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21.10.2019 | Finanzcontrolling | Interview | Onlineartikel

"Steuerabteilungen müssen Digitalisierungschancen nutzen"

Autor:
Angelika Breinich-Schilly
Interviewt wurde:
Ralph Doll

ist Partner und Tax Technology and Transformation Leader in der EMEIA-Region bei EY. 

Die digitale Transformation kommt langsam in den Steuerabteilungen der Unternehmen an. Warum dieser Bereich in die Digitalstrategie gehört und wo die Vorteile liegen, erläutert Steuerexperte Ralph Doll. 

springeprofessional.de: Der Digitalisierungsgrad im Mittelstand ist sehr uneinheitlich. Das dürfte noch mehr für den Bereich der Unternehmenssteuern gelten. Wie gut sind deutsche Firmen hier aufgestellt?

Ralph Doll: Das stimmt. Die Digitalisierung hat in den Steuerabteilungen inzwischen jedoch Einzug gehalten. Das lässt sich auch beziffern. Neun von zehn Unternehmen haben ihre Steuerabteilung bereits digitalisiert. Dabei sind es vor allem die größeren Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern, die die Digitalisierung der Steuerabteilung vorantreiben. Das geht beispielsweise auch aus einer unserer Digital-Tax-Umfragen hervor, für die wir jedes Jahr mehr als 200 deutsche Unternehmen zu ihrem Digitalisierungsgrad im Steuerbereich befragen. Wir beobachten aber auch, dass es vielen Unternehmen in erster Linie darum geht, ihre Daten nicht mehr manuell zu verwalten. Was also auffällt ist, dass die Steuerfunktion erst nach und nach in die unternehmensweite Digitalisierungsstrategie integriert ist. Hier gibt es noch Nachholbedarf. Unternehmen sollten ihre Steuerabteilung so früh wie möglich in diese Strategie einbinden. Nicht zuletzt haben Steuerdaten einen signifikanten Einfluss auf die Strategie und deren operative Umsetzung im Unternehmen und tragen so zur Wertschöpfung bei.

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Der Begriff Digitalisierung umfasst ein sehr breites Themenspektrum, von „papierlosen“ Tätigkeiten bis zur gänzlichen Disruption von gesamten Geschäftsmodellen. Digitalisierung bedeutet somit, dass analoge Wertschöpfung durch Leistungserbringung in einem digitalen, computerhandhabbaren Modell ganz oder teilweise ersetzt wird. 

Der richtige Weg ist also eingeschlagen?

Die Steuerabteilungen bewegen sich mit kleinen, aber stetigen Schritten in Richtung Zukunft. Noch zielen die Neuerungen vor allem auf die Automatisierung manueller Prozesse, mehr Transparenz und die einfache Auswertung von Daten. Nun geht es darum, den nächsten großen Schritt zu machen und die vielfältigen Chancen der Digitalisierung für die Steuerabteilung zu nutzen.

Wann lohnt sich für einen Betrieb die Implementierung digitaler Anwendungen und wo reichen vielleicht Partnerschaften mit spezialisierten Dienstleistern aus?

Das ist eine Frage der Komplexität der betreffenden Prozesse und deren strategischen Werte – sowohl beim Outsourcing der Finanz- als auch bei der Steuerfunktion. Wir beobachten, dass vor allem die administrativen Tätigkeiten wie Lohnabrechnungen oder die Erstellung von Umsatz- und Ertragssteuererklärungen ausgelagert sind. Je komplexer jedoch die Aufgabenfelder sind, desto höher liegt auch der strategische Mehrwert für das Unternehmen. So gehören Steuerplanung, Risiko- und Reputationsmanagement sowie die Entscheidungsfindung beispielsweise innerhalb von M&A-Transaktionen zu den Prozessen, die meist in den Unternehmen verbleiben. Grundsätzlich sollten Unternehmen den strategischen Charakter der jeweiligen Aufgaben bestimmen und definieren, inwieweit die Prozesse standardisiert und automatisiert werden können. Wenn operative Tätigkeiten bereits im Unternehmen verankert sind, können digitale Anwendungen die Prozesseffizienz steigern. Sie unterstützen die Steuerabteilung insofern, dass sie Kapazitäten für fachlich komplexere Themen freisetzen. Die Frage des Outsourcings einzelner Prozesse oder ganzer Funktionen bleibt damit eine betriebswirtschaftliche Entscheidung – auch im Zeitalter der Digitalisierung.

Zeigen Sie an einem praktischen Beispiel, wie eine Umsetzung bei einem Mittelständler funktionieren kann und wie der zeitliche Rahmen aussieht.

Nehmen wir einmal an, in einem mittelständischen Unternehmen soll eine neue Software implementiert werden. Da macht es einen großen Unterschied, ob diese einzig am Stammsitz des Unternehmens, im Inland oder sogar weltweit ausgerollt werden soll. Hier kommt es immer auf die Aufgabenstellung und die Anzahl der betreffenden rechtlichen Einheiten an.

Was sind die ausschlaggebenden Faktoren?

Entscheidend in der Praxis ist, dass das jeweilige Unternehmen Klarheit über die eigene Ausgangssituation hat und darüber, welcher Kernprozess die größten Schmerzen verursacht. In einem Fall kann die Umstellung von individuellen Excel Spreadsheets hin zu einer webbasierten Tax Accounting oder Steuerdeklarationslösung bereits Mehrwert schaffen. In einem anderen Fall hilft der Einsatz von Robotics Process Automation, um sich wiederholende und regelbasierte Prozesse und Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise wenn es um den elektronischen Versand von Steuererklärungen geht. Wichtig ist, dass Einigkeit darüber besteht, welche Ziele mit der Digitalisierung der Steuerabteilung verfolgt werden sollen. Das betrifft auch die zeitliche Abfolge. Wir sprechen da regelmäßig von der Abfassung einer unternehmensspezifischen Roadmap. Einzelne Projekte der Roadmap können von wenigen Monaten hin zu ein bis zwei Jahren dauern.

Können sich Unternehmer an ausländischen Partnern orientieren, wenn sie ihre Steuerprozesse digitalisieren wollen?

Die Herausforderung für deutsche Unternehmen liegt vor allem darin, dass sich die steuerlichen Digital-Anforderungen von Land zu Land stark unterscheiden. Die Verantwortlichen in den Unternehmen sollten daher im Blick haben, was wann der jeweils lokalen Steuerverwaltung zur Verfügung gestellt werden muss. Heute treiben verschiedene EU-Länder wie Polen, Spanien oder Italien die Entwicklung. Dabei geht es um die elektronische Bereitstellung von Stamm- und Transaktionsdaten, wobei sich die Anforderungen sowohl inhaltlich als auch technisch unterscheiden. Den einzelnen Digitalisierungsstrategien der Finanzverwaltungen gemein ist der Trend, dass immer mehr Transaktionsdaten zeitnah bereitgestellt werden müssen. Dies erfordert seitens der Unternehmen ein dezidiertes steuerliches Datenmanagement.

Nun schrecken Kosten, strukturelle Veränderungen oder neue Prozesse nicht nur Mitarbeiter, sondern auch das Management gerne ab. Welche Argumente außer der Schnelligkeit und Effizienz sprechen noch für eine Umstellung?

Jede Maßnahme erfordert auch im Steuerbereich einen Business Case, wenngleich in den meisten Fällen die Compliance in Form einer zusätzlichen Deklarationspflicht der Auslöser ist. Neben der Schnelligkeit und Effizienz ist vor allem die Kosteneinsparung ein zentrales Argument. So können die menschlichen Kompetenzen auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentriert werden, während automatisierte, standardisierte Aufgaben von digitalen Anwendungen übernommen werden können. Mit der Schnelligkeit geht auch eine Zeitersparnis einher, sodass mehr Aufgaben im gleichen Zeitraum erledigt werden können. So können digitale Anwendungen schneller die relevanten Daten sammeln und mittels geeigneter Prüfroutinen analysieren. In diesem Zusammenhang erhöhen digitale Anwendungen auch die Qualität von Steuerprozessen, da mehr und bessere Daten zur Entscheidungsunterstützung genutzt werden können. Dazu kommt: Steuern sind auch immer eine Frage der Compliance. Unternehmen haben stets die vielfältigen steuerlichen Einzelregelungen und die damit verbundenen Anzeige-, Deklarations- und Berichtspflichten einzuhalten; andernfalls gehen sie ein Haftungsrisiko für die Geschäftsführung und Mitarbeiter ein. Fakt ist: Letztendlich will niemand für Schlagzeilen sorgen – damit können digitale Anwendungen auch dazu beitragen, die Reputation zu schützen und Risiken zu vermeiden.

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