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Über dieses Buch

In Zeiten der Digitalisierung, in denen große Datenmengen schnell und effizient verarbeitet werden müssen, steht das IT-Management oft vor einer großen Herausforderung. Um die Kosten gering und effizient zu halten, empfiehlt es sich, bei den Basics anzusetzen. Viele Unternehmen unterschätzen immer noch das Potential eines professionellen und standardisierten IT-Einkaufs. Jedes Unternehmen kann davon enorm profitieren, ganz gleich, ob sie nur im Einzelfall ein größeres Projekt strukturierter angehen wollen oder aber umfangreiche oder ungewöhnliche viele Ausschreibungen zu bewältigen haben. Ein grundsätzliches Überprüfen der bisherigen Verfahren ist immer dann ratsam, wenn die Prozesse verbessert oder die Beschaffungsstrategie überarbeitet werden sollen, wenn die externen Kosten gesenkt werden müssen oder aber ein Unternehmen die Qualität seiner IT-Beratungen und damit das Firmenimage verbessern möchte.

Dieses Buch für den IT-Einkauf geht detailliert auf die speziellen Anforderungen für die Beschaffung von Hardware, Software, Dienstleistungen und Cloud-Services ein. Der Autor fasst die wichtigsten Gründe, aus denen ein IT-Einkauf benötigt wird, kompakt zusammen und zeigt, wie sich der IT-Markt aus Sicht des Einkäufers gestaltet. Neben einem ausführlichen Überblick über die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und der besonderen Bedeutung des Lieferantenmanagements bei den großen Abhängigkeiten in der Informationstechnologie, erläutert der Autor die Wichtigkeit der Stammdaten und wie man ihre Qualität erhöhen kann. Ein Exkurs über das Vertrags- und Lizenzmanagement rundet dieses kompakte Buch ab.

Damit ist es der ideale Ratgeber für Einkaufsleiter, IT-Leiter, IT-Einkäufer und die Konzernrevision, da es vom Hard- und Software-Einkauf, über das Mangement von Verträgen, Lizenzen und Lieferanten bis hin zu den eigentliche IT-Ausschreibungen alle wesentlichen Themengebiete des strategischen Einkaufs abdeckt.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Warum wird ein IT-Einkauf benötigt?

Ein paar Hinweise, die Ihnen helfen, den IT-Einkauf (besser) zu etablieren

Noch immer wird in sehr vielen Unternehmen die Frage gestellt, ob und warum ein IT‐Einkauf überhaupt nötig ist. Dabei könnten durch den Einsatz eines professionellen IT‐Einkaufs in den meisten Unternehmen 10–20 % der externen IT‐Kosten eingespart werden. Tatsächlich wird der IT‐Einkauf heute in den meisten Unternehmen noch von der IT‐Abteilung selbst durchgeführt oder von einem IT‐Einkauf, der nur eine Alibifunktion erfüllt. Mit Best‐in‐Class Ansätzen wie z. B. professionellen Verhandlungen oder echten Ausschreibungen kann die Leistungsmöglichkeit der IT deutlich gesteigert werden bei gleichzeitiger Senkung der Kosten. Die Erhöhung der Rechtssicherheit und der Schutz vor teuren Softwareaudits ist dabei ein gewünschter Nebeneffekt. Zudem werden die Beschaffungsprozesse durch einen guten IT‐Einkauf einfacher, schneller und verständlicher.

Volker Lopp

2. Der IT-Markt aus Sicht des IT-Einkaufs

Was ist so besonders an der Informationstechnologie?

Der Markt der Informationstechnologie hat viele Facetten. Es existieren einige wichtige Unterscheidungen bezüglich der Herkunftsländer. Geprägt ist die IT von US‐amerikanischen Unternehmen, weshalb es erforderlich ist, die dortigen Rechtsgepflogenheiten besser zu verstehen. Die großen Hardware‐Zulieferer kommen zwar in der Mehrzahl aus dem fernen Osten, jedoch spielt dies für den normalen IT‐Einkäufer nur eine untergeordnete Rolle. Die weitere Unterscheidung im IT‐Markt erfolgt nach der Unterwarengruppe. Es handelt sich dabei um Hardware, Software, Dienstleistung, Cloud und Outsourcing. Jedes dieser Themengebiete wird in diesem Kapitel ausführlich beleuchtet und seine jeweiligen Besonderheiten für den IT‐Einkäufer mit klaren Handlungsempfehlungen aufgezeigt.

Volker Lopp

3. Die wichtigsten Aufgaben des IT-Einkaufs und Ihre Umsetzung

Wie sollten die Besonderheiten des IT-Einkaufs in den Prozessen abgebildet werden?

Gegenüber den anderen Warengruppen im Einkauf, hat der IT‐Einkauf einige Besonderheiten in den Abläufen und Prozessen. Bei der IT‐Beschaffung ist die Wechselfähigkeit zu einmal gewählten Lieferanten in einigen Fällen sehr niedrig, in anderen Fällen ist die Wechselwilligkeit dagegen sehr gering. In beiden Fällen kann der befähigte IT‐Einkäufer allerdings recht gut gegensteuern, um zumindest die negativen Effekte gering zu halten. Zudem lassen sich die Prozesse in vielen Unternehmen stark vereinfachen und automatisieren und dadurch Durchlaufzeiten verringern. Dabei steigen sogar meist die Qualität und die Rechtssicherheit bei sinkenden Kosten. Dieses Kapitel gibt hierzu entsprechende Details, Hinweise und Beispiele.

Volker Lopp

4. Organisation des IT-Einkaufs

Ein erfolgreicher IT‐Einkauf ist vor allem unabhängig von der IT selbst. In der Vergangenheit haben sich die Einkaufsabteilungen oft davor gedrückt, den IT‐Einkauf mit aufzunehmen, weshalb dieser oft von der IT selbst durchgeführt wurde. Aber selbst bei kleinen Unternehmen wird der IT‐Einkauf besser von der IT separiert. Er wird damit erfolgreicher sein. Aufgrund der Besonderheiten der Warengruppe IT sollte zudem ca. 80 % der Beschaffung von einer zentralen IT‐Einkaufsabteilung erfolgen. Diese kann durchaus räumlich verteilt an verschiedenen Standorten sein, sollte sich jedoch zentral organisieren. Während sich der operative IT‐Einkauf um die administrative Abwicklung der IT‐Beschaffungen sowie um die Pflege der Kataloge kümmert, ist es Aufgabe des strategischen IT‐Einkaufs, sich auf Ausschreibungen, Rahmenverträge, Warengruppenstrategien oder das Lieferantenmanagement zu konzentrieren.

Volker Lopp

5. Freund oder Feind: der Fachbereich

Die IT‐Abteilung und der Fachbereich benötigen einen professionellen IT‐Einkauf, um gute Verhandlungsergebnisse zu erzielen, praktikable und dennoch rechtskonforme Verträge zu erstellen und ab und zu auch mal einen Lieferanten auszutauschen. Der IT‐Einkauf dagegen benötigt eine IT‐Abteilung oder einen Fachbereich, um überhaupt zu wissen, was beschafft werden soll. Die Bereiche müssen zusammenarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei in aller Regel eine gute und regelmäßige Kommunikation. Dies kann durch regelmäßige Treffen erfolgen oder auch durch den informellen Austausch beim Mittagessen. Es ist Aufgabe des IT‐Einkaufs, immer wieder die Beschaffungsprozesse deutlich hervorzuheben. Hierbei helfen klare Prozesse und eine gute und verständliche Dokumentation. Von großer Bedeutung ist darüber hinaus eine gute Zusammenarbeit auf Leitungsebene.

Volker Lopp

6. Welche Menschen braucht der IT-Einkauf?

Im IT‐Einkauf werden sehr unterschiedliche persönliche Eigenschaften benötigt. Während auf der einen Seite der operative IT‐Einkauf Sachbearbeiter benötigt, die sehr genau und gewissenhaft arbeiten, werden auf der anderen Seite im strategischen IT‐Einkauf starke kommunikationsstarke und kreative Menschen benötigt, die zudem auch noch juristisch und technisch bewandert sind. Für einige der Stabstellen dagegen werden andere Schlüsselqualifikationen benötigt. Der Vorteil am Einkauf ganz allgemeinbesteht darin, dass nicht besonders viele fachspezifische Qualifikationen benötigt werden. Viel wichtiger sind die persönlichen Eigenschaften.

Volker Lopp
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