Studie: Papier- und Zeitverschwendung belasten die Büroarbeit

Auszug

Eine aktuelle Umfrage des Marktforschungsinstituts innofact belegt, dass 60 % der Büroarbeiter in Deutschland der Meinung sind, dass nach wie vor zu viel Papier bei der täglichen Arbeit verschwendet wird. Die Studie wurde im Auftrag von Adobe Systems unter 1.033 berufstätigen Frauen und Männern zwischen 18 und 69 Jahren durchgeführt. Darin wurde auch untersucht, was die größten Zeitverschwender und die nervigsten Prozesse bei der Büroarbeit sind und welche Arbeitserleichterungen sich die Berufstätigen zukünftig wünschen. Als lästigster Prozess wird von 27 % der Befragten die Suche nach Papierdokumenten genannt, gefolgt von Abstimmungs- und Korrekturprozessen (17 %) und der Erstellung, Verteilung und Auswertung von Formularen (14 %). 46 % der Umfrageteilnehmer gaben an, dass der größte Zeitverschwender bei ihrer täglichen Arbeit die Archivierung oder Wiederverwendung von Dokumenten sei. 44 % befanden, dass Korrekturen und Abstimmungsschleifen mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Bei der Frage nach den gewünschten Arbeitserleichterungen gaben 65 % der Umfrageteilnehmer an, dass sie sich ein einfacheres Sammeln und Verteilen von Dokumenten wünschen würden. Für 61 % wäre der elektronische Rechnungsversand inklusive digitaler Unterschrift eine große Arbeitserleichterung; 59 % wünschen sich zudem eine einfachere schriftliche Abstimmung von Genehmigungen und Textdokumenten. Zudem befürworten über die Hälfte der Befragten elektronische Personalakten anstelle von Aktenordnern in Papierform, die Ablösung der Unterschriftenmappe und die generelle Einführung der elektronischen Signatur. „Wie die International Data Corporation (IDC) bereits 2012 festgestellt hat, wird weltweit bei der Büroarbeit eine nicht unerhebliche Menge an Zeit vor allem bei dem viel zu aufwendigen Umgang mit Dokumenten verschwendet — vor allem für die Erstellung, Abstimmung und Suche“, so Ulrich Isermeyer von Adobe Systems. „Die so verschwendete Zeit kostet jährlich im Schnitt 14.492 Euro pro Büroarbeiter.“ Außerdem wurde im Rahmen der Studie untersucht, welche die am häufigsten genutzten Programme sind, wie gern diese eingesetzt werden und warum. Neben firmeneigenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen gehören Microsoft Word (79 %), Excel (63 %) und Adobe Acrobat (35 %) zu den am häufigsten verwendeten Programmen. Wie die Ergebnisse zeigen, besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Beliebtheit der Software und der Häufigkeit der Anwendung. So liegt PowerPoint bei den unbeliebtesten Programmen an erster Stelle, wobei nur 17 % der Befragten es regelmäßig nutzen. Word hingegen wird am häufigsten genutzt, doch lediglich 6 % der Befragten nennen Word als das unbeliebteste Programm. Bei der Bewertung der Software ist zu beachten, dass die Anwender das tatsächliche Funktionsspektrum und somit die Möglichkeiten der Arbeitserleichterung bei den von ihnen weniger intensiv eingesetzten Programmen nicht so gut kennen. „Während nahezu 100 % der Berufstätigen den kostenlosen Adobe Reader regelmäßig verwenden, wird Acrobat, das Programm zur PDF-Erstellung, -Verwaltung und -Bearbeitung, nur von gut einem Drittel der Befragten genutzt“, so Isermeyer. „Auf unseren Schulungen stellen wir immer wieder fest, dass der Funktionsumfang von Acrobat vielen Anwendern nicht vollständig bekannt ist.“

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