Vom Feuerlöscher zum Dirigenten im Mittelstand

Situatives Krisenmanagement oder strategisches Orchestrieren? Dominik Schätzel, Experte für agentische KI bei Sage, erklärt, wie moderne Technologie Operations Manager von der operativen Kleinteiligkeit befreit.

Herr Schätzel, viele Operations Manager fühlen sich wie Feuerlöscher, die von Problem zu Problem hetzen. Erkennen Sie dieses Bild?

Absolut. Wenn wir mit Kunden sprechen, kommt dieses Bild immer wieder auf. Viele Führungskräfte agieren situativ, sind im ständigen Krisenmodus. Man startet in den Tag, das Postfach quillt über, und dann reiht sich Termin an Termin. Der größte Schmerz dabei: Man handelt nur noch nachträglich, man denkt und fühlt nicht mehr strategisch.

Sie sprechen von agentischer KI. Was unterscheidet sie von klassischer KI?

Der entscheidende Unterschied ist: Klassische KI antwortet, agentische KI handelt. Klassische KI braucht einen Prompt von mir – ich frage etwas, sie liefert eine Antwort, eine Analyse, ein Bild. Bei agentischer KI dreht sich das Prinzip um. Sie wartet nicht auf meinen Befehl, sondern kann eigenständig handeln: mehrstufige Workflows ausführen, Tools nutzen, Entscheidungen treffen und Aktionen durchführen. Das ist kein Marketingbegriff, sondern markiert einen fundamentalen Wandel.

Können Sie ein konkretes Beispiel geben?

Ein Agent kann zum Beispiel bemerken, dass Bestände zu niedrig sind, um bestehende Aufträge zu erfüllen – und dann selbstständig entweder den Benutzer informieren oder Bestellvorschläge anlegen. Von einer Auftragsbestätigung ausgehend kann er die Bestände prüfen, Reservierungen durchführen und wenn nötig selbstständig entscheiden, wie Bestände umpriorisiert werden. Er kann mir als Benutzer ein Briefing geben: „Hier sind die Varianten A, B oder C – was möchten Sie tun?"

Traditionell haben Unternehmen eher zurückgeschaut: Was ist passiert? Durch agentische KI schauen wir in die Zukunft. Wir gehen von nachträglichem zu vorausschauendem Handeln – von reactive zu predictive.

Wie verändert sich die Rolle des Operations Managers – und welche Kompetenzen braucht es künftig?

Die operative Kleinteiligkeit fällt weg. Veraltete Dashboards mit manuell gepflegten Daten gehören der Vergangenheit an. Ich muss keine Status-E-Mails mehr versenden, keine Daten mehr zusammensuchen. Stattdessen bekomme ich Echtzeitinformationen von meinen KI-Agenten aus dem ERP. Ich kann mich auf das konzentrieren, was mir als Unternehmenslenker wichtig ist: strategisch steuern.

Was hinzukommt, ist eine Orchestrierungsrolle: Das Zusammenspiel zwischen Menschen und KI-Agenten zu steuern. Ein KI-Agent kann mir proaktiv Entscheidungsgrundlagen aufbereiten – vielleicht sogar bevor ich weiß, dass ich diese Weichenstellung vornehmen muss. Er hilft mir, Risiken und Chancen zu identifizieren.

Welche Kompetenzen werden wichtig? Zum einen agentische KI-Kenntnisse. Systeme nicht zwingend programmieren, aber verstehen, wie sie funktionieren. Zum anderen integratives Problemlösen: Silos abbauen, Systeme verbinden. Und drittens Führung: Vertrauen schaffen, Change Management gestalten. Das wird zentral wichtig sein.

Wie sieht ein neuer Montagmorgen mit agentischer KI aus?

Man startet nicht mehr mit einem Berg ungeklärter Probleme. Die KI hat bereits gehandelt: Routinejobs sind erledigt, Bestände reserviert, Lieferungen eingeplant. Statt Störfällen gibt es Handlungsempfehlungen und Briefings. Der Fokus liegt auf strategischen Weichenstellungen.

Wie hilft agentische KI, Silos zwischen Abteilungen zu überwinden?

Alle Dokumente und Daten sind immer da, wo sie gebraucht werden. Man ist nicht mehr von E-Mails oder Freigaben abhängig. Ein klassisches Beispiel: Einkauf und Verkauf. Im Verkauf will man Aufträge schnell abarbeiten, Lieferdaten halten. Wenn die Abstimmung mit dem Einkauf fehlt, gibt es Schwierigkeiten. Durch agentische KI überwindet man diese Kluft: Agents suchen Daten zusammen, managen Lieferantenkontakte, geben Warnhinweise. Abteilungen arbeiten reibungsloser zusammen.

Wo liegen die Grenzen agentischer KI – was kann sie nicht leisten?

Agentische KI ist kein Allheilmittel. Sie braucht klare Prozesse und strukturierte Daten als Grundlage. Wenn die Datenbasis chaotisch ist, kann auch die beste KI nicht zaubern. Change Management ist entscheidend – Mitarbeiter müssen die Technologie verstehen und akzeptieren, sonst wird sie nicht genutzt.

Und ganz wichtig: Strategische Weichenstellungen bleiben beim Menschen. Die KI optimiert Abläufe, bereitet Optionen auf, gibt Empfehlungen. Aber die Unternehmensvision, die Werte, die großen strategischen Richtungsentscheidungen – das kommt von Ihnen. Agentische Systeme handeln, aber Menschen gestalten. Das muss klar sein.

Über den Experten:
Dominik Schätzel ist Experte für agentische KI und digitale Transformation im Mittelstand bei Sage.

Über Sage:
Sage ist Anbieter von Business-Software mit KI für kleine und mittlere Unternehmen. Mit leistungsstarken Lösungen für Buchhaltung & Finanzen, ERP & Warenwirtschaft, sowie HR & Payroll sorgt Sage dafür, dass Sie jederzeit den vollen Überblick haben – mit verlässlichen Zahlen, automatisierten Prozessen und intelligenter KI-Unterstützung.