Handbuch Sekretariat und Office Management

Kein Büro, kein Schreibtisch und kein Mitarbeiter in einem Unternehmen ist eine Insel! Jeder Mitarbeiter muss den sachlichen, fachlichen und zeitlichen Standort seiner Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzten kennen, damit alle Aufgaben wie in einem Puzzle zusammen passen und zum Ziel führen. Wenn das für uns verständlich ist, können wir agieren.

Im Einkauf liegt der Gewinn. Professionelles Beschaffungsmanagement trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Aber häufig werden in den Unternehmen die Beschaffungen nicht durch eine Einkaufsabteilung wahrgenommen, sondern fallen in den Aufgabenbereich von Sekretärinnen und Assistentinnen, wie die Beschaffung von Büromaterial. Mit dem richtigen Handwerkszeug kaufen Sie in Zukunft zügig und effizient ein.

Die Informationsflut steigt von Tag zu Tag. Die Kunst ist, die wichtigen Informationen herauszufiltern und sie so zu ordnen und zu archivieren, dass sie problemlos gefunden werden. Dafür verantwortlich zeichnen sich in den Unternehmen meist Sekretärinnen und Assistentinnen.

Ein Office-Handbuch im Intranet ist ein firmeninternes virtuelles Nachschlagewerk, das allen Mitarbeitern stets aktuell sämtliche organisatorischen Regelungen sowie wertvolles Office-Know-how zur Verfügung stellt.

Im Sinne des einheitlichen Auftretens nach außen führen viele deutsche Unternehmen umfangreiche Corporate-Identity-Projekte durch. Aber was steckt hinter diesem abstrakten Begriff? Natürlich ist klar, dass sich die Kunden und Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifizieren sollen. Auch ist klar, dass ein Ziel von Corporate Identity das einheitliche Auftreten nach außen ist. Doch hier schon beginnen die Probleme. Es ist nicht schwer, im Rahmen von Corporate Design einheitliches Briefpapier und Formulare zu entwerfen. Viel schwieriger ist es, die Mitarbeiter dazu zu bringen, diese Vorlagen auch einheitlich auszufüllen.

Die Konkurrenz schläft nicht – dass sich heute ein Kunde für die Firma X entscheidet, hängt oft nicht vom Produkt oder der Dienstleistung ab, sondern, weil sich das Unternehmen über ein stimmiges Gesamtbild, über die Corporate Identity präsentiert. Ein Baustein: Corporate Writing – denn in jedem Geschäftsbrief präsentiert sich ihr Unternehmen nach außen. Wie Ihre Botschaft wirklich ankommt.

Sprache unterliegt einem ständigen Wandel. Formulierungen veralten, neue Worte kommen in Mode. Auch die Geschäftskorrespondenz – sei es im Brief oder in einer E-Mail – sollte empfängerorientiert, leicht verständlich und frei von verstaubten Floskeln sein. So trainieren Sie eine moderne Schreibkultur.

Mit der Einführung der E-Mails hat sich die Korrespondenz im Geschäftsleben verändert. Schnell und direkt werden Informationen verschickt mit der Folge, dass die Postfächer immer voller werden. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie das Kommunikationsmittel E-Mail im Rahmen Ihrer Arbeit im Sekretariat (aber auch im privaten Bereich) sinnvoll einsetzen können.

Protokoll schreiben ist nicht gerade eine beliebte Tätigkeit bei Sitzungen und Meetings. Dabei ist das Filtern und Niederschreiben der Kernaussagen eine verantwortungsvolle Aufgabe, denn Protokolle helfen Entscheidungsträgern bei deren Führungsaufgaben: Sie beeinflussen sogar das Image eines Unternehmens, eines Bereiches, einer Abteilung, eines Teams.

Neben der Vorbereitung von Sitzungen, der Gestaltung von Präsentationen oder der Abwicklung von Geschäftsreisen, spielt das Informations- und Zeitmanagement in der globalisierten Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Heute sind Sekretärinnen und Assistentinnen gefragt, die Ihren Chef aktiv entlasten, Termine eigenständig koordinieren und den Überblick über die ständig wachsende Informationsflut behalten. Programme, wie Microsoft Outlook können Sie bei diesen vielfältigen und komplexen Aufgaben unterstützen.

Projektbezogene Arbeitsabläufe begegnen uns in der heutigen Arbeitswelt immer häufiger – für die Arbeitsstruktur bedeutet das: mehr und mehr Aufgaben werden in Projektteams erarbeitet. Wie Sie erfolgreich im Team arbeiten und ihre eigenen Fähigkeiten dabei entwickeln.

Führungskräfte bei der Vorbereitung von Vorträgen zu unterstützen, gehört im Sekretariat zu den wichtigsten Aufgaben. Das Kapitel zeigt Ihnen die professionelle Umsetzung von Charts und Präsentationen Schritt für Schritt. Ein strukturierter Leitfaden liefert anhand von praxisgerechten Fragen wertvolle Ansatzpunkte für effizientes, zeitsparendes Arbeiten und professionelle, anschauliche Ergebnisse.

Reisen gehören in der globalen Geschäftswelt zum Alltag. Die Planung und Buchung von Geschäftsreisen liegen häufig in den Händen von Sekretärinnen und Assistentinnen. Sie entlasten ihre Chefs, indem sie sich um die Anreise, gute Unterkünfte und um die Abrechnung kümmern. Wer sich professionell mit dem Thema auseinandersetzt, kann nicht nur Arbeitsabläufe reduzieren, sondern aktiv Kosten senken.

Die Organisation von Veranstaltungen ist heute für viele Sekretärinnen längst fester Bestandteil ihres beruflichen Tätigkeitsfeldes – ob es sich dabei um das Mitarbeiterfest, die Weihnachtsfeier oder die Unterstützung bei der Aktionärs-Hauptversammlung handelt. Dieses Kapital zeigt Ihnen die wichtigsten Bausteine für eine zeit-, budget- und nervenschonende Organisation von Firmenveranstaltungen und Events.

Welche Agentur soll sich um unsere Imagebroschüre kümmern? An welchem Ort führen wir das Strategie-Meeting durch? Sollen wir den neuen Fotokopierer kaufen, leasen oder mieten? Manager haben täglich wichtige Entscheidungen zu treffen. Wohl dem, der hilfreiche Unterstützung durch eine professionelle Assistenz genießt, damit schnell die richtigen Entscheidungen getroffen werden können.

Für jede Sekretärin/Assistentin ist das Telefon ein wichtiges und alltägliches Arbeitsmittel. Trotz E-Mail, Fax und Videokonferenz benützen wir für unsere beruflichen und privaten Kontakte täglich viele Male das Telefon. Kaum jemand macht sich Gedanken darüber, wie man „besser“ telefonieren und die Qualität der Telefonate steigern könnte.

Wissen ist einer der wichtigsten Produktionsfaktoren von Unternehmen. Nicht nur Produktionsanlagen, Kapital und Eigentum sind von Bedeutung, sondern vor allem unsichtbare Werte wie Geschäftsbeziehungen, Bekanntheitsgrad oder Unternehmenskultur. Das alles basiert darauf, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Ansprechpartnern vorliegen. Basics für ein erfolgreiches Informationsmanagement in ihrem Unternehmen.

Selten, dass wir Probleme und Konflikte begrüßen und uns darauf freuen, neue Erfahrungen zu machen und daran zu wachsen. Doch Konflikte sind normal und gehören zum Alltag. Gerade Frauen sind in der Regel längst erfahrene Konfliktmanagerinnen: Sie sind eher in der Lage, persönliche Konflikte zu erkennen, bereit über ihre Gefühle und Unzulänglichkeiten zu sprechen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Jede Besprechung braucht einen Moderator, der die Richtung vorgibt und die Fäden in der Hand hält. Das erkennen auch die Chefs – immer öfter. Und immer öfter sind es die Assistentinnen, die auf Wunsch der Vorgesetzten in die Moderatorenrolle schlüpfen. Sie kennen Personen, Themen, Prozesse und Strukturen. Sie sind für diese Aufgabe also bestens geeignet. Und mit dem nötigen Handwerkszeug sowie einigen Tipps und Tricks sind sie auch bestens gewappnet. Denn Moderieren kann jeder lernen. Wetten dass?!

Eine souveräne Gesprächsführung zu praktizieren bedeutet, wertschätzend zu sein, Gefühle anderer wahrzunehmen und zu respektieren sowie deren Interessen und Bedürfnisse als berechtigt zu akzeptieren. Gleichzeitig bedeutet es, die eigenen Interessen zu vertreten und nach Möglichkeiten zu suchen, wie alle miteinander in Einklang gebracht werden können. Ein Leitfaden für eine gute Gesprächsführung.

Wer im Beruf erfolgreich sein will, benötigt infolge der Globalisierung vor allem interkulturelle Kompetenz. Der Umgang im internationalen Geschäftsverkehr bei unterschiedlichen Gelegenheiten erfordert spezifische Kenntnisse von Land und Leuten und auf einen Besuch sollte man sich immer gut vorbereiten.

Immer häufiger arbeiten Sekretärinnen und Assistentinnen in Projektgruppen mit oder leiten sogar eigene Projekte. Wir vermitteln Ihnen in diesem Artikel wichtiges Grundlagenwissen rund um das Projektmanagement. Von den wesentlichen Charakteristika eines Projekts, über die Projektidee und den unterschiedlichen Phasen bis zum erfolgreichen Projektabschluss.

Auch wenn viele Sekretärinnen nicht offiziell in einer Führungsposition sind und Personalverantwortung tragen, geht es für sie in der Praxis oft darum, ihre Vorgesetzten auch in Fragen der Motivation und Mitarbeiterführung – direkt oder indirekt – zuzuarbeiten. Was hat dazu aus dem breiten Gebiet der Theorie eine wirkliche praktische Relevanz für den Arbeitsalltag im Sekretariat oder in der Assistenz?

Rechtsvorschriften bestimmen das öffentliche und private Leben in der Bundesrepublik Deutschland. Keine leichte Aufgabe, denn wöchentlich werden neue Rechtsvorschriften verkündet. Auch Sekretärinnen und Assistentinnen sollten für sie maßgebliche und zentrale Rechtsfragen kennen. So beugen sie juristischen Auseinandersetzungen vor.

Controlling versucht, Unternehmensvorgänge anhand von Zahlen messbar zu machen, um damit Arbeitsabläufe zu optimieren und den Unternehmenserfolg besser steuern zu können. Für viele Mitarbeiter mag diese reine Zahlenorientierung unmenschlich erscheinen. Doch ohne Controlling würde vieles aus dem Ruder laufen.

Märkte, Kundenbedürfnisse, Technologien, alles ist in Bewegung. Dieser stetige Wandel stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Anstatt immer erst auf die Veränderung zu reagieren, versuchen viele Unternehmen, mit Hilfe von gezielter Unternehmensstrategie den Wandel aktiv zu gestalten. Wir erklären, was sich hinter den Schlagwörtern verbirgt und schildern an Beispielen, wie sich die Trends auf das Unternehmen auswirken. Mit diesem Wissen können Sekretärinnen und Assistentinnen mitreden und den Chef bei der Mitgestaltung der Unternehmenszukunft unterstützen.

Wenn man sich ein wenig umhört, hat scheinbar niemand mehr Zeit. Der Eindruck entsteht, dass es „modern“ ist, keine Zeit zu haben. Erfolg wird mit Zeitdruck gleichgesetzt, ganz so als wäre Stress ein Statussymbol. Stopp! Es ist nicht unanständig, Zeit zu haben. Im Gegenteil: Wir sollten lernen, es als persönlichen Erfolg zu werten, wenn wir mit unserer Zeitplanung zufrieden sind und unsere Termine und die des Chefs im Griff haben. Eine Entschuldigung ist völlig überflüssig, wenn man es schafft, um 17:00 Uhr das Büro zu verlassen.

Die meisten beruflichen Tätigkeiten sind heutzutage sehr gut durchorganisiert und bestehen überwiegend aus Routineaufgaben. Dennoch kommt es häufig zu Situationen, in denen Lösungen gefordert sind, für die es keinen vordefinierten Ablauf gibt. Hier ist Kreativität gefragt.

Täglich strömt eine riesige Flut an Informationen, vor allem auf Assistentinnen und Sekretärinnen, ein. Während sich die Chefinnen und Chefs des Gedächtnisses der Sekretärin bedienen, muss diese häufig sehen, wo sie bleibt – und wehe es wird was vergessen. Mit ein paar Übungen und Tipps bringen Sie Ihr Gedächtnis auf Vordermann.

Wer beruflich und gesellschaftlich weiterkommen möchte, kommt an guten Umgangsformen nicht vorbei. Ob Vorstellungs- oder Verkaufsgespräch, ein Restaurantbesuch mit Kunden oder Freunden: Durch gute Umgangsformen fühlen sich die beteiligten Personen ernst genommen und respektiert. Es geht nicht um die Kunst der hohen Etikette, sondern um grundsätzliche Regeln und Umgangsformen.

Ob es um eine lästige Routinearbeit im Büro geht, um die Fremdsprache, die man schon immer besser beherrschen wollte oder um ein anderes großes Ziel, von dem man schon lange geträumt hat: Ausschlaggebend für den dauerhaften Erfolg ist die Fähigkeit, sich selbst zu motivieren. Nur dann ist man mit Interesse, Spaß und Freude bei der Sache. Um sich selbst motivieren zu können, muss man von allem eines: sich selbst kennen- und wahrnehmen lernen.

Wir wissen es längst: Einfach nur gut sein genügt in unserer Leistungsgesellschaft nicht mehr. Dafür gibt es zu viel gute Konkurrenz. Die eigenen Stärken und Verdienste müssen aber sichtbar gemacht werden. Der wer sich selbst präsentieren kann, stellt nicht nur die eigene Person in ein besonderes Licht, sondern fördert auch das gute Image des Vorgesetzen und des gesamten Unternehmens.