Grundkurs Buchführung

Allgemein ausgedrückt dient das Rechnungswesen der zahlenmäßigen Erfassung und anschaulichen Aufbereitung des Unternehmensgeschehens zur Information der Eigentümer bzw. Gesellschafter. Ergebnisse der Aufbereitung sind etwa Umsatzstatistiken, Kostenentwicklungstabellen, die Gewinn- und Verlustrechnung oder Preiskalkulationen.

Wie bereits im vorhergehenden Abschnitt erwähnt wurde, dokumentiert die Finanzbuchhaltung in zwei getrennten Büchern alle wirtschaftlichen Vorgänge (sog.

Geschäftsvorfälle

), die den Betrieb innerhalb einer Abrechnungsperiode berühren. Dieser auch als

Geschäftsjahr

bezeichnete Zeitraum umfasst maximal 12 Monate, beginnt in der Regel am 01.01. und endet am 31.12. Eröffnet ein Geschäftsmann sein Unternehmen nun aber z.B. im August, so kann er auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr wählen.

Im vorhergehenden Kapitel wurden der Aufbau und das Wesen der Bilanz behandelt. Welche Veränderungen erfährt die Bilanz nun aber, wenn ein Geschäftsvorfall eintritt? Mit dieser Frage befasst sich der folgende Abschnitt. Als Ausgangspunkt für jedes der aufgeführten Beispiele (Geschäftsvorfälle) wird folgende vereinfachte Eröffnungsbilanz (Bilanz zum Beginn des Geschäftsjahres oder bei Unternehmensgründung) verwendet.

Um bei der großen Zahl von Aufzeichnungen, die täglich in Unternehmen anfallen, nicht den Überblick und damit die Grundlage für betriebliche Entscheidungen zu verlieren, muss die Geschäftsbuchführung sachgerecht und rationell organisiert werden. Um dies zu gewährleisten, ist die Buchführung eines Unternehmens nach einem

systematischen Ordnungsschema

mit

einheitlichen Bezeichnungen

zu führen.

Allgemein ist zunächst zu sagen, dass die Rechtsgrundlagen für die Rechnungslegung im kodifizierten Recht (Gesetze), in der Rechtsprechung (Einzelfallurteile) und in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung (GoB, GoBil) liegen. Aufgrund ihrer enormen Bedeutung wird den GoB und den GoBil unter B 3 ein eigener Abschnitt gewidmet.

Für einen Unternehmer kann sich die Pflicht Bücher zu führen sowohl aus dem Handelsrecht (HGB) als auch dem Steuerrecht (AO) ergeben. Bevor genauer auf Einzelheiten eingegangen wird, gibt die folgende Darstellung einen schematischen Überblick.

Unter den sog. Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) fasst man eine Reihe von Buchführungs- und Bilanzierungsgrundsätzen zusammen. Unter

Buchführungsgrundsätzen

versteht man dabei anerkannte Regeln über die Führung der Handelsbücher.

Bilanzierungsgrundsätze

hingegen beschreiben anerkannte Regeln über die Erstellung des Jahresabschlusses von Unternehmen.

Die Bilanzerstellung erfolgt nicht am, sondern zum jeweiligen Stichtag. Sie erfolgt also erst nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres. Es können dabei verschiedene Stadien unterschieden werden.

Liegen bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung

formelle

(z.B. zahlreiche oder hohe Kassenfehlbeträge, Fehlen von Belegen) oder

sachliche/ materielle

(falsche Buchungen, unterlassene Buchungen, falscher Ausweis der Vermögenslage) Mängel vor, so muss ein Buchführungspflichtiger (Kaufmann, sonstige Gewerbetreibende) mit folgenden handeis- und steuerrechtlichen Sanktionen rechnen.

Im Gegensatz zu Handelsbetrieben, die ihre eingekauften Waren unverändert (zzgl. eines Gewinnaufschlages) weiterveräußern, entstehen in einem Industriebetrieb durch die Verbindung der

betriebswirtschaftlichen Produktionsfaktoren Arbeit, Betriebsmittel und Werkstoffe

Güter, die dann auf dem Absatzmarkt zur Erzielung von Umsatzerlösen angeboten werden.

Im Gegensatz zur verbrauchsorientierten Erfassung wird bei der

bestandsorientierten Verbuchung

nicht davon ausgegangen, dass alle Einkäufe sofort in die Produktion eingehen, was eine weitaus realistischere Annahme ist. Alle Handelswaren bzw. Werkstoffe werden zunächst eingelagert und bei Bedarf entnommen bzw. verbraucht. Daher erfolgt die Buchung nicht auf Aufwands-, sondern direkt auf den aktiven Vorratskonten.

Wie bereits behandelt, entsteht ein fertiges Produkt durch die Kombination der Produktionsfaktoren Werkstoffe, Betriebsmittel und Arbeit. Der Einsatz dieser Faktoren verursacht Aufwendungen, die auf den entsprechenden Aufwandskonten im Soll gebucht werden. Die Werkstoffe wurden bereits in den vorhergehenden Abschnitten behandelt, sodass nun auf die beiden verbleibenden Produktionsfaktoren eingegangen werden kann.

Mit Hilfe der sog.

Angebotskalkulation

wird der Preis errechnet, zu dem ein aus der Kombination der Produktionsfaktoren Arbeit, Betriebsmittel und Werkstoffe

selbst erstelltes Produkt

auf dem Markt angeboten wird.

Bevor ein Produkt den Endverbraucher erreicht, dirchläuft es normalerweise verschiedene Fertigungsstufen in mehr als einem Unternehemen. Dabei wächst der Wert des Erzeugnisses in der Regal von Stufe zu Stufe bzw. von Unternehmen zu Unternehmen an. Diese Wertsteigerung wird vom Staat mit der sog.

Umsatzsteuer

(USt) belastet, die im Volksmund auch als „Mehrwertsteuer“ bezeichnet wird. Der zu besteuernde

Mehrwert

jeder Fertigungsstufe ergibt sich als

Differenz aus Ein-und Verkaufspreis.

Zu den Anlagegütern zählen alle

Vermögensgegenstände

(bzw. im Steuerrecht sog. positive Wirtschafsgüter), die für einen

langfristigen Einsatz im Rahmen der Leistungserstellung des Betriebs

bestimmt sind (§ 247 II HGB) und deren Bilanzierung nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verboten ist. Bewegliche Sachanlagegüter, deren Beschaffung in diesem Kapitel behandelt wird, sind beispielsweise der Fuhrpark, Maschinen, Büromaschinen oder Büromöbel. Bei nur einmaliger Nutzung, die in einem Verbrauch (z.B. Heizöl), einer Ver- oder Bearbeitung (z.B. Rohstoffe) oder einer absatzähnlichen Verwertung bestehen kann, gehört der Gegenstand zum Umlaufvermögen.

Bei unbeweglichen Sachanlagegütern (z.B. Grundstücke und Gebäude) erfolgt ebenso eine Aktivierung der Anschaffungskosten auf dem entsprechenden Konto der Kontenklasse 0. In Sachen Besteuerung und Kostenverteilung sind bei bebauten Grundstücken (Gebäude vs. Grundstück) allerdings gewisse Besonderheiten zu beachten.

Erreicht ein Anlagegut seine technische oder wirtschaftliche Nutzungsgrenze, so wird es in der Regel verkauft und durch ein neues oder moderneres Gut ersetzt. Typische Beispiele für Fälle, bei denen diese Nutzungsgrenzen erreicht werden, sind in nachfolgender Abbildung dargestellt.

Wird ein Anlagegut im Unternehmen durch eigene Arbeiter gebaut und anschließend im Betreib eingesetzt oder die Montage eines gekauften Anlagegegenstandes durch eigene Arbeitskräfte durchgeführt, so spricht man von einer sog.

Eigenleistung.

Bevor eine solche Leistung in der Buchhaltung erfasst werden kann, muss der Wert des Produktes oder der Montageleistung ermittelt werden.

Neben Sichteinlagen (z. B. Guthaben auf Girokonten), Spareinlagen (z. B. Spürbücher) und befristeten Einlagen (z. B. Festgelder mit festgelegter Gesamtlaufzeit, oder Kündigungsgelder mit festgelegter Kündigungsfrist) ist der Kauf von sog.

vertretbaren Effekten

eine weitere Möglichkeit der Geldanlage. Es handelt sich hierbei um

Wertpapiere

(vermögensrechtliehe Urkunden, die ein Recht verbriefen, wobei das Recht an den Besitz der Urkunde gebunden ist), die als Kapitalanlage dienen und an der

Börse

(Markt für Wertpapiere: Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage) gehandelt werden.

Da die Grundlagen zum Thema Gläubigerpapiere schon im vorhergehenden Abschnitt behandelt wurden, wird nun direkt auf Abrechnungen und Buchungen beim Handel mit Gläubigerpapieren eingegangen. Es wird sich dabei auf

festverzinsliche Papiere

(konstanter Zins über die Anlagedauer) beschränkt.

Nicht immer können alle Investitionen (z.B. Anschaffungen von Anlagegütern, Stoffen und Handelswaren) eines Unternehmens vollständig mit eigenem Kapital finanziert werden. Ein Teil wird mit Kapital von Banken, Sparkassen und Lieferanten (Gläubiger) bezahlt. Diese Schulden tauchen auf der Passivseite der Bilanz als Fremdkapital auf.

Neben erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen (Buchung von Aufwendungen und Erträgen) können sich bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften weitere Einflüsse auf den Eigenkapitalbestand ergeben. Zu diesen zählen Kapitalbewegungen zwischen dem Privatvermögen des Unternehmers und dem Betriebsvermögen. Kapitalgesellschaften hingegen haben keine „Privatsphäre“, d.h. können nur Darlehen an Gesellschafter gewähren oder Ausschüttungen beschließen.

Wie die nachfolgende Darstellung zeigt, ist die Buchführung ein sich alle Jahr wiederholender Kreislauf, der sich aus vier Hauptbestandteilen zusammensetzt.

Zum Anlagevermögen gehören nach § 247 II HGB alle Vermögensgegenstände, die

dauernd

dem Geschäftsbetrieb zu dienen bestimmt sind, d.h. länger als 1 Jahr im Unternehmen verbleiben und nicht im Rahmen des Produktionsprozesses weiterverarbeitet und verkauft werden. Es lässt sich grob in immaterielle Vermögensgegenstände (z.B. Patente, Lizenzen), Sach- (z.B. Maschinen) und Finanzanlagen (z.B. Aktien zur langfristigen Geldanlage) unterteilen.

Zum Umlaufvermögen gehören alle Vermögensgegenstände, die nicht zum Anlagevermögen gehören, d.h. die dem Geschäftsbetrieb nicht dauerhaft zu dienen bestimmt sind und die keine Rechnungsabgrenzungsposten (vgl. D

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) sind.

Im Laufe eines Geschäftsjahres können Zahlungen für Aufwendungen und Erträge anfallen, die ganz oder teilweise dem folgenden oder abgelaufenen Geschäftsjahr zugerechnet werden müssen. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Vorauszahlung von Mieten. Wird etwa die Miete für den Monat Januar bereits im Dezember bezahlt, so findet der Geldabgang zwar im alten Jahr statt, der Aufwand darf aber erst in der GuV-Rechnung des nächsten Geschäftsjahres erfolgswirksam werden.

Eigenkapital kann prinzipiell auf zweierlei Arten gebildet werden. Zum einen können Gesellschafter oder andere Personen und Institutionen (z.B. sog. Venture Capital Gesellschaften), die sich an der Unternehmung beteiligen wollen, Kapital in Form von Einlagen (Geld- oder Sacheinlagen) einbringen. Zum anderen kann sich das Eigenkapital auch durch das Nichtausschütten bzw. Einbehalten des Unternehmensgewinns (Gewinnthesaurierung) erhöhen. Je nach Rechtsform sind Unterschiede in Eigenkapitalgliederung und Erfolgsverbuchung zu beachten, die im Folgenden näher behandelt werden.

Die Passivierung von Rückstellungen dient dem Zweck, künftige, hinsichtlich ihres

Entstehens

oder ihrer

Höhe

und gegebensfalls ihres Fälligkeitszeitpunkts

Ungewisse

Auszahlungen, die das abgelaufene Geschäftsjahr betreffen, dem Geschäftsjahr der Verursachung zuzuordnen (periodengerechte Erfolgsermittlung).

Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen, die am Bilanzstichtag ihrer Höhe und Fälligkeit nach feststehen.