"Daten in relevantes Wissen für Mandanten verwandeln"

Daten mit KI sicher auswerten, Prozesse automatisieren, Wissen strategisch aufbauen: Wie Steuerkanzleien per Algorithmus der Wandel zum strategischen Partner ihrer Mandanten gelingt, erläutert Bildungsexpertin Sonja Bruns im Gespräch mit Springerprofessional.de.

Springerprofessional.de: Wie können Steuerkanzleien KI-gestützte Tools konkret in ihren Arbeitsalltag integrieren, ohne datenschutzrechtliche Risiken einzugehen? Welche ersten Schritte sind für Einsteiger sinnvoll?

Sonja Bruns: Künstliche Intelligenz (KI) entfaltet ihr Potenzial am besten in kleinen, gut abgesicherten Schritten. Der erste Blick sollte den eigenen Datenflüssen gelten: Wo liegen welche Informationen? Wer hat Zugriff? Und welche davon sind besonders sensibel? Sind diese Grundlagen geklärt, lassen sich sichere Einsatzfelder identifizieren, wie zum Beispiel für Terminorganisation, automatische Textzusammenfassungen oder internes Wissensmanagement. Solche Anwendungen bieten eine risikoarme Spielwiese, um Erfahrungen zu sammeln, bevor die KI mit sensiblen Mandantendaten arbeitet. 

Bitte nennen Sie uns ein paar praktische Methoden, um steuerlich relevante Informationen aus unstrukturierten Datenquellen systematisch zu identifizieren, um für Mandanten daraus Mehrwert zu generieren.

Viele steuerlich relevante Hinweise verstecken sich in E-Mails, PDF-Belegen, Meetingnotizen oder manchmal sogar in Social-Media-Beiträgen. Systematik ist hierbei der entscheidende Schlüssel. Automatische Verschlagwortung ordnet Inhalte nach Themenfeldern, OCR-Technik macht gescannte Dokumente durchsuchbar, Sprachverarbeitungs-Algorithmen erkennen relevante Zahlen, Begriffe und Gesetzesverweise. Ergänzend unterstützen regelbasierte Filter dabei, gezielt steuerlich bedeutsame Passagen zu markieren. Werden diese Daten in ein strukturiertes Archiv überführt, entsteht zunächst ein Informationsfundament, das im besten Fall bereits sauber systematisiert ist. 

Um daraus jedoch belastbare Chancen und Risiken ableiten zu können, braucht es eine Auswertungsebene - entweder in Form fachlicher Analyse durch erfahrene Steuerexpertinnen und -experten oder durch eine KI, die über längere Zeiträume hinweg auf genau solche steuerlichen Zusammenhänge trainiert wurde. Erst dieser Interpretationsschritt verwandelt Daten in praxisrelevantes Wissen für Mandanten.

Wie lässt sich interdisziplinäres Wissen - etwa zu Nachhaltigkeitsberichterstattung oder IT-Compliance - effizient aufbauen und in das bestehende Beratungsportfolio einer Kanzlei integrieren?

Neues Fachwissen lässt sich am besten über klar definierte Verantwortlichkeiten etablieren. Es hat sich ein Themenpatensystem bewährt, bei dem sich einzelne Teammitglieder in ein bestimmtes Fachgebiet vertiefen, sich gezielt fortbilden, ihr Wissen aufbereiten und es mit dem Team teilen. Erweitert wird dieser interne Wissenstransfer durch externe Impulse, wie etwa Fachvorträge oder die Zusammenarbeit mit output-relevanten Partnern wie Fachverbänden, spezialisierten Beratungen oder Praxisnetzwerken. Entscheidend ist, dass neues Know-how unmittelbar in bestehende Leistungen einfließt, zum Beispiel, indem Nachhaltigkeitskennzahlen oder Compliance-Aspekte bei der Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse berücksichtigt werden.

Welche technischen Ansätze eignen sich am besten, um interne und mandantenbezogene Prozesse zu analysieren, zu automatisieren und so die Beratungsrolle vom Deklarierer zum strategischen Partner zu erweitern?

Prozessveränderung beginnt mit Transparenz. Prozesslandkarten schaffen einen vollständigen Überblick, darauf aufbauend liefern spezialisierte Softwarelösungen, die reale Arbeitsabläufe automatisch sichtbar machen und analysieren, eine objektive Datengrundlage. Werden anschließend Routineaufgaben automatisiert, entsteht Zeit für Tätigkeiten mit höherem Mehrwert. Diese frei gewordenen Kapazitäten lassen sich gezielt einsetzen, um Mandanten nicht nur bei Auswertungen und Abschlüssen zu unterstützen, sondern aktiv zu steuern. Das gelingt etwa durch steuerliche Gestaltungsempfehlungen, die Einbindung in Investitionsentscheidungen oder die Begleitung bei komplexen Themen wie Unternehmensnachfolge oder internationalen Strukturen. Eine ergänzende Erfolgskontrolle macht sichtbar, wie sich diese Rolle, beispielsweise über kürzere Durchlaufzeiten, einen sinkenden Anteil reiner Pflichtaufgaben und einen wachsenden Anteil beratungsintensiver Projekte, entwickelt. So wird der Wandel vom Deklarierer zum strategischen Partner messbar und dauerhaft verankert.

Können Steuerberater mithilfe von Tools Frühindikatoren für steuerpolitische Veränderungen erkennen und daraus proaktive Handlungsempfehlungen für Mandanten ableiten?

Ja, die Technik dazu ist längst vorhanden. KI-gestützte Text- und Trendanalysen können Gesetzesentwürfe, Parlamentsdebatten oder Branchenveröffentlichungen in Echtzeit auswerten. Sie erkennen wiederkehrende Schlagworte, geänderte Formulierungen oder auffällige Themenhäufungen, woraus sich Szenarien ableiten lassen, mit denen Mandanten frühzeitig auf mögliche Änderungen, lange bevor neue gesetzliche Regelungen offiziell in Kraft treten, vorbereitet werden. Dabei lohnt es sich, auch Entwürfe zu berücksichtigen, etwa zu Gesetzen oder BMF-Schreiben, die teilweise zumindest angekündigt werden, selbst wenn sie inhaltlich noch nicht vorliegen. Solche Vorabinformationen sind oft ein wertvoller Frühindikator und werden in der Praxis von vielen Fachreferenten gezielt nachgefragt.

Welche Fortbildungsstrategien helfen, das gesamte Kanzleiteam in den digitalen und strategischen Wandel einzubinden, damit nicht nur Einzelpersonen, sondern die gesamte Organisation profitiert?

Veränderung gelingt am nachhaltigsten, wenn Lernen zum festen Bestandteil der Kanzleikultur wird. Praxisnahe Formate, in denen das Team gemeinsam Inhalte neuer Themenfelder erfasst oder auch digitale Werkzeuge testet, nehmen Berührungsängste und fördern Akzeptanz. Neue Kompetenzen lassen sich gezielt in Arbeitsgruppen aufbauen, deren Mitglieder ihr Wissen anschließend strukturiert weitergeben. 

Damit die Fortbildung den Arbeitsalltag nicht unterbricht, sollten zeit- und ortsunabhängige Formate wie Online-Trainings oder On-Demand-Inhalte eingesetzt werden - idealerweise kombiniert mit Teambuilding-Elementen in lockerer Atmosphäre. Rotierende Gruppen verhindern, dass Wissen auf wenige einzelne Personen beschränkt bleibt und stellen sicher, dass ganze Kanzleien auch in neuen Feldern Handlungsempfehlungen aussprechen können. Fortschritte werden sichtbar, wenn beispielsweise der Anteil digital unterstützter Prozesse steigt oder neue Beratungsleistungen in der Kanzlei etabliert werden. Der Wandel wird dadurch zum gemeinsamen Erfolgserlebnis.