Mediengestützte Behördenkommunikation

Im neuen Jahrtausend werden sich Verwaltungsbetriebe zu modernen Dienstleistungsbetrieben wandeln. Hierfür sprechen technologische Entwicklungen, die in immer kürzeren Innovationszyklen weitere Möglichkeiten für eine mediengestützte Behördenkommunikation bereitstellen. Neue interne und externe Kommunikationskanäle werden derzeit, politisch forciert, für Mitarbeiter und externe Bezugsgruppen freigelegt – oft schneller als es so manchem Behördenleiter recht ist. Die dahinter stehenden Forderungen der Öffentlichkeit nach Transparenz, schneller Informationsübermittlung und Bürgerfreundlichkeit im administrativen Bereich sind nicht neu. Was sich verändert hat, sind die technischen Möglichkeiten, mit denen diesen Anforderungen besser entsprochen werden kann. Neue Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) bieten heute erst die Voraussetzungen für Electronic-Government-Strategien und damit die große Chance, das Wunschbild von der öffentlichen Verwaltung als modernen politischen Dienstleistungsbetrieb und die gegenwärtige Realität einander anzunähern. Der Einsatz neuer Medien in der Behördenkommunikation wird derzeit zwar mit den Haushaltsverantwortlichen synchronisiert; diese Innovation geht an den Personalabteilungen aber nur allzu oft als „Veränderung durch die Hintertür“ vorbei. Dabei entfalten verwaltungsbetriebliche Innovationen in aller Regel eine personalwirtschaftliche Relevanz. Moderne, gesamtheitliche Konzepte zum Aufbau, Ausbau und Einsatz der mediengestützten Behördenkommunikation, die zugleich das Personalvermögen als eine entscheidende Ressource zur Erreichung der Behördenziele betrachten, sind bisher noch nicht erkennbar.

In der öffentlichen Verwaltung geht der Trend dahin, mit neuen Steuerungsmodellen mehr Kundenorientierung und Kostenbewusstsein zu erzielen. Diese Entwicklung wird mit Schlagwörtern wie „Unternehmen Verwaltung“, „Moderner Staat“ oder „Konzern Stadt“ als innovativ konnotiert und konkurriert seitdem mit den gewohnten Bezeichnungen für die Institutionen der öffentlichen Verwaltung wie z. B. Behörde oder Amt. Neue Steuerungsmodelle optimieren sowohl institutionelle Kommunikationsprozesse – intern als papierloses Büro, extern als Electronic-Government-Initiative publik gemacht – als auch vorhandene Personalkonzepte. Die öffentliche Verwaltung ist mehr denn je im Umbruch. Fortschreitende Technisierung und Ökonomisierung verändern ihr Verhalten und Selbstverständnis. Um die politischen Zielvorgaben gleichwohl zu erreichen, müssen Organisationen zu permanenter Weiterentwicklung fähig sein. Innovationen werden aber nicht nur vom Sachvermögen, sondern insbesondere vom Können und Wollen aller Mitarbeiter getragen. Die erforderlichen Qualifikationen und Motivationen müssen daher laufend an geänderte Rahmenvorgaben angepasst werden. Somit kommt Personalabteilungen und Personalverantwortlichen von Verwaltungsbetrieben bei der Implementierung von Innovationen eine Schlüsselrolle zu. Ausgehend von der aufgezeigten Dynamik der Veränderungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung und der Unsicherheit, das Erfahrungsobjekt Verwaltungsbetrieb treffend zu bezeichnen, besteht die Notwendigkeit, eine operationale Terminologie für diesen Begriff in Abgrenzung zur vorherrschenden Begriffsvielfalt in Literatur und Praxis herzuleiten, die ein ökonomisches Erkenntnisinteresse und wissenschaftliches Arbeiten erst ermöglicht. Diese Grundlagen sind ebenso für die Termini mediengestützte Behördenkommunikation und Personalvermögen zu legen.

Die Kommunikation in und von Organisationen ist der Gegenstand des wissenschaftlichen Untersuchungsfeldes der Organisationskommunikation. Sofern die spezielle Organisationsform der Wirtschaftsbetriebe betrachtet wird, hat sich für deren institutionelle Kommunikation in Literatur und Praxis der enger gefasste Begriff Unternehmenskommunikation etabliert. Für den vom Wirtschaftsbetrieb dichotom abgegrenzten Verwaltungsbetrieb existiert indes keine allgemein angewandte Bezeichnung für die institutionelle Kommunikation, sondern verschiedene nebeneinander genutzte Termini. REINERMANN verwendet im Kontext der Regierung und Verwaltung den Begriff Verwaltungsinformation, mit dem der gesamte Prozess des Informierens der politischen und administrativen Entscheidungsträger sowie der Öffentlichkeit beschrieben wird. Der Begriff ist für diese Arbeit nicht weiterführend, da er einerseits die Gubernative einbezieht, andererseits durch die Wortwahl Information bereits per definitionem die Einwegausrichtung unterstreicht. HERGER gebraucht zielführender den Terminus Verwaltungskommunikation, vernachlässigt jedoch eine explizite Begriffsdefinition. Die Bezeichnung ist nur durch Modelltransfer aus seiner Beschreibung der Organisationskommunikation abzuleiten. Erwähnenswert ist bei HERGER zwar die spezielle Ausweisung der politisch motivierten Regierungskommunikation als eine besondere Form der Verwaltungskommunikation; diese Variante wird jedoch durch die Eingrenzung des Erfahrungsobjektes unlängst ausgeschlossen. Der von ORTNER eingeführte und hier verwendete Begriff Behördenkommunikation (BKom) für die Kommunikation in und von Verwaltungsbetrieben wird von Praktikern erst vereinzelt beliehen. Insgesamt ist daraus die Annahme abzu- leiten, dass die BKom noch nicht im Fokus eines eigenständigen wissenschaftlichen und insbesondere ökonomisch ausgerichteten Untersuchungsfeldes steht, sondern vielmehr von der Organisationskommunikation mitgedacht wird. Daher ist es notwendig, eine wissenschaftlich fundierte Konzeption der BKom durch Spiegelung brauchbarer Erkenntnisse aus vorhandenen Theorien und Konzepten der Literatur herzuleiten.

Methoden und Techniken der Weitergabe von Informationen haben sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert. Neue Medien sind eine Herausforderung in der ersten Dekade des neuen Jahrtausends, und die Internet-Technologie provoziert einen Paradigmenwechsel im Verständnis von Kommunikation. Mit Electronic Government (E-Government) hat die E-Business-„Euphorie“ auch Verwaltungsbetriebe erreicht, und die BKom gewinnt eine neue „virtuelle“ Dimension. Vor dem Hintergrund, dass die verwaltungsbetriebliche Leistungserstellung und -abgabe überwiegend aus Informations- und Kommunikationsaktivitäten besteht, bedienen sich Verwaltungsbetriebe aller Ebenen in zunehmendem Maße von den Möglichkeiten der modernen IuK, um ihr informations- und kommunikationsbezogenes Agieren zu optimieren. Dabei beschränken sie sich nicht allein auf die individuelle Nutzbarmachung der Internet-Technik für ihre Mitarbeiter, sondern präsentieren sich selbst online im World Wide Web (WWW); so verfügen heutzutage Bund, Länder und Gemeinden über eigene sog. Homepages.

Investitionen in neue Medien sind eine wichtige Voraussetzung für eine moderne öffentliche Verwaltung. Die Einführung neuer mediengestützter Verfahren wird i. d. R. detailliert vorbereitet und konzipiert; nach dem Produktivgang der Systeme ist aber oft festzustellen, dass die benannten Potenziale der Software noch nicht ausgeschöpft werden. Eine wesentliche Herausforderung für Verwaltungsbetriebe besteht somit in der Heranführung der Mitarbeiter an die neuen Medien, denn Innovationen etablieren und stabilisieren sich nur dann, wenn sie von den Betroffenen als nützlich bzw. vorteilhaft akzeptiert und eingesetzt werden. Die Diskussion um die Mediennutzung wird indes vielschichtig geführt. Welche Auswirkungen die Ausstattung der Büros mit neuer Technik auf die Mitarbeiter bzw. im Kontext dieser Arbeit auf das individuelle und institutionelle Personalvermögen hat, davon ist nur wenig zu hören und zu lesen. Unter dem Aspekt, dass gerade die Qualifikationen und Motivationen der Personalvermögensträger verwaltungsbetriebliche Innovationen erst ermöglichen, scheint es eine Absurdität zu sein, dass ebenda diese Perspektive nicht genügend berücksichtigt wird.

„Land setzt auf E-Government“ formulierten die Kieler Nachrichten bereits 2004 plakativ den Modernisierungstrend der Landesregierung Schleswig-Holstein (Landesregierung S-H). Ein Jahr zuvor bezeichnete REICHARD Schleswig-Holstein im Kontext des New Public Managements (NPM) als reformintensives Land; diese Feststellung wird u. a. durch den zweimaligen Gewinn des Speyer-Preises der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften in den Jahren 1998 und 2000 belegt. Damit trägt die Landesverwaltung Schleswig-Holstein (Landesverwaltung S-H) u. a. der Entwicklung Rechnung, dass die Nutzung der Internet-Technik durch die Bürger des Landes an Bedeutung gewinnt und bereits Teil des täglichen Handelns geworden ist. Das Modernisierungspostulat ist auch für die 16. Legislaturperiode des Schleswig-Holsteinischen Landtages von 2005 bis 2010 als ein politisches Oberziel aufgenommen worden; erneut zeigt sich die Landesverwaltung S-H bspw. mit der geplanten Umsetzung der 2006 in Kraft getretenen EU-Dienstleistungsrichtlinie in nationales Recht und mit einem beabsichtigten E-Government-Gesetz (EGovG) über die Landesgrenzen hinaus als ein Promotor für Innovationsprozesse. Innovationen sind jedoch nur mit eigenverantwortlich arbeitenden, qualifizierten und motivierten Mitarbeitern nachhaltig umzusetzen; ihre Fähigkeiten, Bereitschaften und Potenziale sind Voraussetzungen für den Modernisierungsprozess. Ein entsprechendes Konzept zur Personalentwicklung bietet hierfür den Handlungsrahmen in der Landesverwaltung S-H. Restriktionen ergeben sich jedoch aus dem sog. Personaleinsparkonzept, mit dem das politisch vorgegebene Ziel der Senkung von Personalkosten erreicht werden soll. Derzeit wird in der Praxis noch nicht nachgewiesen, dass zielgerichtete Investitionen in das individuelle und institutionelle Personalvermögen kurzfristig zu Mehrausgaben führen, langfristig jedoch zur Senkung der Personalkosten insgesamt beitragen können. Im Folgenden werden die theoretischen Konzeptionen der BKom und mBKom auf genereller und spezieller mediengestützter Ebene an dem Anwendungsbeispiel Landesverwaltung S-H aufgezeigt. Die bestehende Personalstrategie der Landesverwaltung S-H wird daraufhin untersucht, inwieweit sie mögliche Auswirkungen der mediengestützten institutionellen Kommunikation berücksichtigt und ob sie mit entsprechenden Programmen darauf reagiert. Mögliche Schwachstellen der vorhandenen Konzepte des Anwendungsbeispiels werden mittels Soll-Ist-Vergleich dargelegt und begründet sowie im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten betrachtet.

Das zentrale Anliegen der Arbeit bestand darin, einen theoretisch fundierten und darauf aufbauend gestaltenden Beitrag zur Generierung verwaltungswirtschaftlicher Erkenntnisse bezogen auf die mBKom und das dafür notwendige individuelle und institutionelle Personalvermögen von Verwaltungsbetrieben unter Zugrundelegung einer ökonomischen Handlungsmaxime zu leisten.