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22.08.2013 | Management + Führung | Im Fokus | Onlineartikel

Wie Sie im Job produktiver werden

2:30 Min. Lesedauer

Wie soll ich das alles schaffen? Immer mehr Manager fühlen sich am Arbeitsplatz gestresst. Springer-Autor und Referent Zach Davis gibt Tipps für die persönliche Produktivitätssteigerung. Teil 1: Vom Adlerauge bis zur wichtigsten Stunde.

Übersicht mit Adlerauge. Wie oft verliert man in der Hektik des Alltags den Überblick? Das passiert jedem, der Verantwortung für viele Bereiche trägt. Wer es jedoch schafft, die jeweilige Situation und sein eigenes Handeln aus der Perspektive eines Adlers heraus zu betrachten, gewinnt Weitsicht und somit an Effektivität. Banale Fragen wie „Wohin will ich gerade?“ und „Wie kann ich schlau arbeiten?“ können eine simple Abkürzung bedeuten.

Posteritäten. Wenn man sich auf seine Prioritäten, also besonders wichtige Aktivitäten konzentrieren soll, dann muss die Zeit hierfür auch irgendwo herkommen. Sie brauchen also auch „Posteritäten“, also ein Aufschieben von weniger wichtigen Aktivitäten. Wenn das Öffnen der Post nicht wichtig ist, dann schieben Sie es ein paar Tage auf und öffnen diese etwa nur einmal pro Woche in einem Arbeitsgang. Das schafft wiederum Freiräume für das Wichtige.

Anrecht auf Ihre Zeitverwendung. Ein Recht auf Ihre Zeit haben nur Sie selbst. So simpel dies klingt – die meisten Menschen lassen sich in Bezug auf ihre eigene Zeitverwendung von anderen Personen steuern. Natürlich macht es innerhalb vernünftiger Grenzen Sinn, für Kunden, Kollegen und andere Geschäftspartner erreichbar zu sein. Machen Sie sich dennoch klar, dass andere Menschen kein Recht auf Ihre Zeit haben, nur weil diese Ihnen eine Email geschickt oder bei Ihnen angerufen haben.

SMMS - Stunde mit mir selbst

Rüstzeiten vermeiden. In der maschinellen Produktion ist längst bekannt, dass der Wechsel von einer Tätigkeitsart zu einer anderen einen Zeitverlust bedeutet. Welche Schlussfolgerung bedeutet dies für das eigene Zeitmanagement? Versuchen Sie so gut wie möglich und sinnvoll, gleichartige Tätigkeiten zusammen zu fassen. Wie oft passiert es, dass man fast im Minutentakt von einer Tätigkeit zu einer völlig anderen Aufgabenstellung springt?

Nach dem Anfassen sofort entscheiden. Vielfach geht Zeit verloren, weil Schriftstücke wie die Eingangspost, Memos, Protokolle usw. mehrfach in die Hand genommen werden – nur weil man beim ersten Durchgang keine eindeutige Entscheidung getroffen hat und sich deshalb erneut damit befassen muss. Versuchen Sie, Schriftstücke nur einmal anzufassen und sich für eines der drei „A“-Varianten zu entscheiden: Aktivität, Abfall oder Abheften.

Die wichtigste Stunde der Woche. Sie kennen folgende Situation garantiert: Sie wollen eine Aktivität konzentriert erledigen und werden ständig unterbrochen: Mal von Kollegen, mal von Kunden oder anderen Menschen. Jemand steht vor der Tür oder ruft an. Machen Sie die SMMS (Stunde mit mir selbst) zu einem der wichtigsten Termine der Woche. Dies ist ein unterbrechungsfreier (!) Termin wie jeder andere Termin auch - nur ohne Gast. Nutzen Sie diese Zeit beispielsweise für wichtige Planungsaktivitäten.

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