Textformulierung für Sekretärinnen

Sprache dient der Weitergabe von Informationen und im Lateinischen ist Information „etwas mit einer Form versehen“, also: Gestaltgebung. Letztlich ist Information mit „Bildung“ zu übersetzen. Denn: Bildung setzt immer Information voraus und die Qualität der Information ist mitbestimmend für den Grad der Bildung.

Sprache ist die sinnvolle Verbindung von Wörtern zu Sätzen, die das wiederzugeben vermögen, was wir tatsächlich sagen wollen. Darin liegt die Kunst mit Wörtern umzugehen.

In einem „normalen“ Wörterbuch, zum Beispiel im Duden, stehen mindestens 100 000 Wörter und dennoch ist das nur ein geringer Bruchteil aller Wörter, die wir im Deutschen haben. Wie viele gebrauchen wir davon? Erstaunlich wenig: wenn’s ganz hoch kommt, einige tausend. Das ist unser „aktiver Wortschatz“. Tatsächlich kennen wir aber mehr, als wir gebrauchen; vielleicht dreimal soviel. Das ist unser „passiver Wortschatz“.

Von welchen Bedingungen und Regeln ist die Be- und Verarbeitung von Texten abhängig? Der Aufbau und die Zusammenhänge lassen sich am besten an einer Skizze darstellen:

Die Stellung des Wortes bestimmt den Sinn des Satzes. Lässt man in einem Satz einzelne Wörter weg, gibt man neue hinzu, stellt man sie um, wechselt man sie gegen andere aus, so beeinflusst man jedes Mal den Sinn des Satzes — manchmal geringfügig und kaum bemerkbar, manchmal tief eingreifend bis hin zur Sinnverkehrung und zum Unsinn. Wer etwas Sprachgefühl mitbringt, wird es geradezu spannend finden, einen Satz allein durch Änderungen der Wortfolge wie in einem Kaleidoskop zu beobachten:

Wer nichts zu sagen hat, macht viele Worte. Das ist die eine Seite des Problems. Die andere ist nicht weniger bedrückend: Wer etwas zu sagen hat und nicht weiß, wie er sich ausdrücken muss, kann sich weder verständlich machen noch durchsetzen.

Gutes Deutsch setzt voraus, dass wir die Sprache beherrschen. Dazu gehören Rechtschreibung, Grammatik und Stilkunde. Stilkunde aber erschöpft sich nicht in der treffenden Wortwahl, dem Satzaufbau, dem Satzumfang und der sinnvollen Verbindung von Sätzen zu Texten. Zum guten Stil gehören auch

Das papierlose Büro wird seit Jahren geweissagt. Bisher sind für ein solches Büro aber keine Anzeichen zu entdecken. Im Gegenteil: Es werden heute mehr als je zuvor Berge von Papier beschrieben. Die automatische Datenverarbeitung hat diese Entwicklung in hohem Maße begünstigt. Es ist kaum anzunehmen, dass die Menschen in der Lage sind, alle Ergebnisse zu lesen und auszuwerten, die mit Schnelldruckern auf Papier gebannt worden sind.

Eine Nachricht muss nicht unbedingt in Form eines Briefes oder einer Postkarte übermittelt werden. Die Organisation der Textverarbeitung bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, mit denen der Informationsaustausch rationalisiert werden kann.

In diesem Abschnitt werden wir uns nicht nur mit den Schreib- und Anordnungsregeln nach DIN 5008 in ihrer Fassung von 1996 auseinandersetzen, sondern im einzelnen erörtern, wie Anreden und Grußformeln am besten zu formulieren sind und welche Möglichkeiten es gibt Einleitung, Hauptteil und Schluss eines Briefes zweckmäßig zu gestalten.

Dass sich ein Text in Einleitung, Hauptteil und Schluss gliedert, haben wir an anderer Stelle schon erwähnt.

Selbstverständlich ist Textformulierung auch Schriftverkehr und Schriftverkehr Textformulierung. Sie haben allerdings unterschiedliche Zielsetzungen und damit andere Fachinhalte.

Aus jahrelanger Unterrichtserfahrung wissen wir, dass auch wichtige Regeln, die mehr als ein Dutzend Mal besprochen wurden, nicht immer beachtet werden. Deshalb noch einmal:

Infomationen können in verschiedener Form erstellt und aufbewahrt werden, und zwar als Bericht, Manuskriptaufzeichnung, Aktennotizen, Tagebuchaufzeichnungen oder Protokoll im engeren Sinne.

Zur Organisation der Protokollaufnahme gehören die Vorbereitung, die Protokollaufnahme selbst und die Nachbereitung. Um all diese Aufgaben zufriedenstellend zu lösen, müssen Protokollführer oder Protokollführerin, in den meisten Fällen also wohl die Sekretärin, einer ganzen Reihe von Anforderungen genügen.

Ganz allgemein ist es notwendig, dass eine Einladung so zeitig wie nur irgend möglich verschickt wird. Deshalb ist darauf zu achten, dass regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen möglichst stets zur gleichen Zeit stattfinden, zum Beispiel immer in der ersten Juni-Woche oder stets dienstags um 11:00 Uhr. Auf diese Weise festgelegte Termine lassen sich gut planen.