Mehr Effizienz durch elektronische Bearbeitung im papierlosen Büro

Auszug

Der Kommunale Schadenausgleich Schleswig-Holstein mit Sitz in Kiel hat das Papier in der Sachbearbeitung abgeschafft. Stattdessen nutzen die Sachbearbeiter des Kommunalverbandes heute Software-Lösungen aus der DOXiS4-iECM-Suite von SER. Das Plus an Effizienz bringen dem KSA vor allem die intelligente Volltextsuche und die Workflow-gesteuerte Sachbearbeitung. DOXiS4 ersetzt beim KSA Kiel die vorher papiergebundene Verarbeitung der eingehenden Belege für die Schadensbearbeitung. Die Juristen und die nicht juristischen Sachbearbeiter haben sich vom Papier verabschiedet und sind auf die elektronische Bearbeitung umgestiegen. Bereits beim Posteingang gibt es einen Methodenwechsel: Der gesamte Posteingang wird nach dem Scannen des Schriftverkehrs in die elektronischen Postkörbe der Sachbearbeiter eingestellt und kann von ihnen dann sofort bearbeitet werden. Der Kommunale Schadenausgleich Kiel ist eine kommunale Selbsthilfeorganisation, die für ihre Mitglieder — Städte und Gemeinden aus Schleswig-Holstein — Schäden aus der gesetzlichen Haftpflicht, aus der Haltung von Kraftfahrzeugen und aus kommunaler Unfallfürsorge reguliert. Pro Schaden erhalten die Sachbearbeiter eine Fülle von Dokumenten, die früher die Aktenordner füllten, heute aber eingescannt und elektronisch weiterbearbeitet werden. Ein großer Vorteil der neuen Arbeitsweise ist die ständige Verfügbarkeit der elektronischen Belege im Gegensatz zum früher vorherrschenden Papier. Einfacher, als in Aktenordnern zu blättern, ist die Suche nach einem Dokument mit der intelligenten Volltextrecherche von DOXiS₄. Die Vorlagenverwaltung im SER-System unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zusätzlich. „Die Begeisterung über das neue System ist groß, eine Rückkehr in das ‚Papierzeitalter‘ nicht vorstellbar“, so Mathias Banck, Geschäftsführer des KSA Kiel. Zusätzlich zur effizienteren Vorgangsbearbeitung profitiert der KSA auch durch das Einsparen von Lagerplatz für die herkömmlichen Ordner. Eingehende Papierdokumente werden eingescannt und dann vernichtet. Zum Einsatz kommen beim KSA Kiel ECM-Lösungen aus der DOXiS₄-Familie für Archiv, Dokumentenmanagement (DMS), E-Akten, TextMining (kontextsensitiver Volltext), Postkorbverwaltung und Workflow. Alle Dokumentenarten wie Papierbelege, E-Mails und Dateien werden einheitlich im DOXiS₄-Archiv abgelegt. Die ECM-Lösungen von SER sind eng mit den KSA-eigenen Systemen integriert. Die elektronischen Akten können direkt aus dem Bestandsverwaltungssystem KSA Forms heraus aufgerufen werden. …