Unternehmen belastet in der Krise ein enormer Kostendruck. Daher benötigen sie einen detaillierten Überblick über ihre Zahlen. Doch die Zuordnung von Gemeinkosten erfolgt häufig eher zufällig. Moderne Prozesskostenrechnungansätze schaffen mehr Transparenz.
Die Zuordnung von Gemeinkosten nach Verteilungsschlüsseln führt häufig zu einem ungenauen Ergebnis.
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In der traditionellen Kostenrechnung werden Kosten verursachungsgerecht auf Kostenträger verteilt. Doch in jedem Unternehmen entstehen auch Gemeinkosten, die keinem Kostenträger direkt zugerechnet werden können. Hierzu zählen beispielsweise Energiekosten, Verwaltungsaufwendungen oder auch Ausbildungsvergütungen sein. Doch wie werden diese Kosten in der Kostenrechnung korrekt behandelt?
Gemeinkosten in der Kostenrechnung
Stephan Kress und Stefan Tönnissen stellen in ihrem Beitrag "Process Mining in der Gemeinkosten-Allokation" fest, dass die Verrechnung bisher oft über Zuschlagssätze erfolgt und daher eine verursachungsgerechte Verteilung meist nicht stattfindet. Doch wenn die Kosten auf diese Weise verteilt werden, sogt dies nicht gerade für mehr Klarheit und Transparenz. Ein Verteilungsschlüssel wirke vielmehr wie eine "ungefähre Schätzung" der Kosten.
Inwieweit die Zuordnung tatsächlich der Wirklichkeit entspricht, ist also mehr als fraglich. Hinzu komme, dass der Schlüssel häufig unverändert weitergeführt wird, ohne zu überprüfen, ob eine Änderung vorgenommen werden müsste. Im Ergebnis kann dies dazu führen, dass die Verteilung der Gemeinkosten über die Jahre hinweg kaum mehr realistischen Tatsachen entspricht.
Verursachungsgerechte Zuordnung durch die Prozesskostenrechnung
Wie können Unternehmen hier mehr Klarheit gewinnen? Wulff Plinke und B. Peter Utzig empfehlen als Lösung die Prozesskostenrechnung (Seite 54): "Ihr liegt der Gedanke zugrunde, dass nicht die Produktionsmengen Verursacher von Gemeinkosten sind, sondern die Aktivitäten in den Prozessen". Im Fokus dieses Instruments stehen also Prozesse, die kostenstellenübergreifend ermittelt und bewertet werden.
Ist das die Zukunft für die Erfassung von Gemeinkosten? Die Autoren bemerken, dass die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen dieses Vorgehen dank Big Data und neuen Analysemöglichkeiten, erleichtert. Sie erklären: "Eine verbreitete Technologie im Rahmen der Prozessanalyse, die in der Lage ist, aus einer großen Menge prozessrelevanter Daten neues Wissen für das Geschäftsprozess-Management zu extrahieren, ist dabei das sogenannte Process Mining."
Es handelt sich also um eine Technologie, die Geschäftsprozesse auf der Basis von digitalen Spuren analysiert. Die Autoren zeigen anhand des Beispiels eines mittelständischen Unternehmens wie Process Mining schrittweise eingeführt und in der Folge automatisiert werden kann. So zeigen sie beispielhaft, wie eine zeitbasierte Prozesskostenrechnung auf Basis des Process Minings aussehen könnte.
Mit der neuen Methode können Ist-Bearbeitungsquoten und Plan-Bearbeitungsquoten abgeglichen werden. Kommt es zu großen Abweichungen, stellt sich die Frage, ob der angewandte Verteilungsschlüssel geändert werden sollte. Die Autoren kommen zu dem Ergebnis, dass durch Process Mining gewonnene Daten eine ideale Grundlage für die Prozesskostenrechnung bilden. "Die Digitalisierung transaktionaler Geschäftsprozesse ermöglicht über Ereignisprotokolle eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die es zu erschließen gilt", meinen Kress und Tönnissen.
Sie stellen jedoch auch fest, dass das Controlling hier vor neuen Herausforderungen steht. Denn ob alle Auswertungsmöglichkeiten, die technisch möglich sind, auch sinnvoll sind, ist wiederum eine andere Frage. Der Beitrag von Kress und Tönnissen legt jedoch offen, dass Unternehmen nicht krampfhaft an traditionellen Kostenrechnungsmethoden festhalten sollten, sondern auch hier neue Potenziale durch die Digitalisierung ausschöpfen sollten.
