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04.03.2015 | Interne Kommunikation | Im Fokus | Onlineartikel

"Jedes Unternehmen und jedes Intranet-Projekt sind anders"

Autor:
Andrea Amerland

Intranets sollen Arbeitsprozesse und interne Kommunikation verbessern. Doch es kommt nicht allein auf die Technologie an. Auch Unternehmenskultur und Change-Management-Maßnahmen entscheiden, so die Autoren des Buches "Herausforderung Intranet".

Springer für Professionals: Studien belegen, dass sich der wirtschaftliche Verlust, der durch unzählige zeitraubende Meetings und die riesige E-Mail-Flut entsteht, auf Millionenhöhe beläuft. Wie können Intranet-Lösungen dagegen helfen?

Stephan Schillerwein: Die Technologie spielt bei solchen Problemen nur eine untergeordnete Rolle. Worum es wirklich geht, ist eine Veränderung der Arbeitsweisen. Dazu muss man sich überlegen, wie wir im Unternehmen in Zukunft gewisse Tätigkeiten wie zum Beispiel die Verteilung von Informationen oder das Treffen von Entscheidungen in optimierter Art und Weise durchführen können. Dabei stellen wir dann sehr schnell fest, dass Instrumente wie ein fortgeschrittenes Intranet deutlich effizientere Arbeitsweisen ermöglichen können. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter durch Change-Management-Maßnahmen motiviert, ihre Arbeits- und Verhaltensweisen zu ändern.

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Was sollten Unternehmen bei Intranet-Projekten beachten? Gibt es ein Idealtypisches Vorgehen?

Stephan Schillerwein: Wichtig ist das Bewusstsein, dass Intranets komplexe Projekte mit weitreichenden Auswirkungen und Abhängigkeiten quer durch ein Unternehmen sind. Dieser Umstand hat bedeutende Folgen, was beispielsweise die Laufzeit solcher Projekte, die benötigten Ressourcen und die politischen und kulturellen Bestandteile eines Intranet-Projekts anbelangt. Zudem sind sie keine rein technischen Projekte, die vor allem die IT-Abteilung fordern.

Man kann gut eine Empfehlung für die Struktur, die Phasen und Arbeitspakete eines Intranet-Projekts aussprechen, wie wir das im Buch ja auch tun. Gemäß unserem Modell werden im Vorprojekt Business Case und Ausrichtung festgelegt. Es folgt die Projekt-Initialisierung sowie die Analyse, Strategie und Evaluierung der Bedürfnisse. Erst dann kommen die eigentlichen Konzeptions- bzw. Designschritte und die Auswahl der geeigneten Systeme. Und schließlich geht es an die Entwicklung und Implementierung und an den Launch des neuen Intranets (Go-Live). Bei der Detailplanung der einzelnen Aufgaben und Inhalte der Arbeitspakete stößt man dann aber mit allgemeinen Vorgehensempfehlungen schnell an Grenzen. Jedes Unternehmen und jedes Intranet-Projekt sind anders – diesem Umstand muss die Vorgehensweise Rechnung tragen.

Welchen Einfluss hat die Unternehmenskultur auf das Wissensmanagement, die interne Kommunikation und die Intranet-Lösung?

Stefanie Meier: Die Unternehmenskultur ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, vor allem für Intranets, die auf Zusammenarbeit und Wissensaustausch ausgelegt sind. All das, was man durch eine Intranet-Lösung erreichen möchte, muss zuerst intern verankert sein und vorgelebt werden. Dabei gibt es übrigens ausnahmsweise mal kein „Henne-Ei-Problem“. Es stellt sich also nicht die Frage, erst die Kultur oder erst das Intranet? Beides muss Hand in Hand gehen.

Social Intranets und Collaboration sind aktuell wichtige Kernthemen für die interne Kommunikation. Wie sieht das Intranet der Zukunft aus?

Stephan Schillerwein: Schaut man sich die Misserfolgsquoten (einige Studien sprechen von teilweise über 90 Prozent) in diesen momentan sehr trendigen Themen an, wird schnell klar: Trends sind keine Garantie dafür, dass etwas im eigenen Unternehmen auf Akzeptanz und Nutzung stoßen wird. Erstaunlicherweise liegt es nicht daran, dass manche Unternehmen einfach keinen Bedarf in diesen Bereichen haben. Bei jeder Analyse stellen sich gerade in diesen Bereichen in wirklich allen Unternehmen große Probleme und Potentiale heraus.

Die Gründe liegen also auch hier wieder auf einer anderen Ebene: Systeme und Funktionen sind nur die Infrastruktur, um Austausch, Vernetzung und Zusammenarbeit in einem Unternehmen zu fördern. Über Erfolg und Misserfolg wird hingegen auf den Ebenen Führung, Kultur, Veränderungsmanagement und Arbeitsweisen entschieden.

Jedes Jahr kürt die Nielsen Norman Group die weltbesten Intranets. Auch in diesem Jahr ist wieder kein Intranet aus dem deutschsprachigen Raum in den Top Ten. Leben wir in Intranet-Entwicklungsländern?

Daniel Lütolf: In den letzten Jahren waren auch Intranets aus dem deutschsprachigen Raum unter den Top Ten dieses Awards. Grundsätzlich ist die Award-Kultur im deutschsprachigen Raum nicht zuletzt aufgrund des hohen Aufwands allerdings nicht so ausgeprägt wie in den englischsprachigen Ländern. Ein paar „Top-Intranets“ sagen zudem nichts über den landesweiten Zustand in den Unternehmen generell aus. Da kann man sicher von einem weltweiten Entwicklungsbedarf sprechen. Auch in den deutschsprachigen Ländern gibt es hervorragende Intranets, die locker mit den Award-Preisträger mithalten können. Um die 80 Pozent aller Intranets fristen hingegen noch ein Dasein in der ersten Intranet-Generation, die in den allermeisten Fällen keinen nachhaltigen Erfolg beschert.

Die Hintergründe zu diesem Inhalt

2015 | OriginalPaper | Buchkapitel

Ausblick: Die Zukunft des Intranets

Quelle:
Herausforderung Intranet

2015 | OriginalPaper | Buchkapitel

Intranets verstehen

Quelle:
Herausforderung Intranet

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