Auch die Kommunikation mit Behörden wird digitalisiert: Unternehmen müssen sich mit Ihren Pflichten auseinandersetzen.
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Die Lohnbuchhaltung muss 2017 mit hohem bürokratischen Aufwand rechnen. So müssen im Hinblick auf die Gesetzliche Unfallversicherung bis 16. Februar 2017 Verpflichtungen zur Datenübermittlung erfüllt sein. Was kommt auf Unternehmen zu? Der Beitrag zur Unfallversicherung wird auf Basis des Lohnnachweises berechnet. Die Übermittlung an den Unfallversicherungsträger erfolgte bisher mithilfe von Formularen oder online über das so genannte Extranet.
Doppelte Datenübermittlung 2017 und 2018
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) weist nun darauf hin, dass 2017 Unternehmen erstmalig den Lohnnachweis elektronisch übermitteln müssen. Hier kann vor allem die Entgeltabrechnungssoftware hilfreich sein, die in vielen Lohnbuchhaltungen eingesetzt wird. Doch damit ist es noch nicht getan. In einer Übergangszeit von zwei Jahren – also für die Beitragsjahre 2016 und 2017 – müssen Arbeitgeber zusätzlich den Lohnnachweis nach dem alten Verfahren, also in Papierform oder per Extranet, übermitteln. Ab 1. Januar 2019 erfolgt die Übermittlung ausschließlich digital.
Doch warum haben Unternehmen überhaupt diese Verpflichtungen? Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter schützen. So beschreiben die Springer-Autoren Professor Dr. jur. Andreas Wien und Normen Franzke in ihrem Buchkapitel "Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis" (Seite 84): "Es bestehen verschiedene Pflichten für den Arbeitgeber, die speziell dem Schutz des Lebens und der Gesundheit des Arbeitnehmers, dessen Persönlichkeitsrechten und dessen in das Unternehmen eingebrachten Sachen dienen."
Arbeitgeber sind pflichtversichert
So sind alle Arbeitnehmer beispielsweise abgesichert gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten. Der Arbeitgeber ist pflichtversichert in der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Springer-Autoren Prof. Dr. Jana Brauweiler, Markus Will und Anke Zenker-Hoffmann erklären in ihrem Buchkapitel "Autonomes Recht der Unfallversicherungsträger" (Seite 39):
Unternehmen, Organisationen und Einrichtungen sind Pflichtmitglieder der gesetzlichen Unfallversicherung. Ihre Angehörigen (Unternehmer, Arbeitnehmer, Kinder, Schüler und Studierende) sind dadurch während ihres Aufenthaltes dort und auf den Wegen dahin, gegen Unfälle versichert.
Damit Unternehmen als Arbeitgeber sämtlichen bürokratischen Verpflichtungen nachkommen, muss also das Konzept des neuen elektronischen Lohnnachweises umgesetzt werden. Wer dies noch nicht getan hat, sollte nun schnell aktiv werden, der 16. Februar 2017 rückt immer näher.