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2009 | Buch

Der IT Business Case

Kosten erfassen und analysieren Nutzen erkennen und quantifizieren Wirtschaftlichkeit nachweisen und realisieren

verfasst von: Dipl. Inf. Ralph Brugger

Verlag: Springer Berlin Heidelberg

Buchreihe : Xpert.press

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Über dieses Buch

Obwohl sich das Potential der Informationstechnologie in den letzten Ja- zehnten vervielfacht hat und dadurch die Informatik zweifelsfrei an - deutung gewonnen hat, hat sich eines nicht verändert – die Tatsache, dass die Informatik primär als Kostenverursacher wahrgenommen wird. Wenn es um die Kosten geht, hat die Informatik ein angeschlagenes Image. Viele Unternehmenslenker assoziieren Informationstechnologie mit einem - durchsichtigen „Technologie-Schwamm“, der problemlos in der Lage ist, jedes auch noch so hohe Budget zu absorbieren – wobei der Rückfluss in den meisten Fällen ungewiss ist. Die Informatik begegnet diesem Bild, indem sie der Unternehme- führung eine zu eindimensionale Sichtweise vorwirft und auf die qualitativen Aspekte ihrer Arbeit verweist. So ist beispielsweise die Rede von „integrierter Information“, „schnellerer Verfügbarkeit“, „höherer Au- matisierung“, „effizienteren Prozessen“, „größerer Flexibilität“, „stärkerer Integration“, „einheitlicher Architektur“, „erhöhter Transparenz“ und „weniger Medienbrüchen“. Diese Argumentationsstrategie trägt jedoch nicht wirklich dazu bei, die an die Informatik gerichteten Vorwürfe der intransparenten We- generierung zu entkräften. Die qualitativen Merkmale werden von der - schäftsleitung kaum wahrgenommen. Die schwache Akzeptanz von qualitativen Auswirkungen beruht zum einen auf der mangelnden Tra- parenz dieser Eigenschaften. Ein ursächlicher Zusammenhang zwischen den investierten Ressourcen (sowohl in finanzieller, als auch in personeller Hinsicht) und den erzielten Qualitätsmerkmalen ist nur schwer ersichtlich. Noch schwerer nachvollziehbar ist gar der Einfluss von Informatik- Ausgaben auf das Unternehmensresultat. Doch was schlussendlich zählt, ist nun einmal das Geschäftsergebnis – und dieses wird zunächst durch die IT-Kosten geschmälert.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter
1. Einleitung
Die Informationstechnologie ist heute zu einem zentralen Element im Unternehmensgeschehen geworden. Jedes Unternehmen muss hierfür Mittel bereitstellen, um seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, die Position im Markt zu festigen und diese gegenüber den Mitbewerbern auszubauen. Allerdings kann ein Unternehmen nicht unbegrenzt in Informationstechnologie investieren. Durch die Knappheit der Geldmittel sind klare Grenzen vorgegeben und in der Regel wird der Informatik nur ein eng bemessener Budgetrahmen für ihre Investitionen und ihren operationellen Betrieb zugestanden.
Ralph Brugger
2. Business Case – Grundlagen
Ein Business Case ist ein Szenario zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung einer Investition. Auch ein Projekt stellt eine Investition dar und muss deshalb seine Vorteilhaftigkeit gegenüber der Geschäftsleitung unter Beweis stellen. Im Kontext dieses Buches handelt es sich bei den Investitionsvorhaben um „IT-Projekte“. Ein IT-Projekt ist mit Ausgaben verbunden. Um den Mitteleinsatz zu rechtfertigen, muss dem Management aufgezeigt werden, welchen Gegenwert („Return“) es von dem Projekt erwarten kann. Hierzu müssen Annahmen hinsichtlich der voraussichtlichen Kosten des Projektes und der mit seinen Ergebnissen erwarteten Ertragsauswirkungen und Kosteneinsparungen getroffen werden.
Ralph Brugger
3. Business Case – Vorgehen
In der Praxis wird diese Frage oftmals auf zwei Wahlmöglichkeiten reduziert – entweder wird der Business Case intern erarbeitet oder externe Berater werden mit der Erstellung beauftragt. Es sind aber durchaus auch andere Konstellationen denkbar und sinnvoll. Die möglichen Optionen sind:
  • Der Business Case wird intern erstellt
  • Der Business Case wird von externen Beratern erstellt
  • Der Business Case wird gemeinschaftlich erstellt (interne Mitarbeiter und externe Berater bilden ein Team)
  • Der Business Case wird mit Unterstützung des Lieferanten erstellt
Ralph Brugger
4. Primäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren
Was sind die gesamten Projektkosten? Welche weiteren Kosten (zusätzlich zu den Projektkosten) müssen für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt werden? Eine der ersten Fragen, bei der Erstellung eines Business Case, ist die Kostenfrage. Was kostet mich das Projekt bzw. die Investition eigentlich? Wie setzen sich die Projektkosten zusammen? Bei der Beantwortung dieser Fragen gerät man leicht in die Versuchung, den Betrachtungshorizont auf die unmittelbaren Kosten zu reduzieren, die im Zuge der Projektrealisierung anfallen. Doch ist damit die Kostenseite vollständig erfasst? Verkörpert der Finanzbedarf des Projekts bereits alle Unkosten, welche durch die Projektrealisierung festgelegt werden?
Ralph Brugger
5. Sekundäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren
Was sind Kapitalkosten? Wie werden die Kapitalkosten eines Unternehmens ermittelt? Wie fließen die Kapitalkosten in die Berechnung ein? Welchen Einfluss haben die Kapitalkosten auf die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens?
Ralph Brugger
6. Unternehmensrechnungen aus Investitionssicht
Durch die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens werden betriebswirtschaftliche Transaktionen ausgelöst, die zu Auszahlungen und Einzahlungen, Ausgaben und Einnahmen sowie Aufwendungen und Erträgen führen. Diese Begriffspaare werden in der Praxis oftmals synonym verwendet, obwohl sie zu vollkommen verschiedenen Wirkungen in den Unternehmensrechnungen führen. Da sich diese Unterschiede auch in den Wirtschaftlichkeitsberechnungen von IT-Investitionen niederschlagen, sind sie auch für die Erstellung von Business Cases relevant. Die nachfolgenden Ausführungen vermitteln somit eine wichtige Basis für die korrekte Anwendung von Wirtschaftlichkeitsanalysen.
Ralph Brugger
7. Wirtschaftlichkeitsanalyse – Grundlagen
Der Investitionsbegriff basiert, wie viele der heutigen Fachbegriffe, auf einer lateinischen Ursprungsbezeichnung. „Investire“ wird in der wörtlichen Übersetzung mit „einkleiden“ gleichgesetzt. Auch wenn das Einkleiden früher durchaus eine Investition darstellte, hat sich mittlerweile die Semantik des Begriffs gewandelt. Heute spricht man nur dann von einer Investition, wenn bedeutende Geldbeträge zur Disposition stehen – also angelegt werden sollen. Wobei die Art und Weise der „Anlage“ unerheblich ist. Es kann sich um Leistungen, Sachgüter oder Forderungen handeln.
Ralph Brugger
8. Wirtschaftlichkeitsanalyse – Rechenverfahren
Die Renditerechnung ist die einfachste Methodik für Wirtschaftlichkeitsanalysen. Sie wird in der Praxis am häufigsten erwähnt, aber nicht immer richtig zitiert und in vielen Fällen deshalb auch falsch interpretiert. Man liegt sicherlich nicht weit daneben, wenn man behauptet, dass eine Befragung von zwanzig Unternehmen nach ihrem Verständnis von „Return on Investment“ und der Berechnungsweise dieser Kennzahl etwa vierzig verschiedene Antworten ergibt. Vierzig deshalb, weil auch innerhalb der Unternehmen eine Mehrzahl von differierenden und teilweise widersprüchlichen Auslegungen existent sind.
Ralph Brugger
9. Wirtschaftlichkeitsanalyse – Analysemodell
Unter einem Modell versteht man eine abstrahierende Abbildung der Realität. Der Vorteil des Modells besteht prinzipiell darin, dass man an ihm leichter Erkenntnisse sammeln kann als an der Realität selbst. Dazu muss das Modell in seiner Struktur und seinem Vollständigkeitsanspruch dem abgebildeten Gegenstandsbereich so gut wie möglich und so weit wie sinnvoll entsprechen. Aus Business-Case-Sicht, gibt es zwei wesentliche Treiber für eine „Modellierung“ der Entscheidungssituation:
  • Repräsentation: Man will ein tief greifendes Verständnis über einen Realitätsausschnitt erreichen und den Analysegegenstand in all seinen Facetten erfassen, verstehen und übersichtlich abbilden. Dies ermöglicht eine lückenlose Sicht auf den Analysegegenstand.
  • Simulation: Man will das Verhalten des abgebildeten Realitätsausschnitts bei Veränderungen der konstitutiven Elemente möglichst zeitnah simulieren. Man will unmittelbar erkennen können, welche Veränderungen zu welchen Reaktionen führen und was die Auswirkungen und Resultate dieser Reaktionen sind.
Ralph Brugger
10. Datenerhebung und -aufbereitung
Das Ziel eines Business Case ist es, herauszufinden, welche Gelder zu welchem Zeitpunkt infolge einer Investition fließen oder eben nicht fließen werden. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, verwendet man die tatsächlich stattfindenden Geldströme (Cash-Inflows und Cash-Outflows) als primäre Rechnungselemente für die Wirtschaftlichkeitsanalyse. Dadurch umgeht man buchhalterische Wertverzerrungen, die sich durch Zurechnungen, Abgrenzungen oder auch willkürliche Korrekturen ergeben.
Ralph Brugger
11. Datenanalyse und Variantenentwurf
Wirtschaftlichkeitsanalysen erfassen die erwarteten finanziellen Konsequenzen einer anstehenden Investitionsentscheidung. Zur informativen Unterstützung dieser Entscheidung werden im Rahmen der Investitionsrechnung Inputgrößen zu Ergebnisgrößen (Kennzahlen) verdichtet. Der rechnerische Wert einer Kennzahl ergibt sich einerseits aus der ihr zugrunde liegenden Berechnungslogik – dem Algorithmus – und andererseits aus dem verarbeiteten Datenmaterial. Der Informationswert der Kennzahl ist demgemäß abhängig von
  • einem fachmännischen Aufbau des Analysemodells und
  • von der Stichhaltigkeit der Eingabewerte.
Ralph Brugger
12. Umsetzung und Erfolgskontrolle
Wird ein Vorhaben aufgrund eines Business Case von den Entscheidern genehmigt, so ergeben sich daraus Konsequenzen für die Finanzflüsse in einem Unternehmen. Da im Rahmen der Business-Case-Erstellung eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchgeführt wurde, stellen diese Konsequenzen keine unbekannten Größen dar, vielmehr sind die finanziellen Auswirkungen weitgehend transparent.
Ralph Brugger
Backmatter
Metadaten
Titel
Der IT Business Case
verfasst von
Dipl. Inf. Ralph Brugger
Copyright-Jahr
2009
Verlag
Springer Berlin Heidelberg
Electronic ISBN
978-3-540-93858-3
Print ISBN
978-3-540-93857-6
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-540-93858-3