Das Auslagerungsmanagement wird im Finanzbereich infolge der MaRisk-Novelle zur zentralen Steuerungsaufgabe.
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Für die auslagernden Institute stellt sich hier vor allem die Frage, ob und inwieweit beispielsweise bereits bestehende und übergreifend agierende Organisationseinheiten zur Steuerung und Kontrolle von Auslagerungen und Dienstleistern die Anforderung erfüllen.
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) zeigt einmal mehr, dass sie ihren Prinzipien treu bleibt und ihr primärer Fokus unverändert auf dem Risikomanagement liegt. Sie nimmt zahlreiche Anforderungen auf, die sie bereits seit geraumer Zeit empfiehlt und somit von der Bafin "gelebte Realität" sind. Bei der Etablierung eines Zentralen Auslagerungsmanagements (ZAM) handelt es sich um ein Novum aus der neuen MaRisk-Ziffer AT 9 Tz. 11. Das ZAM ist künftig mit Dokumentations-, Überwachungs- und Koordinationspflichten ausgestattet. Hierbei soll es sich um ein übergreifendes Organ handeln, das institutsweit sämtliche Auslagerungsprozesse kontrolliert und überwacht.
Daneben soll die auslagerungsspezifische Dokumentation inklusive sämtlicher Weiterverlagerungen in einem institutsspezifischen Standard formuliert und dessen Einhaltung überwacht werden. Das ZAM soll jährlich einen Bericht für den Vorstand mit Analysen zur Vertragstreue, Qualität und Steuerungsmöglichkeiten für die Aus- und Weiterverlagerung anfertigen. Eine weitere zentrale Aufgabe des ZAM ist die von den zuständigen Fachbereichen durchgeführte Risikoanalyse, um die Auslagerung auf ihre Wesentlichkeit gemäß AT 9 Tz. 2 gruppenweit zu überprüfen und zu koordinieren.
Proportionalitätsprinzip für maßgeschneiderte Lösungen nutzen
Die Bafin stärkt in diesem Zusammenhang dem Proportionalitätsprinzip weiter den Rücken, durch das die einzurichtende Organisationsstruktur angemessen und abhängig vom Umfang der Auslagerung sein muss. So gelingt es der Aufsichtsbehörde, den unterschiedlich komplexen Institutsstrukturen Rechnung zu tragen und nicht mit "Kanonen auf Spatzen schießen zu müssen". Kleinere Institute und Finanzdienstleister können von diesem Vorteil profitieren, da ihr Auslagerungsmanagement wesentlich schlanker und einfacher konzipiert werden kann. Ein Anknüpfungspunkt des Proportionalitätsprinzips sind beispielsweise die zuvor genannten "institutsspezifischen Standards".
Institute mit großen, weitverzweigten und komplexen Geschäftsaktivitäten müssen unter Umständen auch Vorkehrungen treffen, die über die Anforderungen der MaRisk hinausgehen, um die Angemessenheit und Wirksamkeit des Risikomanagements sicherzustellen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass kleine Institute wie Privatbanken keine so weitreichenden Anforderungen erfüllen müssen.
Um ein sinnvolles und angemessenes Auslagerungsmanagement zu evaluieren, ist es unabdingbar,
- jedes Institut mitsamt seinen Organisationsstrukturen genau zu prüfen und
- eine auf diesen Einzelfall maßgeschneiderte Lösung zu erarbeiten.
Für den Bereich der Auslagerung von wesentlichen Tätigkeiten und Aktivitäten bedeutet dies, dass die Institute ihre bisherigen Rollen, Prozesse und Instrumente an die neuen Anforderungen anpassen müssen, um eine Konformität mit der MaRisk herzustellen.
Die einzelnen Anforderungen und Aufgabenfelder des Auslagerungsmanagements verdeutlicht die nachstehende Grafik:
Künftig soll ein Institut die jederzeitige Rückführung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse durch das Vorhalten von Mitarbeitern mit fundierten Kenntnissen und Erfahrungen in einer Retained Organisation ermöglichen können. Das dürfte gerade bei innovativen Systemen oder bezüglich der Know-how-Erhaltung bei Programmiersprachen sehr schwierig werden. Dennoch: Das zu koordinieren wird künftig eine weitere Aufgabe des zentralen Auslagerungsmanagements.