Family Offices befassen sich mit der bankenunabhängigen Verwaltung großer Privatvermögen. Was sie leisten und welche Vorteile sie mit sich bringen, erklären Peter Preller und Jens Escher im Gespräch mit Springer Professional.
Springer Professional: Was versteht man genau unter einem Family Office?
Jens Escher: Eine einheitliche Definition des Begriffs Family Office gibt es nicht. Ursache ist, dass Family Offices sehr unterschiedlich organisiert sein können und sehr unterschiedliche Aufgaben erfüllen sollen. Allgemein können darunter eigenständige organisatorische Einheiten verstanden werden, die einer oder mehreren Familie(n) oder Individualperson(en) mit komplexen Vermögensstrukturen dazu dienen, in beträchtlichem Umfang langfristige Wertschöpfungsvorteile zu generieren. Dient die Organisation nur einer Familie beziehungsweise einem Vermögensträger, so spricht man von einem Single Family Office. Werden Leistungen an verschiedene Familien oder Nutzer erbracht, handelt es sich um ein so genanntes Multi Family Office.
Wie sehen die To Dos des Family Office aus?
Peter Preller: Family Offices werden insbesondere im Bereich des professionellen Vermögensmanagements tätig, um das eigene Vermögen zu verwalten und die Vermögensverwaltung externer Dienstleister zu koordinieren und zu überwachen. Es berät die Personen oder Familien hierbei aktiv und frei von jeglichen, insbesondere provisionsgetriebenen, Interessenkonflikten. Darüber hinaus kümmert sich das Family Office häufig um die qualifizierte und effiziente Bearbeitung steuerlicher und rechtlicher Belange, wiederum mittels eigener Ressourcen oder – wie im Regelfall – unter Einbindung eines Netzwerkes externer Experten. Es nimmt ferner allgemeine Verwaltungsaufgaben wie das Vertragsmanagement und die Archivierung von Belegen und wichtiger Dokumente (Testamente, Vollmachten) wahr. Schließlich fördert das Family Office in vielen Fällen maßgeblich den Familienzusammenhalt, organisiert den internen Informationsfluss und dient den Familienmitgliedern als erste Anlaufadresse für wirtschaftliche und persönliche Belange aller Art.
Auf ein Family Office kommen zahlreiche rechtliche und steuerliche Verpflichtungen zu. Wer sollte sich hierum kümmern?
Jens Escher: Family Officer verfügen häufig über langjährige Berufserfahrungen im Bankenbereich oder im Asset Management, häufig aber auch als Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwalt. Wichtig ist, dass der Family Officer – unabhängig von seiner persönlichen Qualifikation – ein gutes Bauchgefühl dafür hat, in welchen Situationen sich rechtliche oder steuerliche Problemstellungen ergeben könnten. Im Regelfall wird eng mit einem Netzwerk externer Spezialisten für das jeweilige rechtliche oder steuerliche Themengebiet zusammengearbeitet. Externe spezialisierte Berater haben meist einen erheblich höheren Spezialisierungsgrad, als dies intern im Family Office darstellbar wäre, und arbeiten zudem mit zahlreichen Familien zusammen, so dass sie Erfahrungen aus vielen unterschiedlichen Fällen einbringen können. Im Einzelfall ist unter Berücksichtigung der Größe und Komplexität des betreuten Vermögens und der Anzahl der betreuten Personen gegebenfalls zu entscheiden, ob sich gleichwohl die Beschäftigung eigener Experten für bestimmte immer wieder kehrende Themen lohnt.
Wie findet ein Family Office den passenden externen Berater, beispielsweise für steuerrechtliche Fragen oder das Vertragsmanagement?
Jens Escher: Passende Berater werden häufig über Empfehlungen vermittelt, gegebenenfalls werden Berater auch gezielt im Rahmen eines so genannten Beauty Contests ausgesucht. Wichtig ist, dass die Chemie zwischen dem Berater und der Familie und dem Family Officer stimmt, insbesondere weil es häufig um sehr persönliche Angelegenheiten geht. Insoweit ist über die ohnehin erforderliche fachliche Kompetenz des externen Beraters besonders wichtig, dass dieser ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse der Familie hat, da nur so die Grundlage für eine vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit gegeben ist.
Gerade das Thema Vermögensmanagement ist wichtig für eine Familie. Welche Rolle spielt ein Vermögensverwalter?
Peter Preller: In den Fällen, in denen das Familienunternehmen verkauft wurde, stellt das daraus entstandene Vermögen die alleinige wirtschaftliche Basis der Familie dar. Das Vermögensmanagement hilft, die im Vorfeld erarbeiteten Vermögensziele zu erreichen. Ein Ziel ist meistens, das Vermögen real, das heißt nach Abzug der Inflation, zu erhalten beziehungsweise zu vermehren. Dazu ist es notwendig, die familienindividuelle langfristige Vermögensallokation, die so genannte strategische Asset Allokation, zu erarbeiten. Welche Anlageklassen weisen die dafür notwendigen Ertrags- und Risikoparameter auf? Wie werden die Investitionen konkret umgesetzt? Diese und weitere Fragen müssen beantwortet werden.
Die Familie muss daher auch entscheiden, ob sie sich zukünftig im Rahmen des Vermögensmanagements unter anderem mit den obigen Fragen beschäftigen möchte und ob sie dies überhaupt darstellen kann. Dies bestimmt die Mandatsausgestaltung eines Vermögensverwalters. Sofern das nicht vorher geklärt wurde, besteht die große Gefahr von Vermögensverlust, da der Vermögensverwalter nicht die passende Strategie verfolgt. Ein guter Vermögensverwalter kennt die Herausforderungen der Kapitalmärkte, findet die entsprechenden Investitionsansätze und sollte ein gutes Gespür für die Familie haben. Insofern ist ein Vermögensverwalter von enormer Bedeutung, da der Erfolg oder Misserfolg des Vermögensverwalters die wirtschaftliche Basis der Familie direkt beeinflusst.
Wer kontrolliert, ob der Vermögensverwalter im Sinne der Familie tätig ist?
Peter Preller: Die Überwachung und Steuerung eines oder mehrerer Verwalter kann durch das Single Family Office, das Multi Family Office oder durch einen spezialisierten Controlling-Dienstleister erfolgen. Um die Kontroll- und Steuerungsfunktion ausüben zu können, muss eine Vermögensbuchhaltung exisitieren, die die Basis für Controlling und andere Auswertungen bildet. Controlling beinhaltet etwa Kostencontrolling und andere ex-post Betrachtungen, sollte aber nicht nur darauf beschränkt werden, da anhand von Kontributions- und Attributionsanalysen eine vorwärtsgerichtete Verwaltersteuerung ermöglicht wird. Es geht dabei vor allem und die Steuerung von Risiken. Zu beachten ist die mittlerweile in diesem Bereich übliche Professionalisierung und der technische Aufwand im Hinblick auf IT und Software. Komplexität und Anforderungen steigen ständig, unter anderem durch fortlaufende Steuergesetzänderungen, die abgebildet werden müssen. Die Buchhaltung ist einer der wenigen Bereiche im Family Office-Dienstleistungsgeschäft, bei dem Skaleneffekte erzielt werden können.