch die Folgen der Corona-Krise wollten sie Unternehmen noch mehr entgegenkommen und gewährten eine längere Frist bis 31. März 2021. Dass diese jedoch demnächst ausläuft, setzt Unternehmen wieder unter Druck.

TSE-Umstellung und Digitalisierung kollidieren 

Derzeit bestehen in der Praxis für die Unternehmen, die sich für eine cloudbasierte TSE-Lösung entschieden haben, immer noch erhebliche Probleme. Die Pflicht zur Umstellung auf TSE kollidiert hier bei Unternehmen mit ihren Digitalisierungsprojekten. "Das Rechnungswesen erfüllt im Unternehmen eine zentrale betriebswirtschaftliche Funktion mit unternehmensweiter wie auch externer Wirkung und unterliegt mit der Digitalisierung weitreichenden Veränderungen", stellt Anne Najderek in ihrem Buchkapitel "Auswirkungen der Digitalisierung im Rechnungswesen" (Seite 128) fest. So erhoffen sich Unternehmen vor allem Effizienzsteigerungen, Transparenzgewinne, verbesserte Datenverarbeitung, aber auch Kosteneinsparungen. Viele Unternehmen haben ihre Finanzabteilung und damit auch ihre Buchhaltung neu organisiert und wollen nun cloudbasierte Lösungen anwenden. 

Die von den Bundesländern veröffentlichten Nichtbeanstandungsregelungen sieht vor, dass eine cloudbasierte TSE bis spätestens zum 31. März 2021 implementiert und die Anforderungen an den Schutz der Anwenderumgebung umgesetzt werden müssen. Unternehmen stehen nun vor dem Problem, dass sie zwar einerseits verpflichtet sind, ihre Kassen entsprechend umzustellen. Doch andererseits sind in vielen Fällen die technischen Voraussetzungen noch immer nicht gegeben.

Cloudbasierte Lösungen fehlt noch die Zertifizierung

Laut Angaben des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) bestehen gerade für cloudbasierte Lösungen noch erhebliche Schwierigkeiten bei der Kassenführung: So sei bisher nur eine Cloud-TSE durch das Bundesamt für Sicherheit der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Wie soll also die Umstellung im Zusammenhang mit einer Cloud-TSE bis Ende März funktionieren? Für die betroffenen Unternehmen eine kaum zu überwindende Hürde. Selbst wenn die Zertifizierung kurz vor Fristablauf erfolgt, wird eine Umsetzung in den Organisationen dennoch einige Wochen in Anspruch nehmen. Bleibt also nur die Hoffnung auf eine weitere Kulanzregelung.

Fristverlängerung beantragen 

Der Umgang mit dem Thema in der Vergangenheit durch Bund und Länder sorgte für Verunsicherung und Verärgerung. IHK-Vizepräsident Jost Schneider kritisiert: "Dass der Staat konsequent gegen Steuerbetrug vorgehen will, ist verständlich. Wie dies geschieht, ist jedoch ein einziger bürokratischer Offenbarungseid!" Eine längere Kulanzregelung sei wünschenswert, doch darauf bauen könne man nicht. Betroffene Unternehmen sollten auf Nummer sicher gehen und sowohl mit ihrem Sofware-Hersteller in Kontakt treten, als auch eine Fristverlängerung beantragen. 

Den Antrag auf Fristverlängerung empfiehlt auch der DStV: Ein entsprechender Antrag kann nach § 148 Abgabenordnung beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Damit der Antrag auch Aussicht auf Erfolg hatte, sollte dieser fristgerecht bis 31. März 2021 gestellt und gut begründet werden. Eine entsprechende Praxishilfe zur Antragstellung stellt der DStV auf seiner Homepage mit Erläuterungen zur Verfügung. Wer die Frist verpasst ohne tätig zu werden, riskiert, dass das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß qualifiziert. Und das kann zu Hinzuschätzungen und Bußgeldern führen.

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