Dank Videokonferenzen ist die zeitsparende Kontaktpflege auch per iPad möglich.
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Die Optimierung der Vertriebsprozesse ist eine permanente Herausforderung im Vertrieb. Darunter fällt auch die externe Kundenkommunikation. Videokonferenzen können dabei eine wichtige Funktion haben.
Die Verbesserung der Kundenkommunikation verfolgt vor allem drei Ziele: zum einen eine größere Hit-Rate bei der Akquisition von Aufträgen (Quotient aus Aufträgen und Angeboten), zweitens Transparenz (vom Erstkontakt bis zum Auftrag) und drittens die zukünftige Planung. Aber die Zusammenarbeit mit Neu- und Bestandskunden ist oft sehr zeitintensiv und mit hohem Reiseaufwand verbunden. Dank Videokonferenzen sind Vertriebsmitarbeiter in der Lage, vom eigenen PC, Laptop oder iPad ihre Ansprechpartner persönlich zu kontaktieren – ob aus der Bahn, vom Arbeitsplatz oder aus dem Home Office. Wichtig für die Akzeptanz ist eine hohe Qualität und einfache Bedienbarkeit über wenige Mausklicks.
Vielversprechend sind Unified Communication & Collaboration-Lösungen – kurz UCC. Diese führen alle für die Kundenkommunikation relevanten Anwendungen unter einer intuitiven Benutzeroberfläche zusammen. Dazu zählen unter anderem Instant Messaging, Video- und Webkonferenzen sowie Computer-Telefonie. Bei softwarebasierten Videokonferenzlösungen benötigen die Nutzer nichts weiter als ein Endgerät mit Internet-Anschluss und Webcam. Vertriebsunterlagen wie Powerpoint Präsentationen, Produktbroschüren oder Excel-Tabellen lassen sich zudem problemlos in die Videokonferenz einbinden.
Terminverschiebungen kein Problem
Das große Optimierungspotenzial durch UCC lässt sich an einem Beispiel verdeutlichen: Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter besucht seine Kunden mit dem PKW, wobei die Reihenfolge der Termine von der optimalen Route abhängt. Aufgrund der Fahrzeit kann er maximal vier Kunden pro Tag persönlich treffen. Laufen hingegen alle Gespräche über Videokonferenzen ab, sieht der Tagesablauf anders aus: Ohne zusätzlichen Aufwand kann der Vertriebsmitarbeiter nun bequem sechs Termine am Tag wahrnehmen – die eingesparte Reisezeit macht es möglich. Das entspricht einer Steigerung der Termine von 33 Prozent.
Noch deutlicher wird die Zeitersparnis, wenn ein Vor-Ort-Termin kurzfristig ausfällt. Denn einmal draußen im „Feld“, bleibt meist keine Zeit, wieder ins Büro zu fahren. Durch den Einsatz von Videokonferenzen hingegen kann der Mitarbeiter schnell auf solche Terminverschiebungen reagieren und beispielsweise am Arbeitsplatz bereits wahrgenommene Termine nachbearbeiten. Dadurch lässt sich die Hit-Rate steigern und ein schneller Return on Invest erreichen.
Doch wie bei allem ist Augenmaß auch beim Einsatz moderner Technologie zu empfehlen: Im Vertrieb sollte man die virtuelle Kommunikation erst nach dem persönlichen Erstkontakt einsetzen. Denn nur wenn man sich persönlich kennt, kann eine vertrauensvolle und langfristige Kundenbeziehung aufgebaut werden.
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