Handbuch Sekretariat und Office-Management

Das Thema Beschaffung spielt in den Unternehmen heute eine immer größere Rolle. Durch effiziente Beschaffungsprozesse werden die Kosten der Unternehmen optimiert, um letztlich den Gewinn zu erhöhen. Es geht nicht mehr nur darum, den Preis einer zu beschaffenden Ware zu optimieren. Durch abgestimmte Beschaffungsprozesse mit den Lieferanten können auch Transport- und Lagerkosten sowie Folgekosten durch Serviceleistungen und Ersatzbeschaffungen gesenkt werden. Um diese Anforderungen zu realisieren, gilt es ein komplexes Netzwerk zu managen. Für große Industrie- und Handelsunternehmen ist es daher notwendig, eine professionelle Einkaufsabteilung zu führen.

Für einen reibungslosen Dokumenten-Workflow ist eine passende Ordnerstruktur nicht nur Kür, sondern Pflicht. Ein Produktionsbetrieb würde zum Stillstand kommen, wenn man beim Zusammenbauen eines Produkts jedes Mal von Neuem nach den passenden Komponenten suchen müsste. Dagegen wird das Thema Ablage in vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelt. So scheint es beispielsweise normal, wenn Kollege Müller an der Bürotür von Assistentin Meier anklopft, weil er gerade ein dringend benötigtes Schriftstück nicht in den Unterlagen findet.

Diese lebende Informationsquelle im internen Netz stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter stets upgedatetes Wissen für einen reibungslosen Office-Alltag an einem einzigen Ort findet.

Im Sinne des einheitlichen Auftretens nach außen führen viele deutsche Unternehmen umfangreiche Corporate-Identity-Projekte durch. Aber was steckt hinter diesem abstrakten Begriff? Natürlich ist klar, dass sich die Kunden und Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifizieren sollen. Auch ist klar, dass ein Ziel von Corporate Identity das einheitliche Auftreten nach außen ist. Doch hier schon beginnen die Probleme. Es ist nicht schwer, im Rahmen von Corporate Design einheitliches Briefpapier und Formulare zu entwerfen. Viel schwieriger ist es, die Mitarbeiter dazu zu bringen, diese Vorlagen auch einheitlich auszufüllen.

Durch die technische Weiterentwicklung im Laufe der letzten Jahre bzw. Jahrzehnte haben sich in den Kommunikationsgewohnheiten sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich enorme Veränderungen ergeben. Neuerungen wie Smartphones, SMS oder E-Mails sind aus unserem jetzigen Leben gar nicht mehr wegzudenken. Und diese neuen Technologien entwickeln sich immer noch rasend schnell weiter, man bedenke nur die Möglichkeiten, mit dem Handy mobil im Internet zu surfen oder seine E-Mails überall auf der Welt abzurufen.

„Ich war gestern in der Philharmonie. Der Bürgermeister hat geredet.“ – „Und? Hat er was gesagt?“ Diesen Witz erzählte der Kabarettist Hans-Dieter Hüsch bei einem seiner Auftritte. Alle, die bei Besprechungen und Konferenzen Protokoll führen, kennen solche Situationen genau: Es wird viel geredet, aber wenig gesagt. Was soll man da bloß mitschreiben? Was ist wichtig, was kann man vernachlässigen?

MS Outlook fasst ganz unterschiedliche Informationen in der Programmoberfläche zusammen. Die Titelleiste, die Symbolleiste für den Schnellzugriff sowie das Menüband sind Ihnen sicher bereits von anderen Programmen vertraut.

Die Arbeitswelt wird globaler und Informationen in hoher Zahl fließen praktisch Tag und Nacht. Teams werden nicht mehr nach örtlicher, sondern nach fachlicher Präferenz zusammengestellt. Das bedeutet, es arbeiten Menschen miteinander, die nicht im gleichen Raum, in der gleichen Stadt, dem gleichen Land oder dem gleichen Kontinent sitzen…! So praktizieren international tätige Unternehmen schon sehr lange virtuelle Formen der Zusammenarbeit und diesen Arbeitsform findet auch national immer mehr Anwendung.

Dass es ohne Teamarbeit nicht mehr geht, merkt man schnell, schaut man sich die Profile von aktuellen Stellenanzeigen an: „teamorientiert“, „teamfähig“ und „muss in unser Team passen“ heißt es da.

Mit dem Begriff Präsentieren assoziiert man heute das Programm PowerPoint. Man öffnet die Anwendung, gibt Text und Diagramme ein, sucht passende Cliparts – und fertig ist die Präsentation. Und weil es so einfach ist, wird Chart um Chart produziert. Noch ein Detail, noch eine Tabelle, noch eine Statistik. Aber ist das tatsächlich effektiv? Sind solche Präsentationen dazu geeignet, das eigene Unternehmen ins beste Licht zu rücken? Sind leblose Folien, abgedunkelte Räume und monotone Vorträge die erste Wahl, um Mitarbeiter zu motivieren oder um Kunden zu begeistern? Sind Satzfragmente, die auf die Entscheider niederprasseln, ein optimales Instrument, um sie für die eigenen Ideen oder Positionen zu gewinnen?

Von außen betrachtet sieht das alles ganz einfach aus. Jeder hat schließlich schon einmal ein Hotelzimmer gebucht. Doch effizientes Geschäftsreisemanagement geht weit darüber hinaus: Der Travel-Manager bzw. die Travel-Managerin ist gefordert, neben einer hohen Qualität der Reiseleistung bewusst auf die Kosten zu achten. Häufig unbemerkt stehen die Reisekosten oft an dritter Stelle, gleich nach den Kosten für Personal und IT. Ein Bewusstsein für die Kosteneinsparpotenziale und den Aufwand der für Geschäftsreisen in Unternehmen anfällt, ist noch nicht überall in ausreichender Form vorhanden. Sekretärinnen und Assistentinnen, die häufig für die Abwicklung von Geschäftsreisen verantwortlich sind, nehmen erheblichen Einfluss auf die Kosten, die im Unternehmen entstehen. Sie sind verantwortlich für die Sicherheit der Reisenden und dafür dass die Qualität für die eingekaufte Leistung letztendlich stimmt. Eine echte Herausforderung!

Die Veranstaltungsplanung entpuppt sich oft als nervenaufreibender Marathon. Weil die Aufgaben so vielschichtig sind, droht ständig die Gefahr, etwas zu vergessen. Dieses Kapitel gibt Ihnen wichtige Informationen über

Zur optimalen Entscheidungsvorbereitung zählen alle Arbeitsschritte, die es einem Manager erleichtern, wichtige Informationen zu überblicken, um dann die richtige Entscheidung treffen zu können. Idealerweise erhält er einen Überblick über sämtliche Alternativen mit einer Gegenüberstellung aller Vor- und Nachteile. Ist diese Aufstellung inhaltlich verlässlich und vollständig, muss im besten Fall nur noch eine Unterschrift darunter gesetzt werden und der Projektverlauf kann zügig fortschreiten.

Konflikte sind erstmal unangenehm und energieraubend

Mancher Konflikt kostet uns schlaflose Nächte, manche Konflikte tragen wir lange mit uns herum und so manche begegnen uns in ähnlicher Form immer wieder, manche werden sogar zu unserem ständigen Begleiter.

Das Einzige, das immer bei einer Besprechung herauskommt, sind die Teilnehmer, die am Anfang hineingegangen sind. Was ein wenig überzogen formuliert ist, entspricht nur allzu oft der Realität. Fast mechanisch wird die Einladung zum nächsten Meeting per Mausklick bestätigt. Montagmorgen, 9:00 Uhr, das Meeting beginnt. Worum sollte es noch gehen? Sieben Kollegen teils mit geballtem Fachwissen, teils mit dem unguten Gefühl, hier fehl am Platz zu sein, warten darauf, dass etwas passiert. Endlich betritt der Chef in letzter Minute den Raum. Er kündigt atemlos eine kurze Information an, maximal zehn Minuten. Nach 35 Minuten, in denen drei Kollegen wegen eines wichtigen Anrufs den Raum verlassen mussten, ist der Vortragende fertig, die Teilnehmer sind unzufrieden. Nun soll diskutiert werden. Aber worüber? Immerhin, drei Verständnisfragen hallen durch den Raum. Und nachdem die letzte Frage beantwortet ist, sind 80 Minuten verstrichen. Zeit für das nächste Meeting, das bereits vor 20 Minuten begonnen hat! Das Resultat: Der Chef ist mit sich sehr zufrieden, die Mitarbeiter sprechen von Zeitverschwendung.

Eine gute Gesprächsführung ist immer wieder eine Herausforderung. Grundlage dafür ist die ausführliche Vorbereitung auf ein Gespräch. Um den Aufwand dazu zu minimieren, lohnt sich ein Blick auf die Gemeinsamkeiten aller Gespräche. Die daraus entwickelte Struktur bietet auch während eines Gespräches Orientierung. Mithilfe von Fragetechniken und positiven Formulierungen gelingt es Ihnen dann, sich der „Führungsaufgabe“ zu stellen.

Internationale Geschäftsfreunde haben sich zu einem Besuch angesagt. Um sie professionell zu empfangen, sollten Sie die Sitten und Gebräuche des jeweiligen Landes kennen, aus dem der Gast kommt. Es geht nicht darum, die Landessprache des Gastes perfekt zu beherrschen (ausgenommen das international gebräuchliche Englisch). Wenn Sie ein paar Sätze beherrschen, um den Gast in seiner Muttersprache zu begrüßen oder landestypische Gesten kennen, zeigt das Ihr Interesse am Menschen, das weit über das Geschäftliche hinausgeht.

Der Begriff Projekt leitet sich ab aus dem lateinischen „proiectum“: „Das nach vorn Geworfene“. Zunächst einmal ist ein Projekt also ein Entwurf, ein Plan, ein Vorhaben. Typisch für „richtige“ Projekte ist, dass es sich dabei immer um etwas Neues, Innovatives handelt, das es in dieser Form bisher noch nicht gibt. Wer also dieselbe Veranstaltung Jahr für Jahr immer wieder auf dieselbe Weise organisiert, hat es nicht mehr mit einem Projekt zu tun, sondern einfach mit einer komplexen Aufgabe, deren Ziel und Weg bekannt und bereits erprobt sind.

Diese Grundsätze gelten zunächst für jeden Vertrag – gleichgültig, ob Sie in der Firma eine Spedition für die Lieferung einer Ware beauftragen oder privat einen Fernseher kaufen. Das Vertragsrecht kennt verschiedene Arten von Verträgen. Im Wesentlichen lassen sich drei Arten unterscheiden:

Ständige Veränderungen von Märkten und Kundenbedürfnissen stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Management-Techniken sollen dabei helfen, zukunftsweisende Entscheidungen zu treffen. Mittlerweile gibt es eine Fülle von unterschiedlichen Theorien und Ansätzen. Viele haben die Anfangseuphorie nicht überlebt. Einige Techniken gehören aber mittlerweile zum Standard in vielen Unternehmen. Sie beleuchten jeweils unterschiedliche Perspektiven und verfolgen andere Schwerpunkte. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, mit welchen Instrumenten die anstehenden Aufgaben am besten zu lösen sind.

Bei einer Autofahrt oder einer Reise stehen im Normalfall ein Ort oder eine Stadt als konkretes Ziel fest und auf Grund dieses Ziels wird die Strecke in Erfahrung gebracht. Auf keinen Fall fährt man in die Gegenrichtung und selten Umwege, um zu diesem Ziel zu gelangen.

In unserer schnelllebigen und von hartem Wettbewerb geprägten Zeit reichen Standardlösungen oft nicht mehr aus. Es werden neue Ideen benötigt. Wir brauchen anwendbare Lösungen, die wir unseren Routineabläufen hinzufügen können. Insbesondere im Sekretariats- und Officebereich, in dem die Fäden in den Unternehmen zusammen laufen, müssen immer wieder neue Wege beschritten werden. Doch wie können wir bei all dem Stress in unserem Job kreativ sein? Was ist Kreativität überhaupt? Sind wir selber kreativ und ist Kreativität erlernbar?

Wie beruhigend wäre es, sich auf sein Gedächtnis verlassen zu können – in jeder Situation, egal ob hektisch oder stressig, ob laut und durcheinander. Das weibliche Gehirn ist dem des Mannes in Sachen Merkfähigkeit zwar überlegen, trotzdem ist es vielen Office-Managerinnen nicht möglich, alles sofort abzuspeichern und im gefragten Moment wieder abzurufen. Zu groß und komplex sind die Mengen an Stoff, zu viel die Anzahl der Termine, zu unübersichtlich die To-Do-Listen, zu unaussprechlich die Namen, die es zu behalten gilt. Aber: Es ist möglich, sich alles, wirklich alles zu merken, was lohnend ist. Dafür gibt es eine Technik, die erlernbar ist. Damit merkt sich die erfolgreiche Sekretärin, was immer sie möchte. Das Ganze funktioniert auf relativ einfache Art und Weise und macht sogar Spaß.

Manieren, Tischmanieren und das äußere Erscheinungsbild waren einige Zeit in Vergessenheit geraten, doch heute achten Unternehmen wieder auf gute Umgangsformen und korrekte Kleidung ihrer Mitarbeiter. So beklagen rund 55 Prozent der deutschen Unternehmer einen Mangel an Sozialkompetenz und 47 Prozent an persönlicher Kompetenz. Unternehmen stellen eher jemanden ein, der fachlich noch etwas dazu lernen muss, als jemanden mit Defiziten in der sozialen Kompetenz. Das Fachliche kann man schnell erlernen. Aber Höflichkeit gegenüber seinen Kollegen, Vorgesetzten und Kunden?

Ob der Stress der Alltagsaufgaben zu groß ist oder ob man sich unterfordert oder gelangweilt fühlt ist egal: Motivation muss her … und das dauerhaft! Meist macht man sich motiviert auf den Weg, nimmt heiter und leicht die ersten Schritte hin zu neuen Vorsätzen. Doch diese werden meist innerhalb kürzester Zeit gebrochen. Bekannt ist, dass dies bei den Neujahrsvorsätzen meist schon in den ersten 48 Stunden geschieht.

Um Geldanlage wird ja gern viel Tamtam und Trara gemacht. Doch da die wenigsten Menschen reich geboren werden, verdanken sie ihre finanzielle Unabhängigkeit ihrer Arbeit, Geduld, Disziplin und einem guten Plan. Ich habe Finanzpläne gesehen, die geschätzte 3 Kilo wogen – so viel Papier wurde mit bunten Grafiken und endlosen Zahlenkolonnen bedruckt. Ich kenne Finanzkonzepte, die gleichen dem Bauplan der Dresdner Frauenkirche. Dabei ist das Quatsch. Denn es sind oftmals die einfachsten Dinge, die zum Erfolg führen. Wie kann dieser Plan aussehen? Sie wissen längst, dass es keinen Musterfahrplan gibt, der für jede und jeden gilt, weil jeder andere Überlegungen und andere Möglichkeiten hat. Es gibt aber auch kein Geheimnis. Vielmehr gibt es grundlegende Überlegungen, an denen Sie sich orientieren können.

Sie als Office-Managerin kennen die Bedeutung von Ausstrahlung für Ihren erfolgreichen Umgang mit einem Kunden und Ihrem Chef. Doch durch unsere schnelllebige Umwelt fällt dies oft schwer. Viele Reize stürmen auf uns ein und nicht selten haben wir die konzentrierte Aufmerksamkeit schon längst verlernt. Machen Sie selbst den Test: Schauen Sie auf die Uhr und konzentrieren Sie sich nur auf das Gefühl des Ein- und Ausatmens. Wie lange können Sie Ihre Gedanken zähmen und den Fokus auf die Atmung beibehalten? Die meisten halten höchstens ein bis zwei Minuten durch …

Der internationale Vergleich zeigt: In Deutschland bilden sich nach wie vor zu wenige Menschen weiter. Nach einer Studie der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) nehmen mehr als doppelt so viele Arbeitnehmer aus Dänemark, Schweden, Großbritannien und den USA an Weiterbildungen teil wie in der Bundesrepublik. Langsam erkennt man auch hierzulande den fast verschlafenen Trend: Die Weiterbildungsaktivitäten in Deutschland steigen in den vergangenen Jahren zwar nur leicht, aber stetig an.