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2025 | Buch

Intensivtraining Projektmanagement

Ein praxisnahes Übungsbuch für den gezielten Kompetenzaufbau

verfasst von: Walter Jakoby

Enthalten in: Springer Professional "Wirtschaft+Technik" , Springer Professional "Technik" , Springer Professional "Wirtschaft"

Inhaltsverzeichnis

Über dieses Buch

In diesem Übungsbuch werden die Kenntnisse des Projektmanagements zunächst kompakt zusammengefasst. Mit Hilfe von Verständnisfragen kann der Wissensstand dann überprüft und durch praxisnahe Übungsaufgaben mit kommentierten Lösungen vertieft werden, so dass sich das Buch als unmittelbare Vorbereitung auf Klausuren und Prüfungen eignet.
In einem umfangreichen Praxisprojekt werden die erworbenen Kompetenzen anschließend zur Lösung der Aufgaben des gesamten PM-Lebenszyklus angewendet. Dies bildet ein anschauliches Vorgehensmuster für das Planen und Steuern von Projekten und ermöglicht so einen nahtlosen Übergang zu eigenen realen Projekten.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Projekte

Zusammenfassung

Viele Vorhaben werden heute als Projekte durchgeführt und der Bedarf an Projektmanagement steigt stetig an. Manche Unternehmen werden bereits komplett projektorientiert geführt. Aber nicht jedes Vorhaben ist ein Projekt und nicht jedes Projekt muss gemanagt werden. Um zu erkennen, welche Vorhaben tatsächlich Projekte sind, welche davon gemanagt werden sollten und wie dies im konkreten Fall erfolgen kann, ist ein Überblick über das Fachgebiet notwendig.

Walter Jakoby

2. Problemlösung

Zusammenfassung

In einem Projekt müssen auf vielfältige Weise Probleme gelöst werden. Damit die Erreichung der Projektziele möglichst nicht von zufälligen, günstigen Bedingungen bei der Problemlösung abhängt, sollte diese als systematischer Prozess ablaufen. Dieser besteht aus vier Teilprozessen, die zur Herleitung einer Lösung durchlaufen werden (siehe Abb. 2.1). Das Verstehen eines Problems erfordert es, zunächst den diffusen Problemnebel durch eine präzise Problembeschreibung zu ersetzen. Aus wolkigen Zielvorstellungen muss dann ein konkretes Zielsystem mit Zielvariablen und Kriterien erstellt werden. Danach können verschiedene Lösungsalternativen gesucht und erarbeitet werden. Aus den gefundenen Alternativen muss schließlich eine Entscheidung für den am besten passenden Lösungsweg getroffen werden. Im Anschluss daran kann die Lösung dann realisiert werden.

Walter Jakoby

3. Projektgründung

Zusammenfassung

Die Entscheidungen, die zu Beginn eines Projekts getroffen werden, haben die weitreichendsten Folgen. Damit ein Projekt überhaupt die Chance bekommt, erfolgreich zu sein, sollen die Festlegungen möglichst vollständig und eindeutig sein und schriftlich festgehalten werden. Die Initiierung eines Projekts umfasst die Klärung der Aufgabenstellung und Ziele sowie die grobe Definition des Inhalts und Umfangs in Gestalt einer Projektdefinition (siehe Abb. 3.1). Besondere Anforderungen mit juristischen und finanziellen Aspekten sind bei extern beauftragten Projekten zu beachten. Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer werden Vereinbarungen über die zu erfüllenden Anforderungen und über die Lieferungen und Leistungen getroffen. Diese Vereinbarungen werden in Form von Angeboten und Aufträgen nachvollziehbar dokumentiert.

Walter Jakoby

4. Projektorganisation

Zusammenfassung

Die Schaffung von Regeln, die die Arbeit mehrerer Beteiligter auf ein gemeinsames Ziel ausrichten bezeichnet man als Organisation (siehe Abb. 4.1). Das Zusammenwirken einer Projektorganisation mit der vorhandenen Organisationsstruktur eines Unternehmens sowie die Befugnisse und Verantwortungen der beteiligten Personen regelt die Aufbauorganisation. Die grobe zeitliche Unterteilung eines Projekts in Phasen und die Zuordnung der Teilprojekte und Arbeitspakete zu diesen Phasen ist die Aufgabe der Ablauforganisation. Durch die Festlegung von Meilensteinen werden außerdem Ereignisse definiert, die die spätere Kontrolle des Fortschritts ermöglichen. In einem Projekt fallen viele Informationen an. Deren Erfassung, Verteilung und Ablage wird durch einen Kommunikationsplan beschrieben. Alle projektbezogenen organisatorischen Regelungen in einem Unternehmen werden in einem PM-Handbuch dokumentiert. Es dient im konkreten Projekt zur Auswahl und Festlegung der geeigneten Organisation und wird bei Bedarf regelmäßig fortgeschrieben.

Walter Jakoby

5. Strukturplanung

Zusammenfassung

Die Strukturplanung bildet den Anfang der umfangreichen Planungsaktivitäten in einem Projekt. Auf der Basis der Anforderungen aus dem Lastenheft und der im Pflichtenheft zugesagten Lieferungen und Leistungen wird zunächst eine möglichst vollständige Liste aller im Projekt zu erstellenden Produktkomponenten benötigt. (siehe Abb. 5.1). Dieser Produktstrukturplan sollte so detailliert sein, dass daraus der Projektstrukturplan gewonnen werden kann, der alle auszuführenden Arbeitspakete in hierarchisch gegliederter Form enthält. Die aus dem Projektstrukturplan hervorgehenden Arbeitspakete können dann im Detail festgelegt und beschrieben werden. Die Beschreibung umfasst die benötigten Voraussetzungen, die auszuführenden Arbeiten und angestrebten Ergebnisse. Die Arbeitspaketbeschreibungen bilden die Grundlage für die Aufträge, die später an die Projektbeteiligten vergeben werden. Außerdem werden die Arbeitsabläufe als Vorgänge formuliert. Die Vorgangsliste bildet dann den Input für die Ablauf- und Terminplanung.

Walter Jakoby

6. Projektschätzung

Zusammenfassung

Bei der Erstellung eines Angebots für ein Projekt und bei dessen Planung werden Aussagen über Kosten, Arbeitsaufwände und Bearbeitungsdauern benötigt. Nur mit ihnen können Angebote kalkuliert, Arbeiten terminiert sowie Personal- und Ressourceneinsatz geplant werden. Aufgrund der Neuartigkeit vieler Arbeiten in einem Projekt sind derartige Aussagen aber schwierig. Oft scheint es, wegen fehlender Informationen, gar unmöglich, derartige Aussagen zu generieren. Aufgabe der Projektschätzung ist es, aus den wenigen verfügbaren Informationen belastbare Aussagen zu gewinnen. Die methodischen und mathematischen Grundlagen der Schätzung und deren Anwendung in Projekten werden deshalb hier vorgestellt.

Walter Jakoby

7. Ablauf- und Terminplanung

Zusammenfassung

In der Ablaufplanung wird die Abfolge der verschiedenen Arbeiten festgelegt. Da die Ergebnisse vieler Arbeiten als Input für andere gebraucht werden, bestehen zahlreiche inhaltliche Abhängigkeiten. Durch die Zuordnung der Arbeiten zu Personen und Ressourcen entstehen zusätzliche Engpässe. Die Berücksichtigung der personellen Bedingungen und der inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten legt eine Reihenfolge für die Vorgänge fest. Zur übersichtlichen Gliederung und besseren Nachvollziehbarkeit wird der Ablauf zusätzlich in Phasen gegliedert, deren Beginn und Ende Meilensteine markieren.

Mit Hilfe der Schätzwerte für den Aufwand und der Ressourcenzuordnung kann die Dauer der Vorgänge bestimmt werden. Deren Übertragung in den Ablaufplan ergibt die Termine für Anfang und Ende der Vorgänge, der Teilprojekte und auch die Meilensteintermine für das Gesamtprojekt (siehe Abb. 7.1).

Walter Jakoby

8. Risikomanagement

Zusammenfassung

Alle Aktivitäten in einem Projekt sind mit Unsicherheiten verbunden, deren Auswirkungen bis hin zum Scheitern reichen können. Unsicherheit kann weder ganz ausgeschlossen, noch darf sie ignoriert werden. Ein systematisches Risikomanagement stellt geeignete Methoden und Werkzeuge zur Verringerung von Risiken zur Verfügung (siehe Abb. 8.1). Zunächst müssen die Risikofaktoren erkannt und dann hinsichtlich ihrer Auftrittswahrscheinlichkeit und des potenziellen Schadens bewertet werden. Je nach Höhe des Risikos können Maßnahmen zur Verringerung des Risikos vorab ergriffen oder für den späteren Eventualfall geplant werden. Während der Projektdurchführung werden geeignete Risikoindikatoren überwacht, um auf kritische Ereignisse frühzeitig reagieren zu können.

Walter Jakoby

9. Kostenmanagement

Zusammenfassung

Die Kosten bilden eine Seite des Zieldreiecks von Projekten. Auf der Basis des Projektstrukturplans können die Kosten für die Arbeitspakete, Teilprojekte und das Gesamtprojekt geschätzt werden (Abb. 9.1). Sie setzen sich aus den Materialkosten und den Personalkosten zusammen, die mittels Stundensätzen aus dem geschätzten Personalaufwand bestimmt werden können. Neben der Gesamtsumme der Kosten ist auch deren Verteilung auf die Phasen und Zeitabschnitte im Projektablauf von Interesse. Die Kostenplanung ermittelt dazu den zeitlichen Verlauf der voraussichtlich anfallenden Kosten und fasst einzelne Zeiträume zu Budgets zusammen. Während der Durchführung des Projekts werden die tatsächlich anfallenden Kosten erfasst und mit den Planwerten verglichen. Auf festgestellte Abweichungen wird dann korrigierend eingegriffen oder es können auch die Planungen an die Realität angepasst werden.

Walter Jakoby

10. Qualitätsmanagement

Zusammenfassung

Qualitätsmanagement hat seinen Ursprung bei der Herstellung von Serienprodukten, aber durch die stetige Ausweitung der Bedeutung des Begriffs ist der Qualitätsaspekt heute in praktisch allen Bereichen zu finden. Dies gilt auch für die Ausführung von Projekten.

Die Qualität eines Projekts wird gemessen an der Erreichung der Anforderungen und Ziele. Sie bilden daher den Input für die Qualitätsplanung (siehe Abb. 10.1). Sie legt fest, wie die Qualität des Projektergebnisses erfasst werden kann und welche Maßnahmen im Laufe des Projekts für die Zielerreichung notwendig sind. Für die richtige Umsetzung dieser Maßnahmen sorgt die Qualitätslenkung. Sie überwacht den Fortschritt aus Qualitätssicht und reagiert auf neue Erkenntnisse und auf Änderungen der Anforderungen. In diesem Kapitel werden zunächst Qualitätsmanagementsysteme vorgestellt, deren Einsatz in Unternehmen heute selbstverständlich ist. Dann werden Konzepte für ein qualitätsorientiertes Management vorgestellt, um schließlich auf die konkrete Anwendung des Qualitätsmanagements in Projekten einzugehen.

Walter Jakoby

11. Projektsteuerung

Zusammenfassung

Die Projektsteuerung dient zur Überwachung und Lenkung der Arbeiten während der Durchführung eines Projekts (siehe Abb. 11.1). Dies ist in der Regel die längste aller Projektphasen. Sie endet mit einem expliziten Projektabschluss, der ein Projekt erst zu einem Erfolg werden lässt. Zur Projektsteuerung gehört die Überwachung des tatsächlichen Fortschritts. Aus dessen Vergleich mit den Planungen ergeben sich steuernde Eingriffe, um auf ungeplante Ereignisse reagieren und Abweichungen ausgleichen zu können. Sind die bei der Durchführung auftretenden Probleme zu massiv, muss die Planung angepasst werden. Damit dies in kontrollierter Form erfolgt, wird ein eigenständiges Änderungsmanagement benötigt.

Walter Jakoby

12. Der Mensch im Projekt

Zusammenfassung

Projekte werden von Menschen gemacht und Menschen sind für den Erfolg von ausschlaggebender Bedeutung. In fast allen hier behandelten Phasen und Teilaufgaben des Projektmanagements wurde daher auf die Bedeutung des Menschen Bezug genommen, wie z. B. bei der Definition der Anforderungen, bei der Berücksichtigung der Stakeholder, bei der Feinplanung des Ablaufs und der Termine sowie bei der Steuerung der Arbeiten in der Projektdurchführung.

Menschen übernehmen in Projekten verschiedene Rollen, sie prägen mit ihren persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten den Ablauf und die Ergebnisse und sie arbeiten in unterschiedlichen Konstellationen zusammen. Eine erfolgreiche Projektdurchführung berücksichtigt psychologische und soziologische Erkenntnisse. Dies beginnt bei den einzelnen Akteuren, die in Form des Selbstmanagements ihre eigenen Ziele, Bedingungen und Aktivitäten planen und steuern. Herausragende Akteure in Projekten sind natürlich die Projektleiter. Sie tragen die Verantwortung für ihr Projekt, dürfen aber nicht alles selbst machen wollen. Von ihnen werden daher besondere Fähigkeiten zur Führung, eine übergeordnete Sichtweise, die Bereitschaft zum Delegieren und Durchsetzungsvermögen verlangt. Das von ihnen geführte Projektteam ist zunächst lediglich eine Gruppe von Fachleuten mit unterschiedlichen fachlichen und persönlichen Profilen. Daraus eine zusammenwirkende, leistungsfähige Einheit zu formen ist daher eine ebenso anspruchsvolle wie reizvolle Aufgabe.

Walter Jakoby

13. Software-Werkzeuge

Zusammenfassung

In Projekten werden von mehreren Personen, zahlreiche Arbeiten ausgeführt und dabei Ressourcen genutzt. Zwischen den Personen, Arbeiten und Ressourcen bestehen scheinbar unendlich viele Wechselwirkungen. Die Handhabung der damit verbundenen Daten, deren gegenseitige Verknüpfung und die Verarbeitung in aufeinander aufbauenden Schritten ist in manueller Form praktisch nicht zu leisten. Daher ist es notwendig, hierfür rechnerbasierte Werkzeuge einzusetzen.

Walter Jakoby

14. Verständnisfragen

Zusammenfassung

Die Verständnisfragen in diesem Kapitel sind nach Sachgebieten, in Übereinstimmung mit der Gliederung dieses Übungsbuches und des Lehrbuchs geordnet. Die Fragen dienen zur Überprüfung des Verständnisses der Inhalte, die in den einzelnen Kapiteln vermittelt werden. Bei der Beantwortung kommt es nicht darauf an, Formulierungen oder Definitionen auswendig zu lernen. Im Gegenteil. Erst wenn ein Sachverhalt in eigenen Worten erklärt wird, kann man sicher sein, dass man ihn verstanden hat. Im Zweifelsfall ist eine in eigenen Worten formulierte Erklärung immer besser, als eine vorgestanzte, geschliffene Formulierung zu übernehmen. Die hier gegebenen Antworten sollen daher auch keine Definitionen darstellen, sondern sollen als Beispiele angesehen werden, in denen die wichtigen Merkmale angesprochen werden.

Walter Jakoby

15. Praxisprojekt

Zusammenfassung

Die umfassende Leistungsfähigkeit als Trainingsziel eines Übungsbuchs ist erreicht, wenn alle Planungs- und Steuerungsaufgaben, die in einem typischen Projekt anfallen, erkannt, analysiert und bearbeitet werden können. Dazu dient das abschließende Praxisprojekt. Die Methoden werden hier durchgängig über den gesamten PM-Lebenszyklus eines konkreten Projekts und in der nötigen Tiefe angewendet. Damit wird ein fließender Übergang in eigene, reale Projekte ermöglicht. Das Szenarion des Praxisprojekts spielt in einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen. Sie leiten die Entwicklungsabteilung in diesem Unternehmen und erhalten den Auftrag im Rahmen eines Projekts ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Dabei werden alle Teilaufgaben und Phasen eines Projekts durchlaufen.

Walter Jakoby

Backmatter

Titel: Intensivtraining Projektmanagement
verfasst von: Walter Jakoby
Verlag: Springer Fachmedien Wiesbaden
Electronic ISBN: 978-3-658-47301-3
Print ISBN: 978-3-658-47300-6
DOI: https://doi.org/10.1007/978-3-658-47301-3