Gute Kommunikation ist oft Mangelware

Nach außen hin agieren Unternehmen in der Kommunikation meist stark. Doch gutes internes Kommunizieren wird oft noch eher stiefmütterlich behandelt. Das verdeutlichen Ergebnisse einer PR-Studie.

Maximale Kampagnen, starkes Social-Media-Engagement und Investments in die Markenaufmerksamkeit, um Kunden zu gewinnen oder zu binden und die Marke zu stärken: Hierauf liegt meist der Fokus von Unternehmen in der Kommunikation nach außen. Doch bei den Strategien für die interne Kommunikation  hapert es an einigen Stellen, wie Analysen im Rahmen des gemeinsamen PR Trendmonitors von News aktuell und der P.E.R. Agency zeigen. Danach kämpfen Unternehmen bei ihren internen Kommunikationsabläufen vor allem mit Ressourcenmangel, Informationsflut und unklaren Prozessen. An der jährlichen Umfrage haben 276 Kommunikationsprofis aus Deutschland und der Schweiz teilgenommen.

Gut intern kommunizieren unterstützt die Unternehmensstrategie

Die Ergebnisse des Monitors verwundern insofern, als die interne Workforce beziehungsweise die Stakeholder der Kommunikation eine der wesentlichen Säulen in Unternehmensstrategien sind. Erfahrungswerte aus Unternehmen zeigen: Sind Mitarbeiter oder Beteiligte gut informiert und eingebunden, tragen sie die strategische Ausrichtung des eigenen Unternehmens aktiver mit und unterstützen entsprechende Maßnahmen. Sie zu blockieren durch ungenügenden Kommunikationsfluss oder sie zum Beispiel durch zu komplizierte Strukturen über mehrere Hierarchieebenen bei Kommunikationsmaßnahmen abzuhängen, hat meist negative Effekte im Unternehmenskontext. Das gilt für die Belegschaft ebenso wie für das Tempo, mit dem Maßnahmen intern vorankommen. Darüber hinaus setzt die zunehmende Bedeutung digitaler Medien auch neue Benchmarks für die interne Kommunikation, wie im Kapitel "Digitale Interne Kommunikation im Wandel" von Springer-Autorin Kristin Engelhardt deutlich wird. 

Fehlende Ressourcen als größtes Problem

Mit Abstand die größte Hürde bei der internen Kommunikation sind laut der Studie jedoch mangelnde Ressourcen. Knapp ein Drittel der Befragten nennt zum Beispiel zu wenig Zeit, fehlendes Budget und zu wenig Personal als zentrale Herausforderung für die interne Kommunikation ihres Unternehmens (31 Prozent). An zweiter Stelle steht der Overload an Informationen. Gut jeder fünfte Kommunikationsprofi ächzt unter der Last der Kommunikationsmaßnahmen oder sieht die Vielzahl verschiedener Kanäle als Hindernis (21 Prozent). Fast ebenso viele Befragte beklagen unklare Zuständigkeiten oder Prozesse (20 Prozent).

Aber auch fehlende Strategien und unklare Zielsetzungen in der internen Kommunikation bremsen 18 Prozent der befragten Teilnehmer intern aus. Sie sehen es sogar als größtes Problem, während

• 17 Prozent bemängeln, dass interne Kommunikation durch die geringe Beteiligung von Mitarbeitern erschwert wird.
• 16 Prozent wiederum kritisieren eine einseitige, rein top-down ausgerichtete Kommunikation ihres Unternehmens.

Die Kommunikationsdefizite werden zudem laut der Studie durch dezentral und hybrid organisierte Belegschaften in den Unternehmen befördert. Das macht jedem siebten Befragten zu schaffen (14 Prozent).

Kommunikation ist Top-Werkzeug für den Unternehmenserfolg

Die Springer-Autorin Andrea Montua stellt im Springer-Buchkapitel "Die geheime Zutat des Unternehmenserfolgs" zur zentralen Rolle der Internen Kommunikation für den Unternehmenserfolg ihres Buchs "Führungsaufgabe Interne Kommunikation" fest:

In Unternehmen steigen die Anforderungen an die Interne Kommunikation, bei der alle wichtigen Fäden zusammenlaufen."

Gute Interne Kommunikation sei das wichtigste Werkzeug für Unternehmen auf dem Weg zu mehr Bindung und Identifikation und ein "Vehikel", um eine Unternehmensstrategie und Kultur in "Köpfe und Herzen" der Mitarbeiter zu transportieren. Montua benennt, dass mit den vielen neuen Herausforderungen in Zeiten von New Work und der hohen Geschwindigkeit, in der Unternehmen zum Beispiel Transformationsprozesse bewältigen müssen, die Interne Kommunikation gefragt und gefordert sei wie nie zuvor. Sie sei "ausschlaggebend für den Erfolg oder Misserfolg von Projekten und auch der gesamten Organisation", so die Expertin. Offen ist allerdings oft die Frage, was eigentlich mit dem Begriff Interne Kommunikation verbunden wird, zum Beispiel das Intranet und die Mitarbeiter-App, das Town-Hall-Meeting oder Führungskräfte-Briefings, wie im Kapitel angeführt wird. 

Die richtigen KPIs, die es braucht, um Erfolge in der Internen Kommunikation zu messen, beschreibt Montua im Kapitel "Interne Kommunikation ist messbar" mit den vier Ebenen 

• Zielgruppe(n)

• Format/Kanal

• Zeitraum und

• Zielzustand.

Jeweils 13 Prozent der Befragten aus der PER-Studie empfinden es jedenfalls als eine große Herausforderung, dass ihnen geeignete Werkzeuge fehlen, um interne Kommunikation zu messen und dass Kommunikationsbotschaften bei Mitarbeitern nicht richtig ankommen. Die nachfolgende Grafik zeigt einen Überblick über zentrale Ergebnisse des Reports:

Noch bedenklicher ist die Tatsache, dass mehr als jeder zehnte Kommunikationsprofi (zwölf Prozent) durch die mangelnde Unterstützung seitens Führungskräften und Management ausgebremst wird.

Hohe Akzeptanz interner Kommunikationstools

Bei intern verwendeten Kommunikationstools ist der Frustrationsgrad bei Mitarbeitern deutlich geringer. So klagen zum Beispiel nur sieben Prozent der Beschäftigten in Unternehmen über technische Hürden, wenn neue digitale Tools oder Plattformen eingeführt werden und auch am nötigen Know-how oder an geeigneten Kanälen fehlt es jeweils nur neun Prozent der Befragten. Überdies gibt es lediglich bei neun Prozent der Beteiligten aus der Studie eine mangelnde Akzeptanz interner Kommunikationstools. Erfreulich: Sprachliche und kulturelle Barrieren in internationalen Teams bereiten der internen Kommunikation die wenigsten Probleme (fünf Prozent).