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14.02.2017 | IT-Controlling | Interview | Onlineartikel

"Controlling ist nicht der Feind der IT"

Autor:
Sylvia Meier
Interviewt wurde:
Prof. Dr. Stefan Helmke

hat eine Professur an der FHDW Bergisch Gladbach. Zudem ist er Partner der TGCG-Management Consultants.

Nicht immer schöpfen Unternehmen die Chancen aus, die der Einsatz von IT-Controlling bietet. Manchmal findet hier auch nur eine Alibi-Veranstaltung mangels Akzeptanz statt, meint Springer-Autor Stefan Helmke im Interview. 

Springer Professional: Im Unternehmensalltag spielt die IT eine große Rolle. Dabei kommt jedoch auch immer zwangsläufig ein Faktor zur Sprache: Die Kosten. Ist es nicht so, dass häufig geprüft wird, ob man bei der IT noch Kosten sparen könnte?

Stefan Helmke: Genau. Und das ist eine verkehrte Zielrichtung. Gerade durch mehr Budget für die IT können Kosten in den anderen Fachbereichen gesenkt werden. Beispielsweise durch Automatisierung, Digitalisierung, durch bessere Informationssysteme. Niemand würde infrage stellen, dass es sich bewährt, Computer statt Schreibmaschinen einzusetzen. Dabei könnte man hier IT-Kosten sparen, die Gesamtkosten allerdings steigen aufgrund der längeren Bearbeitungszeiten. Natürlich gibt es auch Ineffizienzen in der IT, die man vermeiden sollte. Generell sollten Unternehmen aber in die IT investieren. Man sollte das Budget aufteilen in Kosten mit Einsparungspotenzial innerhalb der IT bei gleichem Leistungslevel und in Kosten zur Nutzung von Leistungsverbesserungen und Einsparungspotenzialen, die die IT in der Organisation des Unternehmens realisieren könnte, beispielsweise durch den Einsatz neuer Software.

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Doch um Einsparungspotenziale zu identifizieren, müssen Unternehmen erst einmal ermitteln, was die IT sie kostet. Viele IT-Mitarbeiter leisten ihre Arbeit jedoch für das ganze Unternehmen, beispielsweise den Support. Was bewährt sich hierbei? 

In der Praxis hat man IT-Kostenstellen. Und für diese Kostenstellen arbeiten dann die IT-Mitarbeiter. Komplex wird es, wenn es eine Art Schatten-IT gibt. Wenn also Fachbereiche sagen: "Wir bilden uns hier selbst einen Programmierer aus, der uns hier weiterhilft". Dann ist es schwierig, die Kosten zu erfassen.

Schwieriger wird es, überhaupt zu definieren, was unter IT-Kosten im Vergleich verstanden wird. Nehmen wir zum Beispiel Notebooks: Es gibt Unternehmen, die die Anschaffungskosten für ein Notebook auf die Kostenstelle der IT-Abteilung buchen. Andere verbuchen diese auf die Fachbereiche. Das sind natürlich erhebliche Differenzen.

Wo ist das IT-Controlling organisatorisch anzusiedeln?  

Häufig ist das IT-Controlling aufgrund der Nähe zum IT-Bereich dem CIO zugeordnet. Das bringt dann jedoch auch Interessenskonflikte mit sich. Ein Bereich, der sich selbst controllt? Besser wäre es, wenn das IT-Controlling auch im Controlling angesiedelt wird. Das bringt aber auch wieder ein Problem mit sich: Denn im Controlling fehlt dann vielleicht das Fach-Know-how, was nun tatsächlich notwendig ist bei der IT und was nicht. Es gibt auch Linking-Pin-Modelle, bei denen sowohl im Controlling als auch in der IT-Abteilung jemand für das IT-Controlling zuständig ist. Das ist eine organisatorische Frage, aber auch eine sehr personenabhängige Frage. Es kann auch funktionieren, wenn das IT-Controlling in der IT angesiedelt wird. Aber nur, wenn die entsprechenden Führungskräfte ein Auge darauf haben und auch darauf haben wollen. Wenn IT-Controlling nur als Alibi-Veranstaltung stattfindet, bringt es natürlich nicht viel.

Big Data ist in aller Munde. Welchen Einfluss hat das auf das IT-Controlling? 

Big Data kostet etwas, bekommt auch entsprechendes Budget, da es ein Trendthema ist. Der Controller muss auch hier kritisch hinterfragen, welchen Nutzen Big Data im Vergleich zu den Kosten bringt, um die Rationalität zu gewährleisten.

Wie wird das IT-Controlling von den IT-Mitarbeitern in der Praxis wahrgenommen? 

Erst einmal störend. Das entspricht ja dem Tenor: IT ist zu teuer und wir wollen Kosten sparen. Doch es besteht auch eine große Chance mit dem Einsatz von IT-Controlling. Denn warum entsteht denn der Eindruck, die IT sei zu teuer? Weil es keine Transparenz gibt. Und ein IT-Mitarbeiter kann doch das IT-Controlling als Sprachrohr für diese Transparenz nutzen! Doch zunächst ist leider das IT-Controlling mit großer Ablehnung behaftet. Das Wort "Controlling" verbinden nun einmal viele mit Kontrolle. Man muss aber bewusst machen, dass es um Steuerung und Rationalitätssicherung geht. Und hier ist Überzeugungsarbeit gefragt. Das IT-Controlling ist nicht der Feind der IT! Das Controlling kann den IT-Bereich unterstützen, damit eben nunmal nicht nur Budgetkürzungen vorgenommen werden. Vielmehr, dass es sich lohnen kann, in die IT zu investieren, um Abläufe zu verbessern.

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