IT-Systeme wirtschaftlich verstehen und gestalten

Die Wertschöpfung in Unternehmen wird, so die weitgehend verbreitete Einschätzung, zunehmend von Informationssystemen geprägt, sei es bei der internen Leistungserstellung oder als integraler Bestandteil von Produkten. Unter Wertschöpfung soll die Differenz zwischen den ökonomisch bewerteten Output (z. B. Erlöse) und dem bewerteten Input verstanden werden. Die faktischen Rechengrößen weichen je nach Betrachtungsebene (z. B. Unternehmen oder Volkswirtschaften) ab. Die Differenzen zwischen materiellen Produkten und immateriellen Services verschwimmen zunehmend. Die Informationstechnologie (IT) ist aus der Unterstützungsaufgabe für die Leistungserstellung in Unternehmen zu einer Kernaufgabe dieser geworden. Aus diesem Grund sollte ein Verständnis von der Wirkung von IT-Systemen im Unternehmen zum Grundwissen einer ökonomischen Ausbildung gehören. Leider ist in realen Entscheidungskontexten in Unternehmen und auch in dem Curriculum vieler Studiengänge zu beobachten, dass kein profundes Fundament über die Wirkung von IT-Systemen existiert. Das Buch „IT-Systeme wirtschaftlich verstehen und gestalten“ greift dieses Wissensdefizit in Studium und Unternehmenspraxis auf. In dem einleitenden, ersten Kapitel wird das Problem der ökonomischen Wirkung von IT-Systemen in Organisationen entfaltet und daraus die Ziele für das Buch entwickelt. Abschließend wird der Aufbau des aus sechs Kapiteln bestehenden Buches beschrieben.

Die Basis für ein reflektiertes Verständnis der Wirkung von IT-Systemen bilden die theoretischen Grundlagen aus unterschiedlichen Disziplinen, die in Kapitel 2 entfaltet werden. Es wird zunächst aus einer grundlegenden soziologischen Perspektive untersucht, welche soziologische Basis sich für die Wirkungsanalyse anbietet, d. h. welche soziologischen Konzepte für diesen Untersuchungszweck angemessen erscheinen. Es wird mit der Strukturationstheorie von Giddens ein Ansatz aus der Soziologie verwendet, der in der IS Community eine gewisse Verbreitung gefunden hat. Zu einer aus Anwendungssystemperspektive vorzunehmenden Differenzierung werden anhand des technischen Aufbaus der Systeme, deren Aufgabenunterstützung und der Nutzersicht Unterscheidungen des Werkzeugs „Software“ betrachtet, von dem die Wirkung ausgeht. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht werden die Organisationsmerkmale verwendet, damit die Kontextsituationen, in denen die IT-Systeme ihre Wirkungen entwickeln, betrachtet werden. Außerdem werden aus Sicht einer problemorientierten Wirtschaftsinformatik stets Entscheidungen über die Wirtschaftlichkeit von IT-Systemen getroffen, sodass die Probleme dieser Entscheidungssituation untersucht werden, die die Basis, der in den Kapiteln 4 und 5 zu entwickelnden Methoden darstellen. Mit grundlegenden Ausführungen zur IT-Kosten- und Erlösrechnung als statischer, periodenorientierter Rechnung und der Investitionsrechnung für die Untersuchung auch zeitraumbezogener Effekte werden auch die entsprechenden ökonomischen Grundlagen für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von IT-Systemen gelegt.

Die Nutzung von IT-Systemen und deren damit verbundene Wirkung scheinen begleitet zu sein von vielen Erwartungen, die sich sehr häufig nicht erfüllen. Es ist erstaunlich, wie wenig über den Einsatz und die Wirkung informationstechnologischer Artefakte bekannt ist. Das Kapitel 3 dient daher vor allem dazu, ein intellektuelles Fundament zu schaffen, auf dem in den Folgekapiteln die Wirkungs- und Wirtschaftlichkeitsdiskussion entfaltet werden kann. Es werden Paradoxien erörtert, um die Begründbarkeit von Erwartungshaltungen oder als allgemeingültig angenommene oder anerkannte Zusammenhänge zwischen IT-Systemen und deren Wirkung zu hinterfragen. Dieses Kapitel problematisiert Paradoxien der Nutzung von IT-Systemen auf den Ebenen Individuum und Gesellschaft in 3.1 und 3.2 im Allgemeinen und fokussiert in 3.3 besonders umfassend das in der Literatur diskutierte Produktivitätsparadoxon der Informationstechnologie. Es existiert häufig die Erwartungshaltung, dass IT-Investitionen positiv mit der Produktivität korrelieren, obgleich diese Produktivitätssteigerungen nicht zwingend realisiert werden bzw. in den Statistiken auf volkswirtschaftlicher Ebene oder Branchenebene nicht ersichtlich sind. Wenn keine statistisch signifikante positive bzw. sogar eine negative Korrelation zwischen Produktivität und Höhe der IT-Investitionen auftritt, wird dies auch unter dem Begriff Produktivitätsparadoxon diskutiert.

Die unmittelbar beobachtbaren Wirkungen oder die direkt in ökonomischen Zieldimensionen erfassten Wertbeiträge bilden das Fundament einer wertschöpfungsorientierten Gestaltung von Organisationen mithilfe von Informationssystemen. Die denkmöglichen Wirkungen und Wertbeiträge, die in der Literatur beschrieben wurden, werden in diesem Kapitel anhand einer Taxonomie analysiert. Aus der Taxonomie werden Cluster der Wirkungskataloge sowie Referenzwirkungen abgeleitet, die eine Basis für die Konstruktion unternehmens- oder projektspezifischer Wirkungskataloge bilden. Die Kenntnis möglicher Wirkungen bildet die Voraussetzung für die Analyse und Bewertung von IT-Investitionen. Die Verfahren, um Wirkungen zu erheben und zu analysieren werden anschließend skizziert. Es werden Interviews, Prozessanalysen, Verfahren zur Prozessanalyse, Process Mining, analytische Methoden sowie Realoptionen als Problemlösungstechniken skizziert und durch Verfahren zur Dokumentation der Wirkungen ergänzt. Damit werden durch die Zusammenfassung von Wirkungskatalogen, Verfahren zur Analyse des Wirkungsumfangs und der Dokumentation sämtliche Voraussetzungen für ein methodenorientiertes Wirkungsmanagement in Unternehmen geschaffen. Das grundsätzlich wirkungsdefekte Entscheidungsproblem wird durch die Kombination von Heuristiken gelöst. Die Verfahren der Investitionsrechnung zur Lösung ein- und mehrdimensionaler Investitionsprobleme werden im abschließenden Kapitel kurz skizziert, wobei der Analytic-Hierarchy-Ansatz zur Bewertung multikriterieller Entscheidungsprobleme sowie Planungsansätze zur Bewältigung der Unsicherheit (Szenariorechnung und flexible Planung) die Ausführungen ergänzen, um eine umfassende methodische Perspektive der Lösung der Wirkungs- und Wertbeitragsproblematik der IT in Unternehmen zu geben.

Die Bewertung von IT-Systemen in Unternehmen, dies haben die Ausführungen zur Konstruktion von Entscheidungsmodellen und die Diskussion der Paradoxien der Nutzung von IT-Systemen aufgezeigt, ist von enormen methodischen und praktischen Problemen begleitet. Es ist aufgrund von sachlich-horizontalen und zeitlich-vertikalen Interdependenzen und der damit verbundenen Wirkungs- und Bewertungsdefekten erforderlich, eine strukturierte und wohlbegründete Methode in den Unternehmen zu etablieren. In diesem Kapitel werden Methoden zur Bewältigung der Planungs- und Umsetzungsprobleme aufgezeigt. Dabei werden als Komponenten einer umfassenden Methodik Vorgehensmodelle einerseits und Problemlösungs- und Darstellungstechniken andererseits entfaltet. Zur Bewertung von Methodiken, Methoden oder Maßnahmen im Wirkungsmanagement werden Grundsätze ordnungsmäßigen Wirkungsmanagements von Informationssystemen (GoWIS) entwickelt. Mit den GoWIS wird es sowohl für IT-Projekte als auch das für IT-Management möglich, die Instrumente eines Wirkungsmanagements zielorientiert zu bewerten. Mit dem Benefits Management und dem Value Contribution Controlling werden zwei holistische Vorgehensweisen vorgestellt, die von der Wirkungsidentifikation bis zur Wirkungsrealisierung reichen. Dabei werden die Vorgehensmodelle und die zum Einsatz kommenden Problemlösungs- und Darstellungstechniken unterschieden. Die beiden Methodiken werden abschließend mittels der Grundsätze ordnungsmäßigen Wirkungsmanagements evaluiert. Eine komplexe Fallstudie dient abschließend zur Veranschaulichung, wie auf Basis des Value-Contribution-Controlling-Ansatzes das Wirkungsmanagementproblem in der betrieblichen Praxis gelöst werden kann.

Das Wirtschaftlichkeitsmanagement von IT-Systemen gehört zu den Kernaufgaben des Managements, die näher zu untersuchen sind, sofern wirtschaftliche Handlungen in Betrieben aus einer erkenntnis- und gestaltungsorientierten Perspektive untersucht werden sollen. Es wurde aus den vorhergehenden Kapiteln deutlich, dass das Wirkungs- und Wirtschaftlichkeitsmanagement von IT-Systemen viele unterschiedliche Themenfelder umfasst und in etablierte Managementfelder noch nicht hinreichend integriert ist. Aus einer problemorientierten Wirtschaftsinformatikperspektive sind denkmögliche Problemanlässe, die ein Wirkungsmanagement erfordern, die Entwicklung von Software, die Auswahlentscheidung für Software, die Einführung von Software, die Dimensionierung der eigenen IT, das Outsourcing von IT-Dienstleistungen, etc. Das Projektmanagement, das Software Engineering und das IT-Management sind dabei von besonderer praktischer Bedeutung bei der Erstellung und Einführung von IT-Artefakten, sodass Integrationsnotwendigkeiten und -möglichkeiten zu diesen zunächst erörtert werden sollen. Das Software Engineering und das Projektmanagement fokussieren zwar die Erfüllung der Zeit-, Budget- und inhaltlichen Anforderungen, vernachlässigen aber die angestrebten Wirkungen und Wertbeiträge der IT-Investition. Die Wirkungen der Informationssysteme werden häufig weder bei der Ex-Ante-Investitionsentscheidung berücksichtigt noch über den gesamten Projektverlauf hinweg überwacht. Das IT-Management umfasst die Aufgaben, die für das Management der IT in einem Unternehmen erforderlich sind. Hierzu werden je nach Autor unterschiedliche Untergliederungen vorgenommen, in denen Wirkungsaspekte allerdings nur unzureichend gewürdigt werden.

Die Ablauforganisation gibt die Verhaltenssicht der → Organisation wieder, d. h. sämtliche für die Aufgabenerfüllung notwendigen → Prozesse repräsentieren die Ablauforganisation. Die Prozesse nehmen eine Ordnung der Aufgaben eines → Unternehmens in eine räumliche und zeitliche Reihenfolge vor. Eine Ablauforganisation ist stets von einer → Aufbauorganisation begleitet.