Gute Dokumentenverwaltung schafft Freiräume

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bieten weit mehr als nur eine digitale Ablage. Sie sind in der Lage, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und zu automatisieren, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Trotz einer beachtlichen Steigerung der papierlosen Büros in Deutschland gibt es noch viel Potenzial für weitere Digitalisierung. Ein zentrales DMS ermöglicht standortübergreifenden Zugriff auf Dokumente und reduziert den Platzbedarf für physische Archivierung. Die automatische Versionierung und revisionssichere Archivierung sind weitere Vorteile, die die Transparenz und Sicherheit erhöhen. DMS können mit anderen Systemen wie ERP und CRM verknüpft werden, um eine zentrale Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Die Integration von Collaboration-Tools ermöglicht standortübergreifende, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Ein gut gepflegtes DMS unterstützt die Erstellung und Verwaltung von elektronischen Rechnungen und ermöglicht die rechtskonforme Abwicklung digitaler Prozesse durch elektronische Signaturen. Die strukturierte Datenablage in einem DMS bildet eine optimale Grundlage für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, indem sie das Training proprietärer KI-Lösungen erleichtert. Insgesamt bieten DMS bei richtiger Implementierung vielfältige Vorteile, die sowohl interne als auch externe Prozesse optimieren und nachhaltige Geschäftsmodelle unterstützen.