Projektmanagement

Frontmatter

1. Bedeutung des Projektmanagements für Industrie und Behörden

Zusammenfassung

Durch die Einführung eines professionellen Projektmanagements können Geschäftsergebnisse von Firmen und Behörden maßgeblich verbessert und gesichert werden. Wenn ein Projekt technisch oder zeitlich aus dem Ruder läuft, führt das in der Regel zu Kostensteigerungen. Das wiederum schmälert das Ergebnis. Bei einer ROI-Betrachtung wird das besonders deutlich, denn folgende Faktoren beeinflussen das ROI-Ergebnis: der erwartete Gewinn, die geplanten Betriebskosten und die Projektkosten. Es ist Aufgabe der Projektleitung, unter Einhaltung von Terminen und Kosten das Projektziel zu erreichen.

Bernd-J. Madauss

2. Begriffsdefinition Projekt und Programm

Zusammenfassung

Projekte sind Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind und wegen ihres interdisziplinären Querschnittcharakters eine vorübergehende organisatorische Veränderung und damit verbunden auch eine Neufestlegung der Aufgabenbereiche im Betrieb bewirken können; kurz: bei den Begriffen Programm oder Projekt handelt es sich um außergewöhnliche Vorhaben.

Projekte sind Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind und wegen ihres interdisziplinären Querschnittcharakters eine vorübergehende organisatorische Veränderung und damit verbunden auch eine Neufestlegung der Aufgabenbereiche im Betrieb bewirken können [1]; kurz: bei den Begriffen Programm oder Projekt handelt es sich um außergewöhnliche Vorhaben.

Bernd-J. Madauss

3. Krisen bei der Projektabwicklung

Zusammenfassung

Aus Fehlern sollte man lernen und sie möglichst nicht wiederholen. Das setzt voraus, dass man gemachte Fehler als solche erkennt, dokumentiert, bewertet und Wege findet, die Erkenntnisse den zukünftigen Projektmitarbeitern, und vor allem den Entscheidungsträgern, an die Hand zu geben. Das wird aber oft versäumt. Man begründet das Versäumnis meistens mit „knapper Zeit“ und „einem fehlenden Budget“. Viel Know-how geht dadurch verloren und der Kreislauf beginnt erneut – gemachte Fehler wiederholen sich. Es ist wichtig, dass Unternehmen es sich zur Pflicht machen nach dem Abschluss eines Projektes zu überprüfen, was gut und was nicht so gut verlaufen ist. Als eine weitere Maßnahme sollten Projektleiter bereits während der Projektdurchführung in regelmäßigen Abständen über den Projektstand, Probleme und lesson learned berichten.

Bernd-J. Madauss

4. Lebenszyklus eines Projektes

Zusammenfassung

Projekte laufen in einzelnen Phasen ab, die logisch aufeinander abgestimmt sein müssen. Am Anfang steht die Zielvorgabe und am Ende des Lebenslaufs das Ergebnis bzw. Produkt. Zur Vorbeugung von Problemen ist es wichtig, dass die Regeln eines vernünftigen Ablaufs eingehalten werden. Dabei spielen auch gerade die Frühphasen eine große Rolle, da in ihnen die Pläne zur Realisierung erstellt werden. Fehler, die in den Frühphasen gemacht werden, haben oft große Auswirkungen auf die teuren Folgephasen. Der in Phasen gegliederte Lebenszyklus ist die Grundlage für die Ermittlung der Lebenszykluskosten (LZK).

Bernd-J. Madauss

5. Grundsätze der Projektorganisation

Zusammenfassung

Der Projekterfolg hängt ganz wesentlich von den getroffenen organisatorischen Maßnahmen ab. Dazu gehören die Organisationsstruktur, die personelle Besetzung und das Mandat der Projektleitung. Folgender Grundsatz sollte dabei beachtet werden: Der Projektleiter ist für die Projektdurchführung verantwortlich, muss aber mit entsprechenden Vollmachten ausgestattet sein. Das gilt auch für Kooperationsprojekte im In- und Ausland.

Bernd-J. Madauss

6. Projektmanagement- Planung

Zusammenfassung

Es ist ein Irrtum anzunehmen, gutes Management stellt sich von allein oder durch einen glücklichen Zufall ein. Managementabläufe müssen gründlich geplant und implementiert werden.

Bernd-J. Madauss

7. Systemtechnik im Projekt

Zusammenfassung

Systemtechnik und Projektmanagement sind eng miteinander verbunden. Die gewählte Systemarchitektur ist ein entscheidender Faktor für die Entwicklung und Herstellung technisch und wirtschaftlich optimaler Systeme, um im globalen Wettbewerb erfolgreich bestehen zu können.

Bernd-J. Madauss

8. Qualitätssicherung im Projekt

Zusammenfassung

Neben der Funktionalität ist die Qualität ein weiteres Hauptmerkmal eines Produktes oder Systems, denn die Qualität ist auch als wirtschaftlicher Faktor zu sehen. „It’s not enough that we do our best, sometimes we have to do what’s required“, Sir Winston Churchill (1874–1965).

Bernd-J. Madauss

9. Projektplanung und -überwachung

Zusammenfassung

Projektplanung und -überwachung (Project Planning and Control) ist ein Zentralthema des Projektmanagements und von großer Bedeutung für den technisch-wirtschaftlichen Erfolg. Es handelt sich dabei um die effiziente Steuerung der technischen und finanziellen Aspekte eines Projektes, die von Anfang an in enger Zusammenarbeit geplant und überwacht werden müssen, denn für sich allein betrachtet sind die Ergebnisse meist unvollständig. Ziel ist es, dass die versprochene technische Leistung im vorgegebenen Finanzrahmen erbracht wird und der Auftraggeber (Kunde, Firmenleitung, Stakeholder, etc.) damit zufrieden ist.

Bernd-J. Madauss

10. Kostenmanagement

Zusammenfassung

Nach dem bekannten Motto „No Money no Honey“ müssen zu Beginn eines Projektes neben der Zielsetzung und Planung zunächst die Verfügbarkeit von adäquaten Ressourcen und finanziellen Mitteln gesichert sein. Unternehmen müssen zu Projektbeginn untersuchen, ob sie über qualifiziertes Fachpersonal, die notwendigen Anlagen und über entsprechende Eigenmittel verfügen bzw. diese beschaffen können. Um Engpässe zu überwinden, werden Projekte deshalb oft in Kooperationen und/oder mit Partnern durchgeführt. Neben der Bereitstellung eines Kostenbudgets ist ein effizientes Kostenmanagement, in dessen Zentrum die Kostenermittlung steht, eine wichtige Voraussetzung.

Bernd-J. Madauss

11. Informationsmanagement im Projekt

Zusammenfassung

Informationen sind ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. „Projektleiter benutzen viele Kommunikationswege, informelle Gespräche (face-to-face), Email, Telefonate, Besprechungen und Workshops.“ [Barker 2000]. Informationsaustausch im Projekt ist das „Salz in der Suppe“. Das Ausbleiben von Kommunikation führt unweigerlich zu Projektproblemen. Eine Hauptverantwortung des ernannten Projektleiters, ist dafür zu sorgen, dass der erforderliche Informationsfluss zwischen den Beteiligten kontinuierlich in Gang gehalten wird.

Bernd-J. Madauss

12. Dokumentations- und Konfigurationsmanagement im Projekt

Zusammenfassung

Die Dokumentations- und Konfigurationsüberwachung ist ein fester Bestandteil des Projektmanagements. Die Entwicklungsergebnisse und der jeweilige Konfigurationsstatus sind während der Projektphasen von Anfang an durch die Projektleitung zu dokumentieren.

Bernd-J. Madauss

13. Vertragsmanagement im Projekt

Zusammenfassung

Bei Kundenprojekten wird die Zusammenarbeit zwischen den Partnern in der Regel vertraglich geregelt. Projektverträge sollen die zwischen dem Auftraggeber (Kunden) und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen über den Liefer- und Leistungsumfang, Termine und Zahlungsmodalitäten festschreiben.

Bernd-J. Madauss

14. Wettbewerb und Angebotserstellung

Zusammenfassung

Unternehmen befinden sich heute mehr denn je im globalen Wettbewerb. Um überleben zu können, muss die Wettbewerbsfähigkeit erhalten und nach Möglichkeit gesteigert werden. Dazu gehören die Entwicklung und Vermarktung neuer marktgerechter Produkte. Projektangebote sind ein wirkungsvolles Instrument, um das zu erreichen.

Bernd-J. Madauss

15. Projektpersonal

Zusammenfassung

Projektmanagement ist in erster Linie eine Führungsaufgabe, denn ohne Führung schlingert ein Projekt wie ein Schiff ohne Kapitän. Deshalb setzt die erfolgreiche Projektdurchführung eine professionelle Projektführung voraus. Der Projektleiter muss die Methoden der Projektsteuerung in der Theorie und in der Praxis beherrschen. Darüber hinaus sollte er über die Qualifikation zur Mitarbeiterführung verfügen. Für Projektmitarbeiter ist eine entsprechende Vorbereitung, Schulung und Motivation erforderlich.

Bernd-J. Madauss

16. Internationales Projektmanagement

Zusammenfassung

Für die erfolgreiche Abwicklung internationaler Projektvorhaben ist es erforderlich, dass ein in der Praxis erprobtes Projektmanagement zur Anwendung kommt. Projektleiter von internationalen Projekten sollten nach Möglichkeit Erfahrungen bei der Durchführung von nationalen Projekten gesammelt haben. Darüber hinaus müssen sie sich auf kulturelle Besonderheiten einstellen.

Bernd-J. Madauss

17. Projektmanagement – Implementation im Betrieb

Zusammenfassung

Die Einführung von Projektmanagement in einem Unternehmen stellt in der Regel einen Wandel der Unternehmenskultur dar. Es setzt einen längeren Prozess der Organisationsentwicklung voraus, bei dem es vor allem um Schulung und Überzeugung der Beteiligten geht.

Bernd-J. Madauss

18. IT-Unterstützung in Projekten: Projektmanagement-Software

Zusammenfassung

Projektmanagement funktioniert prinzipiell auch ohne IT-Unterstützung. Es wäre aber nicht effizient. Im Zeitalter der Globalisierung kommt es darauf an, dass Projekte unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten geleitet werden, damit sie wettbewerbsfähig sind, und mithilfe der passenden Software ist das am besten möglich. Wichtig ist aber, dass man einerseits die passende und andererseits das richtige Maß an PM Software einsetzt. Mit den Ausführungen dieses Kapitels wird versucht, dem Leser eine entsprechende Hilfestellung bei der Beschaffung von PM-Software zu geben.

Bernd-J. Madauss

19. Risikomanagement im Projekt

Zusammenfassung

Projekte ohne Risiko gibt es nicht, denn ein typisches Projektmerkmal ist Innovation, und das zieht Risiken nach sich. Projektmanager müssen sich deshalb auch immer als Risikomanager verstehen. Das bedeutet, dass Projektmanager und ihre Teams dafür zuständig sind, Risiken und ihre Auswirkungen auf das Projekt rechtzeitig zu erkennen. Im nächsten Schritt sind effiziente Maßnahmen zur Minimierung oder Eliminierung einzuleiten.

Bernd-J. Madauss

20. Projektmanagement im globalen Umfeld

Zusammenfassung

Immer mehr Projekte werden im einundzwanzigsten Jahrhundert im globalen Umfeld durchgeführt. Das hat mit der Globalisierung der Märkte und der weltweiten Zusammenarbeit von Behörden und Unternehmen zu tun. Eine Folgeerscheinung ist der Anstieg von globalen Beschaffungsmaßnahmen und Projektkooperationen. Die internationalen Projektpartner müssen deshalb enger zusammenrücken und ihre unterschiedlichen Erfahrungen im Interesse einer effizienten Projektabwicklung austauschen. Das setzt Verständnis füreinander und eine offene Kommunikation voraus.

Bernd-J. Madauss

21. Competition in a Global Environment

Zusammenfassung

Wettbewerb ist eine tragende Säule der Wirtschaft, denn er spornt die Betroffenen, wie im Sport, zur Erbringung von Bestleistungen an. Technologische Spitzenleistungen haben einerseits in vielen Ländern zur Verbesserung der Lebensbedingungen geführt aber leider auch zu negativen Auswirkungen, z. B. zu kriegerischen Auseinandersetzungen. Der industrielle Wettbewerb einzelner Länder hat sich in den zurückliegenden Dekaden zum globalen Wettbewerb entwickelt. Deutsche Firmen konkurrieren mit ihren europäischen Nachbarn aber auch mit Firmen anderer Kontinente.

Bernd-J. Madauss

22. Standardized Project Management Plan (PMP)

Zusammenfassung

Bei der Durchführung von Projekten handelt es sich in den meisten Fällen um eine komplexe und äußerst vielseitige Aufgabe, bei der es nicht nur um die methodisch richtige Vorgehensweise, sondern auch um den Umgang mit Kunden, Vorgesetzten, Unterauftragnehmer, Lieferanten und Mitarbeitern geht.

Bernd-J. Madauss

23. Managementkonzept eines Anlagenprojektes

Zusammenfassung

Die Realisierung eines komplexen Anlagenprojektes setzt den Einsatz wirkungsvoller und erprobter Managementverfahren voraus. Das vorliegende Dokument beschreibt ein Managementkonzept für ein Großprojekt, das auf der Basis von in der Praxis erprobten Managementmethoden und -verfahren für Großprojekte erstellt wurde. Es werden nachfolgend besonders wichtige Projektmanagement-Schwerpunkte beschrieben.

Bernd-J. Madauss

24. Praxisbeispiel Kostenschätzmodell

Zusammenfassung

Bereits zu Beginn eines Projektes möchte der Initiator (Kunde, Sponsor oder Stakeholder) in der Regel gerne wissen, auf welches finanzielle Risiko er sich einlässt. Ist man bereits im Frühstadium eines Projektes in der Lage, eine seriöse Kostenschätzung zu erstellen? Das ist eine schwierige Aufgabe und ohne Hilfsmittel nur schwer lösbar. Oft greifen die Verantwortlichen deshalb auf eher unzuverlässige Daten zurück. Das ist nicht verwunderlich, denn man hat ja zum Projektbeginn noch keine Projektstruktur oder Planung erstellen können. Deshalb tappt man oft im Dunklen, und das nicht nur am Projektanfang, sondern auch während des Projektverlaufs.

Bernd-J. Madauss

25. Projektmanagement – Trainingskonzept

Zusammenfassung

In Übereinstimmung mit Kap. 15 wurde vom Autor das Modell eines Fortbildungsplans für Projektmanagement entwickelt, dessen Aufbau hier wiedergegeben ist. Eshandelt sich um einen mehrwöchige Fortbildungskurs für Projektmanagement (PM), der einen theoretischen und praktischen Exkursionsteil beinhaltet, und in einzelnen Stufen durchgeführt werden kann [1].

Bernd-J. Madauss

26. Project Management Training

Zusammenfassung

Die Effizienz des Projektmanagements hängt ganz wesentlich von zwei Aspekten ab: den zur Verfügung stehenden Methoden und Tools sowie von der Qualifikation des Projektpersonals. Die verfügbaren Methoden des Projektmanagements (PM) und Tools sind weitgehend voll ausgereift und in den vorangegangenen Abschnitten des Buches ausführlich beschrieben. Kap. 27 enthält hierzu eine „Statuszusammenfassung 2020“, gefolgt von einer Betrachtung zukünftiger PM-Anforderungen. Die erforderliche Qualifikation kann man durch Schulung und/oder Praxis erwerben. Am besten ist es aber, wenn das zukünftige Projektpersonal (Projektleiter und sein Team) zunächst gründlich geschult wird, bevor es den Weg in die Praxis antritt.

Bernd-J. Madauss

27. Projektmanagement Outlook 2020

Zusammenfassung

Zu Beginn des neuen Jahrzehnts ist Projektmanagement (PM) für viele Unternehmen, Behörden und Institutionen bereits ein fester Bestandteil des Managements. Die PM-Einführung resultiert aus der betriebswirtschaftlichen Notwendigkeit, Projektaufgaben unter Berücksichtigung aller inhaltlichen, terminlichen und finanziellen Vorgaben ergebnisoptimal abzuwickeln. Der PM-Integrationsprozess in einer Firma setzt eine Organisationsentwicklung und die Einbindung aller betroffenen Organisationseinheiten voraus; s. a. Abschn. 5.​2.​2. Projektmanagement ist eine sehr vielseitige Aufgabe, die im Prinzip mit der Geschäftsführung eines Unternehmens verglichen werden kann, denn es geht im Grundsatz ja darum, Projekte, ähnlich wie ein Unternehmen, im Rahmen vorgegebener Zielvorgaben, Termin- und Kostengrenzen abzuwickeln. Die organisatorische Eingliederung ist eine schwierig zu realisierende Hürde, bei der die Aufgaben- und Kompetenzverteilung zwischen den Projekt- und Fachabteilungen klar geregelt werden muss. In weiteren Schritten sind dann die geänderten Prozessabläufe zu optimieren und erprobte PM-Prozeduren einzuführen. Hands-on-training ist als begleitende Maßnahme unabdingbar.

Ein herausragender Aspekt ist in diesem Zusammenhang das Thema „Kommunikation“. Für eine effiziente Zusammenarbeit im Projektteam und als Grundlage für Entscheidungsprozesse ist die reibungslose Kommunikation eine wichtige Voraussetzung. Es ist nicht damit getan, dass die Mitarbeiter im Besitz möglichst vieler Tools, wie z. B. Mobiltelefone, Laptops, etc. sind, sondern dass sie sicherstellen, dass alle wesentlichen Informationen mit entsprechenden Tools strukturiert und verständlich gezielt an die richtigen Empfänger und Entscheidungsträger weitergegeben werden. Das klingt zwar trivial, aber in der Praxis kommt es auf Grund von zu viel unstrukturierter Information einerseits oft zum Informationsstau und andererseits wegen fehlender Berichtstrukturen zu einem gravierenden Informationsdefizit.

In den folgenden Abschnitten wird in einem kurzen Rückblick auf die PM-Entwicklungsgeschichte eingegangen, gefolgt von einer Bestandsaufnahme (Inventur) der aktuellen Situation, wie sie sich in 2020 darstellt. Im Anschluss daran erfolgt der Versuch, ein möglichst realistisches Zukunftsbild (Outlook) zu beschreiben.

Bernd-J. Madauss

28. Verwendete Begriffe

Zusammenfassung

Missverständnisse beruhen häufig auf Unklarheiten. Insbesondere bei der mündlichen Weitergabe von Informationen kann es wie bei der „Stillen Post“ (bzw. Flüsterpost) zur Verfälschung von Nachrichten kommen. Bei Besprechungen kommt es leicht zum Informationsverlust, wenn die betroffenen Personen undeutlich sprechen oder flüstern. Ferner kann auch die Verwendung von Fremdsprachen und von Begriffen, die unterschiedlich interpretiert werden können, zu Missverständnissen führen. Deshalb empfiehlt es sich insbesondere bei komplexen internationalen Projekten, wichtige Begriffe eindeutig zu definieren. In diesem Kapitel sind oft verwendete Begriffe des Projektmanagements wiedergegeben. Im ersten Teil mit Begriffserklärungen in deutscher und im zweiten Teil in englischer Sprache.

Bernd-J. Madauss

Backmatter