Soziale Medien erobern zunehmend auch das Arbeitsleben. Wir sprachen mit Ric van Westhreenen von der TYPO3 Association über das so genannte Social Intranet und wie es die Zusammenarbeit in Unternehmen verändert.
Was ist Social Intranet aus Ihrer Sicht?
Eigentlich ist es wie das "normale“ Intranet, aber das Hauptaugenmerk liegt auf dem Kontakt zu Kollegen. Das traditionelle Intranet ist eine Sammlung von "Seiten“ und es hat meist eine Struktur, die identisch ist zu den Abteilungen in Ihrer Firma. Eine Marketingabteilung, eine Vertriebsabteilung, Personalabteilung etc. Im Social Intranet sind all die Informationen da, aber sie sind nicht in Abteilungen strukturiert wie das Unternehmen. Es geht mehr darum, damit zu interagieren und Informationen zu teilen. Wir haben zum Beispiel einen Kunden, dessen Personalabteilung wollte zunächst alle Dokumente und Informationen online stellen und wir sagten: "Das machen wir nicht. Wir stellen nicht einfach Seiten ins Social Intranet!“ Sie fragten dann, wie sie an all die Informationen gelangen sollten, die wichtig sind für eine Personalabteilung wie Krankheitstage, Urlaubsanträge und Ähnliches. Schließlich kamen sie selbst zu einer Lösung: Sie warten auf Fragen und treten in Dialog durch das Social Intranet.
Es ist ja ein offenes System: Es erlaubt jedem, einen Artikel zu schreiben oder zu kommentieren. Das ersetzt das normale Büro, in dem man zur Personalabteilung geht und fragt, wie man seine Reisekosten erstattet bekommt oder wie viele Urlaubstage man noch hat. Diese Fragen werden jetzt über das Social Intranet gestellt. So können Kollegen und sogar Personen außerhalb des Unternehmens in Dialog treten.
Wie verhindern Sie Chaos in den Fragen und den Kommentaren und wie bekommen Sie da eine Struktur hinein? Gibt es eine Art Manager?
Es gibt verschiedene Autorisierungsstufen. Es ist möglich, dass es zu bestimmten Artikeln eine ganze Menge Fragen oder Kommentare gibt, aber wir haben festgestellt, dass das nach einer gewissen Zeit von alleine aufhört. Neuigkeiten haben eine sehr kurze Lebenszeit, selbst wenn es sich um spezifische Personalthemen handelt, und nach ein paar Tagen ist das schon nicht mehr interessant. Ganz wichtig ist aber, dass der Autor des Artikels auch Fragen schnell beantwortet und gegebenenfalls den Artikel daraufhin nochmals anpasst.
Lesen Sie das vollständige Interview mit Ric van Westhreenen in der Fachzeitschrift Wirtschaft & Management | Ausgabe 04/2016