„Musterbriefe“ werden Sie in diesem Handbuch nicht finden. Stattdessen sind viele Briefe abgedruckt, „normale“, „schöne“ und „schlechte“ Briefe, wie sie jeder in ähnlicher Form schon gelesen oder selbst geschrieben hat: Alle Beispiele sind so und nicht anders verfaßt worden.
In diesem Handbuch ist öfter vom Kurzschreiben, von der knappen, aber treffenden Formulierung die Rede. Wäre es da nicht konsequent, wenn man auch die Abkürzung von Wörtern empfehlen würde? Streng unter der Forderung „kurz schreiben“ ist das richtig, aber mit der Verständlichkeit der Briefe wäre es dann nicht mehr weit her: „Bezgl. Ihres frdl. Schreibens vom 21. d.M. teilen wir Ihnen antwortl. mit, daß wir evtl. damit einverstanden sind bzw. es höfl. um einige Pkt. ergänzen wollen.“
Man mag noch so farbenfroh gekleidet sein, wenn’s ans Schreiben der Farben geht, hört meistens der Spaß auf. Räumen wir mit der Unsicherheit endgültig auf; die Sache hat System:
Wie die Anrede korrekt geschrieben wird, sagt DIN 5008. Welche Formulierung wir für die Anrede wählen, sagt … Ja wer sagt das? Unser Gefühl, die Tradition, Modeerscheinungen und schließlich schlaue Bücher. Die üblichen Anreden kennt man, man kann sie nach Belieben benutzen:
Der übliche Briefbogen hat das Format DIN A4, das sind 297 mm in der Höhe und 210 mm in der Breite. Dieses Format leitet sich vom AO-Bogen ab, der genau einen Quadratmeter groß ist (nach dem „Goldenen Schnitt“ 841 mm breit und 1189 mm hoch), und es ist zum Maßstab im Büro geworden — alle Schreibmaschinen richten sich danach, alle Ordner, Briefhüllen, Aktendeckel, Karteikästen, sogar viele Büromöbel.
Der Betreff, man kann ihn auch treffender Stichwortzeileoder Briefüberschrift nennen, wird nicht mehr unterstrichen. Auch das Wort Betreff oder die Abkürzung Betr. schreibt man nicht mehr. Zwischen Betreffzeile und Anrede stehen mindestens zwei Leerzeilen (dreimal schalten). Der Abstand von der letzten Anschriftzeile ist nicht festgelegt. Hier hat man die Möglichkeit, auch kurze Texte auf dem Briefbogen nach unten zu schieben. Dadurch wirkt die Aufteilung ausgewogener und nicht so kopflastig.
Inhalt: Anweisung an Mitarbeiter. Jede Woche soll ein Terminplan für die nächsten drei Wochen erstellt werden. Dieser Plan ist mit dem Abteilungsleiter abzustimmen und soll zu etwa dreiviertel eingehalten werden.
Würden Sie bei der Firma Astroschröder bestellen? Wenn ja, dann gehören Sie zu den wenigen Mutigen der Wirtschaft, Sie scheuen kein Risiko, wagen das Neue und setzen auf Sieg. Da, wo Sie sich aufhalten, ist die Luft dünn: Kaum jemand wird mit soviel Begeisterung zu Astroschröder wechseln, es sind einfach zu viele Unsicherheiten eingebaut. Das Produkt mag ja in Ordnung sein, aber das ist alles so neu, „die sollen sich erst die Hörner abstoßen, dann können sie nochmal anfragen“.
Mit der schriftlichen oder telefonischen Besuchsanzeige wird der Vertreter angemeldet. Es ist grundsätzlich eine Frage des Stils und der Verkauf sstrategie, ob und wie der Besuch angekündigt wird. Wenn man sichergehen will, daß der Besuch erwünscht ist und der Kunde Zeit für ein Gespräch hat, verschickt man gleich mit der Besuchsankündigung eine freigemachte Antwortkarte (Seite 39 f.). Postkarten mit angehängter Antwortkarte sind zwar praktisch und auffällig, aber vielen Empfängern nicht seriös genug. Ein Brief, wenn möglich individuell geschrieben oder mit dem Textautomaten hergestellt, wirkt persönlicher (Seite 110 ff.). Werden gleichzeitig mit der Vertreterankündigung Prospekte, Kataloge und Preislisten verschickt, geht die kleine Antwortkarte in dem Papierberg unter. Besser aufkleben, anheften oder auf andere Weise auffällig machen.
Zum Service der Bundespost gehört auch die „Anschriftenprüfung“. Das ist der billigste Weg, an die neue Adresse eines Kunden zu kommen, billiger auf jeden Fall, als direkt eine Auskunftei zu beauftragen. Allerdings ist die Anschriftenprüfung nur im Bereich der Bundespost möglich.
mit Informationen aus meinem Wirtschaftsdienst “Die Geschäftsidee”, der zeigt, wie man mit einem eigenen, lukrativen Unternehmen erfolgreich sein eigener Chef wird.
„Persönliche“ Mahnungen dieser Art sind üblich, gelegentlich findet man sie sogar in Texthandbüchern. Jeder kennt die Formulierungen „zu unserem großen Bedauern“, „noch offensteht“, „unbeantwortet gelassen“.
„Behörden sind auch nur Menschen.“ Das klingt nett, ist aber nicht ganz korrekt. Genau müßte es heißen: Viele Menschen bilden eine Behörde. Das ist ein großer Unterschied. Zwar besteht das Gebilde „Behörde“ aus Menschen, aber die Arbeit verlangt von ihnen, ganz besstimmte Dinge zu tun, die uns anderen Menschen nicht immer verständlich und einsichtig sind. Nicht ohne Grund sprechen die Behördenchefs gerne von der „bürgernahen Verwaltung“, denn sie haben die Kluft zwischen den Bürgern drinnen und den Bürgern draußen schon lange erkannt. Eine Kluft, die dem guten Einvernehmen im Wege steht und keinem nützt.
