In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist der Einsatz spezialisierter Software zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Für nahezu jede betriebliche Aufgabe gibt es mittlerweile ein passendes Tool, das verspricht, die Effizienz und Produktivität zu steigern. Jedoch kann die Ansammlung von zu vielen Anwendungen, das sogenannte Tool-Hoarding, auch Risiken mit sich bringen.
Eine digitale Zettelwirtschaft führt nicht nur zu Ineffizienz und höheren Kosten, sondern kann auch die Datenqualität und -sicherheit im Unternehmen gefährden.
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Unter Tool-Hoarding versteht man die unkontrollierte Ansammlung verschiedener spezialisierter Software-Lösungen, die oft ohne eine ganzheitliche Strategie implementiert werden. In vielen Fällen beginnt das Phänomen dabei unauffällig und schleichend: Ein Unternehmen führt ein Tool für die Buchhaltung ein, ein weiteres für die Projektverwaltung, dann ein separates System für das Kundenmanagement und schließlich eine Lösung für die interne Kommunikation. Jedes dieser Tools ist für sich genommen sinnvoll, erfüllt eine spezifische Aufgabe und soll Arbeitsprozesse vereinfachen. Doch wenn immer mehr spezialisierte Anwendungen hinzugefügt werden, ohne dass sie effizient miteinander integriert sind, entstehen unerwartete Herausforderungen.
Die Gründe für das Entstehen von Tool-Hoarding sind dabei vielschichtig. Allem voran steht häufig jedoch der Wunsch, für jede Herausforderung das beste oder modernste Tool zu verwenden. Unternehmen möchten ihre Mitarbeiter mit den neuesten technischen Lösungen unterstützen, in der Hoffnung, dass diese den Arbeitsalltag vereinfachen und die Produktivität erhöhen. Doch oft wird dabei übersehen, dass zu viele separate Systeme am Ende eher das Gegenteil bewirken können oder es fehlt generell an der kompletten Übersicht. Ein weiteres Problem ist die fragmentierte Datenhaltung, die zu Fehlern und Inkonsistenzen führt. Im schlimmsten Fall hat dann die gut gemeinte Anschaffung sogar einen gegenteiligen Effekt: Denn je mehr Tools ein Unternehmen im Einsatz hat, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie tatsächlich genutzt werden.
Ein Tool-Hoarding kann unnötige Kosten verursachen
Neben der offensichtlichen organisatorischen Komplexität birgt Tool-Hoarding auch finanzielle Risiken, die oft nicht sofort ersichtlich sind. Denn jede Software bringt nicht nur Lizenzkosten mit sich, sondern erfordert auch regelmäßige Wartung, Updates und Schulungen für die Nutzer. Diese Kosten summieren sich schnell, insbesondere in Unternehmen, die für unterschiedliche Aufgaben verschiedene Tools einsetzen. Darüber hinaus können versteckte Kosten entstehen, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind. Beispielsweise wird der Zeitaufwand für die Pflege mehrerer Systeme oft unterschätzt. Mitarbeiter müssen sich in jedes Tool einarbeiten, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen synchronisieren und bei Problemen den IT-Support kontaktieren. Dies führt zu einem erheblichen administrativen Aufwand und unnötigen Kosten, die den eigentlichen Nutzen der Tools schnell übersteigen. Neben den organisatorischen und finanziellen Aspekten bringt Tool-Hoarding auch Sicherheitsrisiken mit sich. Je mehr Tools ein Unternehmen verwendet, desto größer ist die Angriffsfläche für Cyberkriminelle. Insbesondere in Branchen, in denen mit sensiblen Daten gearbeitet wird, wie im Personalwesen oder im Finanzsektor, stellt dies ein erhebliches Risiko dar. Jedes zusätzliche Tool bedeutet ein weiteres Einfallstor für potenzielle Angriffe. Unzureichende Passwortsicherheit, veraltete Softwareversionen oder mangelhafte Zugangskontrollen können dann dazu führen, dass sensible Daten ungeschützt bleiben. Insbesondere in Zeiten strengerer Datenschutzgesetze, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, den Überblick über ihre Daten zu behalten und sicherzustellen, dass diese jederzeit geschützt sind.
Ein besonders anschauliches Beispiel für das Problem bietet aktuell in vielen Firmen der Bereich "Human Resources (HR)". Einige Unternehmen setzen insbesondere hier noch auf verschiedene Einzellösungen für ihr Recruiting, die Personalverwaltung, für die Schichtplanung, die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung. Während jedes dieser Tools für sich genommen seine Funktion erfüllt, führt die parallele Nutzung oft zu den bereits genannten Herausforderungen. So müssen Personalabteilungen Daten manuell in verschiedene Systeme eingeben, da diese nicht ausreichend miteinander vernetzt sind. Das Ergebnis: Zeitverschwendung, höhere Fehleranfälligkeit und Frustration bei den Mitarbeitern. HR-Verantwortliche tun also gut daran, sich vor der schlussendlichen Auswahl eines Tools einige Fragen zu stellen und vorhandene System zu hinterfragen: Werden die Daten der Zeiterfassung nahtlos in die Software für die Lohnabrechnung übertragen? Werden Urlaubs- und Krankheitsanfragen in der Schichtplanung berücksichtigt? Gerade für Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht klassisch am Schreibtisch zu finden sind, stellt zudem die Mobilfähigkeit der genutzten Software ein absolutes Muss dar. Denn oftmals haben Mitarbeiter in diesen Branchen nur über mobile Endgeräte wie Smartphones Zugang zu den Tools, sodass nicht für den mobilen Gebrauch optimierte Anwendungen schlichtweg nicht genutzt werden. Die Folge: Die erhoffte Effizienzsteigerung durch die Einführung der digitalen Lösungen bleibt aus.
Es gibt einen Ausweg aus der Tool-Falle
Unternehmen sollten demnach ihre Software-Landschaft regelmäßig überprüfen und rationalisieren, um den negativen Auswirkungen des Tool-Hoardings zu entgehen. Anstatt für jede Aufgabe ein separates Tool zu verwenden, ist es oft sinnvoller, eine integrierte Lösung zu wählen, die mehrere Funktionen abdeckt. Dies reduziert nicht nur die Anzahl der verwendeten Tools, sondern erleichtert auch die Datenverwaltung und sorgt für eine einheitliche Benutzererfahrung. Sind wiederum schon Tools vorhanden, auf die es aufzubauen gilt, ist dann wiederum ein zentraler Punkt die Integration neuer Lösungen in die vorhandenen Systeme. Eine nahtlose Datenübertragung zwischen den Tools und eine zentrale Verwaltung der Informationen sind entscheidend, um den administrativen Aufwand zu minimieren und gleichzeitig die Datensicherheit zu erhöhen. Unternehmen, die auf integrierte Plattformen setzen, profitieren von einem besseren Überblick über ihre Prozesse und können schneller auf Veränderungen reagieren. Generell gilt jedoch: Wenn zwei Tools durch eines ersetzt werden könnten, lohnt es sich oft, diese Möglichkeit zu prüfen.
Tool-Hoarding ist eine der unterschätzten Herausforderungen der Digitalen Transformation. Unternehmen, die eine Vielzahl spezialisierter Software-Lösungen anhäufen, riskieren, dass die vermeintliche Effizienzsteigerung durch diese Tools in einem unübersichtlichen, ineffizienten Software-Dschungel verpufft. Um diesem Problem entgegenzuwirken, ist es wichtig, die eingesetzten Tools regelmäßig zu evaluieren und sicherzustellen, dass diese optimal integriert sind. Weniger ist hier oft mehr: Eine konsolidierte Software-Landschaft, die alle wichtigen Funktionen abdeckt, sorgt dann nicht nur für eine bessere Übersicht, sondern senkt auch die Kosten und erhöht die Sicherheit. Unternehmen, die frühzeitig auf integrierte, benutzerfreundliche Plattformen setzen, können die Effizienz ihrer Prozesse nachhaltig steigern und die Gefahren des Tool-Hoardings vermeiden.
