"Für Unternehmen lohnen Gehaltsextras in mehrfacher Hinsicht"

Im Gespräch mit springerprofessinal.de erklärt Steuerexperte Christoph Juhn, welche steuerlichen Vorteile Sachbezüge im Vergleich zu Gehaltserhöhungen bieten und wie Unternehmen diese gezielt zur Mitarbeiterbindung und -motivation nutzen können.

Springerprofessional.de: Welche steuerlichen Vorteile bieten Sachbezüge im Vergleich zu Gehaltserhöhungen, und wie können Unternehmen diese gezielt zur Mitarbeiterbindung oder -motivation nutzen? 

Christoph Juhn: Sachbezüge wie Prepaid-Kreditkarten, Smartphones, Kita- oder Gesundheitszuschüsse können sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber vorteilhaft sein. Gegenüber einer klassischen Gehaltserhöhung fallen für Beschäftigte in der Regel keine oder nur geringe Steuern an, sodass sie den vollen Wert ohne Abzüge durch Lohnsteuer oder Sozialabgaben genießen können. Auch für Unternehmen lohnen sich solche Gehaltsextras in mehrfacher Hinsicht. Zum einen empfinden Mitarbeiter, die regelmäßig Geschenke erhalten, dies als wertschätzend, und zum anderen kann die damit verbundene Abgabenlast als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden - vorausgesetzt, die Geschenke bewegen sich in einem gesetzlich vorgegebenen Rahmen. So bleibt beispielsweise der Einsatz von Gutscheinen oder Prepaid-Karten, die monatlich mit bis zu 50 Euro als Sachbezug gewährt werden, steuerfrei.

2020 hat die Finanzverwaltung die Unterscheidung zwischen Sachbezügen und Geldleistungen verschärft. Welche Grenzen setzt dies für Unternehmen? 

Seit 2020 existieren gesetzliche Einschränkungen für Gutscheine und Geldkarten. Ein steuerfreier Sachbezug liegt nur dann vor, wenn diese ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen. Unternehmen müssen daher genau prüfen, dass sich beispielsweise Geldkarten nicht wie Bargeld verwenden lassen. Gewähren Betriebe ihren Mitarbeitern Tankzuschüsse oder Kostenerstattungen, sind solche Leistungen nicht mehr steuerbefreit und unterliegen dem regulären Lohnsteuerabzug. Gleichzeitig erhöht sich der administrative Aufwand, da Unternehmen genau Buch führen müssen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachzuweisen.

Welche Extras bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern am häufigsten an und welche steuerlichen Vor- und Nachteile sind dabei zu beachten?

Von Dienstwagen und Job-Tickets bis hin zu Zuschüssen zur Altersvorsorge oder Lunchgutscheinen bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern zahlreiche Extras. Ein Klassiker unter den Extras bleibt dabei nach wie vor der Dienstwagen. In der Regel zahlt der Arbeitgeber hier die meisten Kosten, oft sogar für den privaten Spritverbrauch oder für Reparaturen. Allerdings geht das nicht steuerfrei. Nutzen Angestellte ihren Dienst-Pkw auch privat, ist der entsprechende Nutzungswert als Arbeitslohn zu versteuern. Wie hoch der Anteil des Finanzamts ist, lässt sich entweder durch ein Fahrtenbuch oder nach der sogenannten Ein-Prozent-Regel ermitteln.

Bei Letzterer wird pauschal ein Prozent des Fahrzeuglistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung pro Monat als Arbeitslohn angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steigt der Betrag um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Bei doppelter Haushaltsführung kommen noch einmal 0,002 Prozent pro Heimfahrt und Entfernungskilometer hinzu. Wer also einen 30.000 Euro teuren Dienstwagen 30 Kilometer zur Arbeit fährt, muss monatlich 270 Euro (30.000 Euro x 30 Kilometer x 0,03 Prozent) zusätzlich versteuern.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit zum Beispiel Gutscheine oder Geldkarten als steuerfreie Sachbezüge gelten, und welche Fallstricke gilt es dabei zu beachten? 

Damit Gutscheine oder Geldkarten als steuerfreie Sachbezüge gelten, müssen sie zweckgebunden und nicht als allgemeines Zahlungsmittel nutzbar sein. Sie dürfen also nicht wie Bargeld eingesetzt werden, sondern müssen auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen beschränkt sein wie ein Tankgutschein, den es bei einer bestimmten Tankstelle einzulösen gilt. Der Freibetrag liegt seit 2022 bei 50 Euro pro Monat.

Manche Arbeitgeber sehen steuerfreie Zuschüsse zur Kinderbetreuung vor. Wie lassen sich diese optimal gestalten und welche spezifischen Regelungen gelten dabei für kurzfristige Betreuungsleistungen?

Bezuschussen Unternehmen Kosten für Tagesmütter, Kita oder Kindergarten, geht das unter Umständen sogar steuerfrei und ohne Obergrenze. Voraussetzung ist, dass das Kind noch nicht zur Schule geht und es in einer geeigneten Einrichtung, zum Beispiel einem Kindergarten in der Nachbarschaft, betreut wird. Außerdem muss der Zuschuss zusätzlich zum normalen Gehalt gezahlt werden und ein Nachweis für die Verwendung des Geldes vorliegen. Das gilt auch, wenn die Betreuungsleistung kurzfristig oder nicht regelmäßig in Anspruch genommen wird - etwa bei plötzlichen Veränderungen im Arbeitsplan der Eltern.

Wie stellen Betriebe sicher, dass die gewährten geldwerten Vorteile korrekt dokumentiert werden, um steuerliche Risiken zu vermeiden?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gewährten geldwerten Vorteile korrekt dokumentiert werden, um steuerliche Risiken zu vermeiden. Dazu gehört die lückenlose Aufzeichnung von Belegen und Nachweisen, etwa durch Abrechnungen, Gutscheine oder Quittungen. Besonders wichtig ist, dass der Verwendungszweck der Sachbezüge klar definiert ist und keine zweckfreie Bargeldgewährung erfolgt. Eine regelmäßige Überprüfung der Sachbezüge durch die interne Revision oder Steuerberater kann helfen, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt sind.