Die Kosten für SAP-Lizenzierungen rücken immer dann in den Fokus, wenn neue Benutzer hinzukommen, bestehende Lizenzen erweitert werden oder der jährliche Vermessungstermin ansteht. Doch Finanzunternehmen können teure Über- und Nach-Lizenzierungen mit wenig Aufwand vermeiden.
Um nicht von hohen Kosten überrascht zu werden, sollten sich Banken und Versicherer Klarheit bezüglich ihrer Digital Access verschaffen, also den Fremdzugriffen von Systemen auf SAP.
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Um gut vorbereitet in den Vermessungstermin zu gehen und auf Augenhöhe zu verhandeln, sind ein ausreichend zeitlicher Vorlauf und fundierte Informationen zu den wirklich notwendigen Lizenztypen nötig. Verlässt sich die Administration blind darauf, dass über das Jahr die richtigen Lizenzen verteilt wurden, sorgt das bei der SAP-Vermessungsaufforderung meist für hastige Nachkäufe. Ausgehandelte Unternehmensrabatte gehen dann häufig verloren. Es empfiehlt sich, proaktiv und mit konkreten Lizenzwünschen auf SAP zuzugehen. So bleibt genug Zeit, um nachzuverhandeln oder sich nach Alternativen umzusehen.
Regelmäßiges Prüfen zeigt tatsächlichen Bedarf
Banken und Versicherer sollten vorhandene Lizenzen und Berechtigungen regelmäßig überprüfen. Oft ist es so, dass einzelne Nutzer viele Berechtigungen im System haben, aber nur eine Handvoll verwenden. Mit einer technischen Analyse lassen sich die Benutzeraktivitäten und damit auch der tatsächliche Bedarf an Berechtigungen und Lizenzen genau ermitteln. Auf diese Weise decken sie nicht nur ungenutzte Tätigkeiten in den Berechtigungen auf, sondern setzen mit ihrer Aufhebung teure Lizenzen frei. Diese stehen dann bei Fehlbeträgen in der Vermessung zur Verfügung. Unnötige Nachkäufe und Kosten lassen sich so vermeiden. Zudem weisen Lizenzierungsmanager jedem Nutzer anhand seiner Berechtigungen automatisch die kostengünstigste Lizenz zu.
Auch der Umstieg von ECC auf S/4HANA bietet Banken und Versicherern neben einer zukunftsorientierteren Arbeitsweise Möglichkeiten für die Lizenz-Optimierung. Während bei der Product Conversion die bestehenden Verträge weitgehend erhalten bleiben, lässt sich bei der Contract Conversion der SAP-Lizenzvertrag komplett neu aufrollen. So können sie Kapital, das über viele Jahre in zu teure Lizenzen investiert wurde, wieder freisetzen. Nicht benötigte Lizenzen werden in Credits umgewandelt und lassen sich für Neukäufe nutzen.
Neben Developer und Professional bietet die Technologie noch zwei weitere Lizenztypen an. Dazu müssen die Unternehmen wissen, was sie wirklich brauchen. Sich an den Mappingtabellen der SAP zu orientieren oder sie den Bedarf schätzen zu lassen, gestattet nur eine grobe Annäherung an die tatsächlichen Erfordernisse. Dies führt dazu, dass Banken und Versicherer eventuell zu viele oder falsche Lizenzen erwerben. Deshalb ist eine Analyse der tatsächlichen Benutzertätigkeiten sinnvoll. Zudem sollten Entscheider vor dem Kauf zunächst eine S/4HANA Testsimulation laufen lassen. So können sie noch vor Vertragsabschluss bei den Lizenzen nachsteuern.
Digital Access zügig angehen und Kosten sparen
Seit einigen Jahren bereitet SAP die flächendeckende Bepreisung von Digital Access, also den Zugriff von fremden Systemen auf SAP, vor. Sofern noch nicht vertraglich geregelt, ist ein Fremdzugriff kostenpflichtig. Um nicht von hohen Rechnungen überrascht zu werden, sollten sich Banken und Versicherer Klarheit bezüglich ihrer Digital Access verschaffen. Zum einen verhindern sie so ein böses Erwachen, zum anderen können sie proaktiv mit SAP ins Gespräch gehen und werden bestenfalls mit einem großzügigen Entgegenkommen belohnt.
Für eine gute Verhandlung gilt es, die reelle Basis auf Dokumenten-Ebene zu kennen. Zu beachten ist auch, dass das SAP-Tool Passport oftmals nicht ganz fehlerfrei vermisst. Hier ist eine Analyse durch einen Lizenzierungsmanager ratsam, um sowohl eine korrekte Zählung als auch die Herkunft der Dokumente und die Verhandlungsvarianten zu ermitteln.
Vorteile des DAAP nutzen
Für Unternehmen empfiehlt es sich, das Digital Access Adoption Program (DAAP) in Anspruch zu nehmen. Dieses wurde erneut verlängert und läuft noch bis Ende 2022. SAP bietet Kunden Sonderkonditionen, wenn sie bereits jetzt auf das neue, dokumentenbasierte Lizenzmodell umsteigen. Zudem sind dann alle anderen indirekten Tätigkeiten kostenfrei.
Die Beschäftigung mit SAP-Lizenzierungen ist komplex und für Unternehmen im Alleingang nur schwer zu durchdringen. Doch mit der richtigen Strategie sind unnötige Nachkäufe und Kosten nicht zu fürchten. Finanzinstitute und Versicherer sind daher gut beraten, ihre Benutzeraktivitäten technisch genau zu analysieren und ihren Status quo hinsichtlich des Fremdzugriffs der eigenen Systeme auf SAP frühzeitig zu klären.