Öffentliche Ausschreibungen für sicheren Umsatz in Krisenzeiten

So unbeliebt Ausschreibungen in den vergangenen Jahren waren, so wertvoll sind sie, wenn die Wirtschaft lahmt. Was Sie tun können, um auch in der Corona-Krise künftig erfolgreich auf öffentliche Ausschreibungen zu bieten. Ein Gastbeitrag.

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Das deutsche Vergabeaufkommen im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen liegt jährlich bei deutlich über 300 Milliarden Euro (2018: 340 Milliarden Euro) und macht damit fast die Hälfte der vom Ifo-Institut als Worst Case geschätzten wirtschaftlichen Kosten der Corona-Krise in Deutschland aus. Wer es schafft, sich jetzt beispielsweise erfolgreich als Dienstleister für öffentliche Auftraggeber zu positionieren, den trifft die aktuelle Krise zumindest nicht mit voller Wucht.

Informationen und Referenzen aufbereiten

Bei der Teilnahme an einer Ausschreibung müssen Unternehmen neben dem eigentlichen Angebot zumeist auch Unternehmensinformationen einreichen und bestehende Vorerfahrungen belegen. Leider haben sie dazu oft nur sehr wenig Zeit, wenn eine passende Ausschreibung erst einmal auf dem Tisch liegt. Unternehmen sollten daher schon jetzt eine detaillierte Übersicht erstellen, welche Projekterfahrung sie im öffentlichen Umfeld in den vergangenen drei Jahren nachweisen können. Sie sollten sich Gedanken machen, wie sie Lücken schließen können, zum Beispiel durch den Aufbau von Partnerschaften mit Unternehmen, die Referenzen im öffentlichen Umfeld besitzen. Zudem sollten Unternehmen, die an Ausschreibungen teilnehmen wollen, zentrale Informationen zu Unternehmen, Umsätzen und Personalzahlen bereits jetzt vorhalten, wenn sie wissen, dass die Organisation mit Zeitaufwand verbunden ist.

Festlegen von Showstopper-Kriterien

Viele Bieter machen den Fehler, sich aufgrund der fachlichen oder technischen Passung in eine Ausschreibung zu stürzen und wichtige Showstopper erst sehr spät zu prüfen. Sie bemerken dann wenige Tage vor Abgabe, dass sie grundlegende vergaberechtliche Eignungskriterien wie zum Beispiel

• Referenzen, 
• Zertifikate oder 
• zwingende Lösungsanforderungen 

nicht erfüllen. Wenn ein Unternehmen, beispielsweise aus der Automobilindustrie, feststellt, dass seine Spezialteile oder Services für eine öffentliche Ausschreibung geeignet sind, der Auftraggeber aber zwingend Vorerfahrung im öffentlichen Bereich einfordert, dann kann das Unternehmen nur teilnehmen, wenn es diese Vorerfahrung auch besitzt – unabhängig davon, wie gut die Lösung oder der Liefergegenstand fachlich passen würde.

Mit einer Showstopper-Checkliste können Sie bereits zu Beginn jedes Vorgangs schnell prüfen, ob eine Ausschreibung überhaupt weiterverfolgt werden sollte. Teil dieser Liste können auch klassische Biet-Entscheidungsfragen sein, die die Echtheit des Deals oder die eigene Wettbewerbsposition kritisch hinterfragen. Kunden sollten Showstopper-Prüfungen lieber auslagern, als darauf zu verzichten. Hierzu gibt es bei entsprechenden Dienstleistern meist fertige Leistungspakete zum Festpreis.

Sprache und Kultur öffentlicher Ausschreibungen verstehen

Wenn es im Unternehmen niemanden gibt, der Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen hat, empfiehlt sich für den Anfang die Beauftragung eines externen Beraters. Dieser sollte sicherstellen, dass die verkaufstechnischen Argumente an den Stellen zur Geltung kommen, an denen das bietende Unternehmen innerhalb des Vergaberahmens die entsprechenden Punkte erhält, und dass zum Beispiel gut gemeinte Abgrenzungen nicht versehentlich zum Ausschluss führen. Zudem sollte das Beratungshaus bei der professionellen Formulierung von Bieterfragen unterstützen. Mit diesen lassen sich nicht nur sachliche Unschärfen klären, sondern gegebenenfalls auch unliebsame Kriterien im Sinne des Unternehmens beeinflussen.

Vorgehen festlegen

Der Mindestprozess sollte zudem folgende Fragen beantworten:

• Wie stellen Bieter sicher, dass sie einen versehentlichen Ausschluss aufgrund eines Formfehlers vermeiden?
• Wie tragen sie Sorge dafür, dass Vertrieb und Technik das gleiche Verständnis des Angebotsgegenstands besitzen und dass sich dieses Verständnis in den Texten in verständlicher Form wiederfindet? 
• Wie stellen Bieter eine gemeinsame Kommunikations- und Angebotskultur in dem für wenige Wochen zusammengewürfelten Team sicher?

Die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen ist kompliziert und es Bedarf zugegebenermaßen einiger Anlaufinvestitionen, um erfolgreich zu sein. Hat man die entsprechenden Strukturen und Prozesse aber erst einmal aufgesetzt, ist man auch in Krisenzeiten umsatztechnisch ein Stück weit auf der sicheren Seite.

Exklusiv für die Leser von springerprofessional.de gibt es hier eine Ausschreibungs-Checkliste mit zehn Punkten, die Sie kostenfrei und ohne Registrierung herunterladen können.

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