Handbuch Informationsmanagement

Aufnahme, Verarbeitung und Weitergabe von Informationen prägen seit jeher praktisch alle Lebensbereiche des Menschen — seine Erziehung und Ausbildung, seine Arbeitswelt und seine Freizeit. Ein sehr frühes Beispiel für Informationstechnik ist die Druckmaschine: Durch die Buchdruckerei wurde erstmals Schriftgut für breitere Schichten zugänglich. Welche Revolution dies für Bildung und Bewußtseinsbildung in der breiten Bevölkerung mit sich brachte, ist bekannt.

Das Motto meines Beitrags lautet: Technik soll der Organisation dienen, nicht umgekehrt.

Die IV-Möglichkeiten haben und werden sich wandeln vom arbeitsgebietsbezogenen Rationalisierungsinstrument hin zum Instrument zur Gestaltung leistungsfähiger Prozeßketten, z.B. Auftragsabwicklung beginnend beim Kunden über den Vertrieb, das Werk, die Zulieferer, die Logistik. Hinzu kommen die Möglichkeiten, alle Führungsebenen unternehmensweit gezielt mit aktuellen Informationen zu versorgen und den Kommunikationsprozeß im Unternehmen und mit Partnern wie Kunden, Lieferanten, Spediteuren, Banken zu vereinfachen und deutlich zu beschleunigen.

An der Realisierung integrierter Informationssysteme sind in der Regel mehrere Partner beteiligt. Damit das von diesen entwickelte System hinterher den Anforderungen an organisatorische und DV-technische Durchgängigkeit erfüllt, müssen sie nach einheitlichen Regeln arbeiten. Derartige Regeln zur Beschreibung von Informationssystemen sind umso bedeutender, je höher der Anspruch an Unterstützung ganzheitlicher Unternehmensprozesse ist. Dieses Regelwerk zur ganzheitlichen Beschreibung von Informationssystemen, wird als Architektur bezeichnet.

Die Wettbewerbsfähigkeit industrieller Unternehmen wird mehr und mehr durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Entwicklungen im Markt, in Technologie und Gesellschaft bestimmt. Steuerung und Überwachung der notwendigen Veränderungen im Unternehmen (Management of Change) ist eine der wesentlichen unternehmerischen Herausforderungen der Zukunft. Eine Herausforderung, die nur durch ausreichende Kenntnisse der aktuellen Geschäftsvorgänge und dafür relevanter Informationen gemeistert werden kann. Erkennung und Beschaffung dieser Informationen durch den zuständigen Mitarbeiter an seinem Arbeitplatz und zum richtigen Zeitpunkt, ist eine wichtige Voraussetzung für dieses „Management of Change“. Nur durch eine ganzheitliche Unternehmensbeschreibung (Modellierung) und ausreichende Integration der Unternehmensinformationen kann diese Voraussetzung geschaffen werden.

AD/Cycle ist ein Anwendungskonzept, in dem eine Vielzahl von Werkzeugen und Methoden definiert sind, die es ermöglichen eine SAA Anwendung zu entwickeln. Im folgenden soll kurz erläutert werden, was unter einer SAA Anwendung verstanden wird und wie die AD/Cycle Architektur aussieht.

Unternehmen sind komplexe Informationssysteme, deren Effizienz in hohem Maß von der Art der verarbeiteten Information und von der Organisation der damit verbundenen Kommunikationsprozesse abhängt. Gegenstand der Informationsmodellierung ist die systematische, strukturierte Beschreibung von Informationssystemen, mit deren Hilfe bestehende Informations- und Kommunikationstrukturen dargestellt und anhand derer informationstechnische Verbesserungsmöglichkeiten abgeleitet werden können. Informationsmodelle sind eine Voraussetzung für die Computerisierung betrieblicher Prozesse, da sie die betrieblichen Rahmenbedingungen für die elektronische Informationsverarbeitung beschreiben. Unabhängig von einer Computerunterstützung sind sie jedoch auch die Grundlage für ablauf- und aufbauorganisatorische Verbesserungen des Unternehmens als System zur Verarbeitung, Erstellung und Weitergabe von Information. Sie sind damit eine wichtige Voraussetzung sowohl für die effiziente Anwendungsentwicklung als auch für den Aufbau optimaler Organisationsstrukturen.

Four closely related principles define Enterprise-wide Information Management (EwIM). The principles describe the conditions for the successful application of information technology in the enterprise. 1.Information Technology Purpose: Information technology (I/T) linked to business purpose, objectives, and values, adds value to the enterprise.2.Information Technology Value: information technology adds value to the enterprise by contributing to measurable financial and business performance improvement for the enterprise and each enterprise component. The value and justification for investment in information technology, including infrastructure and application portfolios, is based on performance improvement.3.Information Technology Planning: I/T planning and management is linked to business strategic and tactical planning and management in order to achieve enterprise performance improvement.4.Information Technology Organization: Information technology departments are linked to business operating departments in order to plan and accomplish enterprise performance improvements. These four principles are the foundation for EwlM planning frameworks and planning processes. This paper is a brief overview and leads the reader to further descriptions and examples of their application. The paper is organized in two main parts:Chapter 2 explores the EwlM purpose and planning principles and describes the EwlM frameworks that define them. Chapter 3 explores EwlM value and organization principles that implement the EwlM purpose and planning concepts. An Appendix includes further information about EwlM and its components, including Information Economics.

Die allgemein verbreitete Vorstellung von einer Unternehmensorganisation ist ein mechanistisches Weltbild, das noch stark von der „Wissenschaftlichen Betriebsführung“ von F. W. Taylor (1856 bis 1915) beeinflußt wird. Die danach wie eine Maschine durchkonstruierte Organisation geht auf Vorbilder wie den Beamten-Apparat, die Militär-Struktur und die königliche Lehenspyramide zurück. Die daraus resultierende hierarchische Ordnung basiert auf drei Grundprinzipien: — Tayloristische Arbeitszerlegung— Entscheidungs- und Informationsmonopol auf der nächsthöheren Ebene— Informationsaustausch per „Dienstweg“.

Information wird verstärkt als vierter Produktionsfaktor erkannt. Insbesondere ist es im Zuge der zunehmenden DV-Durchdringung notwendig, den Faktor „Information“ zu planen. Obwohl der Begriff des Informationsmanagements und die damit verbundenen Aufgaben nicht eindeutig geklärt sind, herrscht doch Konsens darüber, daß sich das Informationsmanagement der Aufgabe der (technischen und organisatorischen) Informationssystemgestaltung widmen muß. Für das Informationsmanagement stellt sich hierbei die Frage, welche Aufgaben und welche Informationen zur Aufgabenbewältigung zentral oder dezentral organisiert werden sollen. Neben der effizienten Organisation des Informationsmanagements selbst hat das Informationsmanagement die Aufgabe, eine optimale Organisation der Anwendungsbereiche zu unterstützen.

Informationsmanagement (IM) ist heute in allen Bereichen von Wirtschaft und Verwaltung eine Mangementfunktion mit zunehmender Bedeutung. Eine Beschäftigung mit IM wird allerdings weniger durch die technologische Entwicklung als durch die weitreichenden Überlebens- und Strukturfragen, wie z.B. Marktposition und Marktveränderungen, Produktportfolios, Mitarbeiterverhalten usw., notwendig (vgl. Angermeyer, 1990, S. 35). Ausgehend von der Bedeutung, den Aufgaben und den organisatorischen Ausprägungen des IM werden die Qualifizierungserfordernisse für ein IM entwickelt.

In der Geschichte der Wirtschaftsinformatik kann man bei den Aufgaben der EDV, was den Bezug zum Kunden des Unternehmens angeht, folgende Phasen unterscheiden.

Die Kenntnis von den strategischen Auswirkungen der Informationsverarbeitung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen (vgl. Lucas/Turner, 1982; Mertens/Plattfaut, 1986; Krcmar, 1987) und die Betrachtung des Management als Schlüsselfaktor betrieblichen Erfolgs (vgl. Scott Morton, 1988) weisen auf die zunehmende Bedeutung der Informationsmanagementaufgabe im Unternehmen hin, während empirische Untersuchungen (vgl. Krcmar, 1990b; Federmann, 1990) zugleich die Komplexität dieser Aufgabe verdeutlichen. Seibt (vgl. Seibt, 1990) bezeichnet das Informationsmanagement der Unternehmung als eine von drei wesentlichen Forschungsschwerpunkten der Wirtschaftsinformatik.

Die Sicherheit betrieblicher Informations- und Kommunikationssysteme wird aus jeglicher Sicht zu einem kritischen Erfolgsfaktor bei deren Planung, deren Realisierung und deren Betrieb. Dies liegt im wesentlichen darin begründet, daß sich die Informationsverarbeitung als fester Bestandteil der Unternehmensstrategie etabliert hat. Ohne Unterstützung durch Systeme der Informationstechnik sind viele Aufgaben in Behörden und Unternehmen überhaupt nicht oder nur noch teilweise zu erfüllen, weil häufig keine Alternative zur Unterstützung durch den Rechner mehr möglich oder vorgesehen ist (vgl. BSI, 1992).

Nach moderner Auffassung spielen für das wirtschaftlich operierende Unternehmen Daten als Ressource eine gleichrangig zentrale Rolle wie Personal, Maschinen, Rohstoffe und Finanzmittel. Dies wird gerne im Amerikanischen durch die 5 M’s umschrieben: „Men, Machines, Material, Money, and Messages“ (vgl. Everest, 1986, S. 7). Daten werden hierbei als besonderer Rohstoff aufgefaßt, aus dem Information hervorgeht. Und Information „ist das Schmiermittel für die Operationen und Entscheidungen innerhalb der modernen Organisation“ (vgl. Everest, 1986, S. XI). Wer Information beherrscht und geschickt nutzt, der sollte die Produktivität seines Personal- und Kapitaleinsatzes deutlich steigern, rascher, angemessener und mit mehr Selbstvertrauen auf äußerliche Einflüsse reagieren, das Tagesgeschäft wirkungsvoller führen und Entscheidungen mit mehr Sicherheit treffen können.

Der Einsatz der Informationstechnologie wird zukünftig wesentlich über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen aller Branchen entscheiden. Einflußgrößen, wie der sich öffnende europäische Markt und das zunehmende Zusammenwachsen von ganzen Firmengruppen zu komplexen Konzernen, bestimmen die Notwendigkeit des Handelns. Trotz dieses von vielen Führungskräften akzeptierten Grundsatzes besteht eine breite Kluft zwischen Ziel und Realität. Die meisten Unternehmer tun sich schwer, wenn es darum geht, die Strategien für die kommenden Jahre festzulegen sowie daraus resultierende Investitionsentscheidungen insbesondere im Informationsverarbeitungsumfeld zu treffen.

Beim Einzug der EDV in Unternehmen verwalteten Großrechner in besonders geschützten und klimatisierten Räumen die wichtigen Firmendaten (vgl. Adamik, 1991, S. 6). Zugang zu den Computerinformationen erhielten nur autorisierte Personen. Der Personalcomputer (PC) hat die Datenverarbeitung und damit eine Fülle von Informationen an den Arbeitsplatz gebracht. Der PC brachte zwar dem einzelnen Anwender eine erhebliche Erleichterung, für das Gesamtunternehmen jedoch wurden die Insellösungen auf PCs zu einer teueren Angelegenheit, angefangen bei der umfangreichen Peripherie, die für jeden Rechner angeschafft wurde, bis hin zu doppelten Datenbeständen, die nicht auf allen Rechnern gleich aktuell waren. Mitte der achtziger Jahre begann die Integration dieser Einplatzrechner zu einem Gesamtsystem durch die Schaffung von Rechnernetzen. Bei dieser Umgestaltung der Hard- und Softwarelandschaft müssen aber einige grundlegende Dinge beachtet werden, damit der Nutzen maximiert und die anfallenden und zukünftigen Kosten minimiert werden. Als Grundstein für einen effektiven, integrierten Rechnereinsatz kann man dabei die richtige Vernetzung betrachten. Dieser Beitrag soll einen Einblick geben, auf welche Dinge man achten sollte, um dem angestrebten Ziel einer richtigen, zukunftsorientierten Rechnervernetzung und -integration näher zu kommen.

Eine der sicherlich wichtigsten Bewegungen in der Informationsverarbeitung ist die Entwicklung hin zu Offenen Systemen. Die Welt der Offenen Systeme wird den gesamten Bereich der Datenverarbeitung revolutionieren. Über viele Jahre bewährte Technologien werden durch flexible, kostengünstige, offene, auf Client/Server basierende Systeme ergänzt, beziehungsweise abgelöst.

Die Bildung des europäischen Binnenmarktes nimmt immer klarere Konturen an. Es gibt wohl kaum einen Bereich in Wirtschaft, Verwaltung oder Gesellschaft, wo stärkere Veränderungen nicht schon jetzt spürbar würden. Die Erwartungen in den zukünftigen europäischen Binnenmarkt sind überall groß. Dies’ gilt nicht nur für Firmen in Europa, sondern auch für Firmen in Amerika und Japan. Sie alle beobachten nicht nur aufmerksam die europäische Einigungsbewegung, sie sind bereits im Kreis derer, die diesen Prozeß durch eigene Aktivitäten mitgestalten und die mit eigenen Vorhaben und Tochtergesellschaften in Europa am erwarteten Wirtschaftsboom teilnehmen wollen.

Whether in response to business pressures or in active attempt to exploit new opportunities, manufacturing organisations are adopting strategies aimed at reducing production costs and/or differentiating their products and services from the competition. For many organisations a key element of their strategies is the integration of their information systems.

Expertensysteme werden zu den wissensbasierten Systemen gezählt und sind das Teilgebiet der Künstlichen Intelligenz, das sich mit entscheidungsorientierter Problemlösung beschäftigt. Expertensysteme versuchen dabei einen oder mehrere qualifizierte menschliche Experten bei der Problemlösung in einem abgegrenzten Anwendungsgebiet zu simulieren bzw. Sich entsprechend zu verhalten. Recht schnell entwickelte sich der Begriff zu einem Modewort mit teilweise überzogenen Erwartungen an Möglichkeiten und Einsatzgebiete.

Die Objektorientierte Software-Entwicklung stellt Verfahren zur Unterstützung der Software-Produktion zur Verfügung und kann sowohl zur Erstellung von Standard-Software (z.B. in einem Software-Haus) wie auch zur Erstellung von Individual-Software (z.B. in einem anwendenden Unternehmen, aber auch im Rahmen einer Auftragsarbeit durch ein Software-Haus) zum Einsatz kommen. Wir konzentrieren die weiteren Ausführungen auf die Sicht eines anwendenden Unternehmens, um die Anforderungen an das unternehmensspezifische Informationsmanagement herauszuarbeiten. Allerdings wird sich in den weiteren Ausführungen auch zeigen, daß viele Aussagen in gleicher Weise für Software-Häuser als Hersteller von Software zutreffen.

Mit der zunehmenden Verfügbarkeit leistungsfähiger Informations- und Kommunikationstechniken eröffnen sich für die Gestaltung der Mensch-Computer Schnittstelle neue Dimensionen. Unter den Schlagworten „Objektorientierung“ und „Multimedia“ werden hierbei konzeptionelle Ansätze diskutiert, welche den Anwender integrierter Informationssysteme in die Lage versetzen sollen, die zunehmende Komplexität dieser Systeme zu beherrschen und im angebotenen Informationsvolumen zu navigieren. Das Hypermedia/-text-Konzept verkörpert hierbei die konsequente Übertragung des objektorientierten Paradigmas auf den Entwurf und die Implementierung multimedialer Benutzerschnittstellen. Da die Verwendung unterschiedlicher Medien keinen Einfluß auf die Grundidee nonlinearer Strukturen hat, werden die Begriffe Hypertext und Hypermedia synonym gebraucht.

Die Zukunft der kaufmännischen Anwendungen wird in einer Synthese der Software-Architekturen für Einplatzsysteme und derjenigen der klassischen Mehrplatzsysteme liegen. Diese Entwicklung stellt keine graduelle Verbesserung der jeweiligen Architekturen dar, sondern ist vielmehr ein radikaler Neubeginn.

Die Benutzungsoberfläche als Bindeglied zwischen Mensch und Computer hat in den letzten Jahrzehnten eine enorme Wandlung durchgemacht. Standen Anfang der 60er Jahre Computer nur für einen ausgewählten Spezialistenkreis zur Verfügung, so sind sie heute ein Arbeitsinstrument vieler Menschen am Arbeitsplatz und ein gefragter Bestandteil der Freizeit. Dies war nur möglich durch die fortschreitende Entwicklung immer leistungsfähigerer Computer verbunden mit einer für jeden Benutzer erlernbaren „Sprache“ zur Kommunikation mit dem Computer. Diese „Sprache“ bestand anfangs aus komplizierten und häufig undurchschaubaren Befehlen und Transaktionen, die eine entsprechende Reaktion des Computers auslösten. Durch den Einsatz graphikfähiger Bildschirme war es möglich, die „Sprache“ durch bildhafte Darstellungen zu erweitern. Daraus entstand eine ganz neue Art der Interaktion mit dem Computer. Es wurden alltägliche Gegenstände in einer bekannten Umgebung (z.B. Büroumgebung) als Metapher verwendet, um dem Benutzer das direkte Zeigen, Selektieren und Manipulieren dieser Gegenstände zu erlauben. Diese Möglichkeiten führten zu den bekannten graphisch interaktiven Benutzungsoberflächen, die mit Hilfe eines Zeigeinstruments (z.B. Maus) eine anschauliche und leicht erlernbare Welt für den Benutzer eröffnen.