„New Work gelingt nur ganzheitlich gedacht“

Den Wandel des Büros sollte man immer im Kontext eines neuen Verständnisses von Arbeit sehen. New Work hat zwar wesentlich mit Digitalisierung zu tun, geht aber zuallererst auf Wertvorstellungen des Zeitgeists wie Freiheit und Selbstständigkeit, sinnerfülltes Arbeiten, Work-Life-Blending und Teilhabe an der Gemeinschaft ein. Das wiederum spiegelt sich im Wunsch nach kollaborativen, agilen Arbeitsformen wider. Daraus hat sich auch die Wahrnehmung und Nutzung des Büros verändert: Es soll ein Ort sein, der Mitarbeitern mehr bietet als verschachtelte Räume, Schreibtische und Computer, ein Ort, an dem Menschen produktiv zusammenkommen und hybride Teams standortübergreifend arbeiten können. Einfach gesagt: Man wird dort arbeiten wollen, wo es am produktivsten geht und es am meisten Spaß macht. Das erkennen heute nicht nur junge Start-ups, sondern auch viele traditionellere Unternehmen jeder Größe. Nur umsetzen können es viele noch nicht. Es ist ein längerer Prozess hin zu einer vollständig optimierten, dynamischen und hybriden Arbeitskultur, die in vielen Firmen noch nicht verwirklicht ist. Was häufig fehlt, ist eine ganzheitliche Transformationsstrategie, ein greifendes Digital Mindset und die Führungsrolle des Managements. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen trägt genauso wie eine hybride Arbeitsumgebung zur Weiterentwicklung und Sicherung der Topmitarbeiter und damit auch zum Erfolg des Unternehmens bei.

Wir verfolgen schon sehr lange den Ausbau unseres Leistungsangebots für Digitalisierung, New-Office-Ausstattung und für standortunabhängiges Arbeiten. Ein großer strategischer Schritt, um unsere Kunden bei ihrer Digitalen Transformation zu unterstützen, war die Akquisition von Docuware für die Bereiche „Dokumenten-Management“ und „Workflow-Automation“. Heute tragen bei Ricoh die IT-Services und das Software-Geschäft gut ein Drittel zum Gesamtgeschäft bei. Außerdem sind wir heute gemeinsam mit unserer Tochterfirma Datavision in Deutschland und Europa einer der führenden Systemintegratoren für AV- und Workspace-Lösungen. Wir bieten ein breites Portfolio an Lösungen, die es für den Erfolg des hybriden Arbeitens und für den Wandel des modernen, digital ausgestatteten Büros braucht. Diese Lösungen entwickeln wir übrigens nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für unsere Mitarbeiter: In unserer Hauptniederlassung in Hannover haben wir ein Projekt gemeinsam mit einem Architektenteam gestartet, um ein Office der Zukunft mit Open-Space-Zonen und Meeting-Räumen, die auf dem neuesten Stand der Technik sind, zu verwirklichen. Hierzu gehören die Möglichkeiten, einen Videocall mit einem Klick zu starten und die Räume einfach und unkompliziert zu buchen, genauso wie den eigenen Arbeitsplatz. Das ist Teil einer neuen Unternehmenskultur.

Für die Arbeitgeberattraktivität sind die Freiheit zur flexiblen Arbeit und eine gelebte Vertrauenskultur wichtig. Das moderne Büro muss genauso flexibel sein, wie es breiter gefasst die New-Work-Idee verspricht. Und beim Thema „Vertrauen“, das tragende Fundament einer menschenzentrierten Arbeitswelt, sprechen wir von Digital Leadership: Die Haltung der Führungskräfte spielt für den Digitalisierungsprozess in Unternehmen eine zentrale Rolle. Sie sind für ihre Mitarbeiter Enabler, Zuhörer, Coach und Förderer für eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Sie fördern digitale Kompetenzen, ermutigen zu Neuem und schaffen kollaborative Strukturen. Gute Führungskräfte sind der Schlüssel zu den Herzen und in der Folge auch zu den Köpfen der Mitarbeiter mit ihren Erwartungen an flexible Arbeitsumgebungen. Ein kluger Einsatz von Technologie und gut gestaltete Räume öffnen die Tür für selbstbestimmtes Arbeiten - hybrid, als nahtlose Nutzererfahrung zwischen Remote Work und Präsenz im Büro. Laut Studien wie des Ifo-Instituts bewegt sich seit 2022 der Anteil von Remote- und Homeoffice-Arbeit auf gleichbleibendem Niveau. Aktuell liest man viel, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern weniger Homeoffice-Zeit zugestehen wollen. Ich glaube, das sollte nicht über Druck, sondern durch Überzeugung geschehen. Ein attraktives Büro rückt den Menschen in den Fokus, bietet variable Räume und die gewünschte soziale Umgebung für den persönlichen Austausch. So erhöht sich von selbst die Präsenzzeit, wenn sie sinnvoll ist. Ich glaube, mit diesem Ansatz lassen sich auch Beschäftigte jeden Alters abholen. Will man, dass Mitarbeiter gerne arbeiten, muss man sich um Führung, den Raum und die Technologie im Dreiklang kümmern. New Work gelingt nur ganzheitlich gedacht.

Es gab in den vergangenen Jahren zwar erhebliche Investitionen in die Homeoffice-Ausstattung, aber nicht ausreichend in eine hybride Arbeitskultur. Laut unserer Studie sind nur 29 Prozent der deutschen Arbeitnehmer der Meinung, über alle notwendigen Technologien zu verfügen, mit denen sie nahtlos mit Kollegen zusammenarbeiten können. 26 Prozent fehlt sogar der Zugang zu Collaboration-Software wie Microsoft Teams oder Zoom. Zugleich gibt es eine Diskrepanz bei den Antworten der Führungskräfte: 27 Prozent der Entscheider ist bewusst, dass die vorhandenen Tools der Zusammenarbeit nicht den Erwartungen der Mitarbeiterschaft entsprechen, aber nur jeder Fünfte sieht in der Verbesserung eine strategische Priorität. Das zeigt, dass das Digital Mindset in Unternehmen und bei Entscheidungsträgern weiter verbessert werden sollte. Das Potenzial ist groß und es bewegt sich viel: Allein in Deutschland liegt das Marktvolumen in den Bereichen „Conferencing“ und „Collaboration“ sowie „AV-Managed-Services“ bei rund 2 Milliarden Euro bei einer erwarteten jährlichen Wachstumsrate von 3 Prozent.

Das Arbeitsmodell „Hybrid Work“ verlangt eine präzise Auseinandersetzung mit den vorhandenen Infrastrukturen eines Unternehmens und den Prozessen, die angepasst werden sollen, um es erfolgreich zu implementieren. Investitionen in Technologien, die blindlings getätigt werden, können zu mehr Frustration führen, als dass sie Mitarbeiter unterstützen. In einem modernen Office tauschen Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz gegen viele Optionen - von Konzentrationszonen bis zu größeren Teambereichen. Wir bieten beispielsweise mit Ricoh Spaces ein einfaches digitales Raumbuchungssystem. Moderne Meeting-Räume mit interaktiven Whiteboards und All-in-one-Videokonferenzsystemen sind attraktiv und natürlich sicherheitskonform, sodass beispielsweise auch die Anforderungen der IT-Sicherheitsbeauftragten erfüllt werden.

Man sollte daran denken, dass die alte Bürowelt alles andere als nachhaltig ist: tägliches Pendeln ins Office, weite Reisen zu Meetings, fehlende Energiekonzepte bei Immobilien, viele ungenutzte Flächen, weil Mitarbeiter auch Auswärtstermine haben, Urlaub machen oder krank werden können. Hybride Arbeitsumgebungen, einschließlich eines New Offices, sind nicht nur produktiver, sondern auch nachhaltiger - einerseits durch die Variabilität von Remote- und Präsenzarbeit und durch die ressourcensparenden digitalen Prozesse, andererseits durch energieeffiziente Smart-Building-Veränderungen am Gebäude selbst, vielleicht sogar durch Ansätze wie Office Sharing, um Flächen mit anderen Unternehmen zu teilen und die Raumauslastung damit zu optimieren. Darüber hinaus legen wir in allen Geschäftsbereichen großen Wert auf Nachhaltigkeit. Unsere Multifunktionssysteme unterstützen Unternehmen dabei, dokumentenintensive Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren. Die Drucksysteme sind nahtlos in bestehende Cloud-Dienste integriert, papierbasierte Dokumente werden gescannt, wir verwenden nachhaltige Materialien und verzichten natürlich auch auf überflüssige Verpackungen. Wir erreichen branchenweit führende TEC-Werte, so hat unsere neue Office-Printing-Serie IM-Cxx10 beispielsweise einen geringen Energieverbrauch und ein Gehäuse aus 50 Prozent recyceltem Kunststoff.

Ein Nachhaltigkeitsbericht, der durch die EU-Richtlinie CSRD stufenweise für mittelständische Betriebe zur Pflicht wird, ist auch im Hinblick auf Büro- und Arbeitsplatzkonzeption sowie für die Mitarbeiter selbst relevant. Somit geht es nicht nur um ein Problem, sondern um eine Notwendigkeit zum Wandel, zu Chancen für Unternehmen durch Digitalisierung, durch weniger Papier, weniger Reisen, weniger Energieverbrauch in den Büros durch weniger physische Präsenz und weniger Fläche. Dieser Transformationsprozess ist vielschichtig und wir helfen Kunden bei den konkreten Herausforderungen: Beispielsweise fehlt es an flexibler Infrastruktur und Zugriff von überall, also an einer integrierten Lösung. Das Unternehmen will Arbeitsplätze reduzieren, aber es fehlt an einem Buchungssystem für flexible Büroplätze. Es mangelt an digitalen Tools wie Cloud-Lösungen oder Videokonferenzen, an Schulungen zu Digitalisierungsthemen und zugleich dominieren noch viele stark papierbasierte Prozesse wie bei Freizeichnungen von Rechnungen. Kurz: Unternehmen arbeiten noch daran, ein digitales Mindset aufzubauen, das es für die Umsetzung von nachhaltigem Hybrid Working braucht.

Unser traditionelles Kerngeschäft, insbesondere der Bereich des Produktionsdrucks, aber auch das Office Printing, bleibt natürlich sehr wichtig und auch hier ermöglichen neue Technologien neue Funktionen und Anwendungsbereiche. Im Office-Bereich ist das Multifunktionssystem (MFP) zentrale digitale Schnittstelle zu modernen Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) und berücksichtigt die gesamte Prozesskette, inklusive automatisierter Workflows und digitalen Dokumenten-Managements mit einer sicheren Archivierung und Rechnungslegung. Alles läuft Cloud-basiert, sodass Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice auf den Drucker ihrer Wahl zugreifen können. In diesem Kontext beraten wir Unternehmen und Organisationen sehr individuell bei ihrer IT-Infrastruktur auch hinsichtlich der Workflows zum Output-Management.

In der Zukunft der modernen Büroumgebung und ihrer technischen Ausstattung liegt die Zukunft und Mission von Ricoh als Workspace-Integrator. Das war schon vor einigen Jahren deutlich, als Begriffe wie Hybrid Work und New Work noch nicht geläufig waren. Mit Datavision konnten wir unser Technologieangebot für Konferenzräume, Arbeitsplätze und die digitale Zusammenarbeit weiter stärken und sind heute einer der größten AV- und Workplace-Integratoren in Europa. So entwickeln und realisieren wir gemeinsam Unified Communications and Collaboration (UCC), individuelle Konferenzräume und moderne Meeting-Umgebungen. Datavision hat eine langjährige Erfahrung mit einem breiten Kundenstamm aus Wirtschaft, öffentlichem Sektor und Bildungswesen, die zusätzlich durch uns Zugang zu einem noch größeren Portfolio an Produkten, Software und Services sowie dem europäischen Markt erhalten.

Es ist aus unserer Perspektive auf den deutschen Markt selbstverständlich spannend, wenn ein globaler Konzern wie Ricoh ein deutsches, in seinem Bereich führendes Unternehmen akquiriert. Datavi- sion ist jetzt eine 100-prozentige Tochter der Ricoh Deutschland GmbH. Die Zusammenarbeit findet europaweit statt, aber im Kern profitieren beide Unternehmen insbesondere in der DACH-Region von dem erweiterten Portfolio. Das wir bis heute sehr erfolgreich und gut integriert zusammenarbeiten, ist ein Zeichen dafür, dass es für beide Seiten eine wirkliche Win-win-Situation ist. Wir können gemeinsam schnell und flexibel auf Kundenwünsche reagieren, weiter innovieren und die Kompetenzen eines AV-Anbieters für unsere Kunden nutzen. Die enge Zusammenarbeit hat ein strategisches Fundament.

Abgesehen vom architektonischen Konzept und Interior Design ist eine professionelle Modern-Meeting- und Workplace-Lösung wichtig, also ein Zusammenspiel aus Hardware wie Whiteboards und AV-Konferenzsystemen mit Software wie Microsoft Teams. So wird eine Besprechung in bester Bild- und Tonqualität inklusiv und interaktiv, unabhängig vom Standort der Teilnehmer. Jeder kann sich zugleich mit seinem eigenen Device oder seiner eigenen Präsentation einbringen und man kann gemeinsam kreativ arbeiten. Durch sichere Netzwerke und Applikationen sind die Daten immer gut geschützt. Wir installieren All-in-one-Lösungen und bieten einen kompletten „Konferenzraum anno 2024“ auch als Mietmodell an, inklusive Einrichtung, Betriebsbereitschaft, Pflege und Wartung der Systeme und täglichem Service. Wie schon erwähnt: Die Maxime ist es, dem Mitarbeiter eine nahtlose Nutzungserfahrung - gleich ob remote oder im Büro - zu geben.

Als Workspace-Integrator ist Cybersicherheit ein fester Bestandteil unseres Portfolios. Wir legen großen Wert auf höchste Sicherheitsstandards und bieten diese im Rahmen unserer Managed-Services an. Gerade im Hinblick auf die Modernisierung der Infrastruktur, die erweiterte Zugänglichkeit zu Daten, hybrides Arbeiten und Cloud-basierte agile Arbeitsweisen, aber zugleich auch auf ständig neue Methoden der Angriffe auf die IT ist ein proaktiver Sicherheitsansatz - eine konzeptuelle Sicherheitskultur im Unternehmen - elementar. Dies erfordert einen pragmatischen und strategischen Ansatz, der bei jeder neuen Initiative sowohl die Risiken als auch die Sicherheit von Anfang an berücksichtigt. Bei Konferenzraumlösungen handelt es sich um individuelle Konzepte, die selbstverständlich abhörsicher sind und den Anforderungen staatlicher Einrichtungen entsprechen. Sicherheit ist auch Bestandteil der Zertifizierungen aller wichtigen Komponenten und Partner.

Eine den Menschen zugewandte Unternehmenskultur, eine klare Vision in unsicheren Zeiten sowie agile Organisationsformen werden die Schlüsselfaktoren erfolgreicher Unternehmen sein. Die Rahmenbedingungen sind heute komplexer und volatiler denn je und stellen Mitarbeiter wie Führungskräfte gleichermaßen vor Herausforderungen. Das BANI-Modell (Brittle, Anxious, Non-linear, Incomprehensible) für die Veränderungen der Arbeitswelt kann dabei helfen, Ursachen und Lösungen in eine gute Perspektive zu bekommen. BANI umfasst den Blick auf Systeme, die oft weniger robust sind, als sie scheinen, auf Ängste vor falschen Entscheidungen, auf die Unvorhersehbarkeit von Ereignissen sowie auf die hohe Komplexität, die viele Entwicklungen schwer nachvollziehbar oder planbar machen. In diesem Umfeld ist es wichtig, als Unternehmen ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie diese Faktoren uns beeinflussen, eine klare Vision abzuleiten, wo wir konkret hinwollen, Verständnis bei den Mitarbeitern zu schaffen und ein Organisationssystem zu bauen, das agil und wendig ist, um sich diesem Umfeld flexibel anpassen zu können. Und konkret auf die Mitarbeiter bezogen: Die Schaffung eines digitalen Mindsets in Unternehmen, also einer grundsätzlich positiven und angstfreien Haltung gegenüber neuen Technologien und digitalen Prozessen, gekoppelt mit einer wertschätzenden Vertrauenskultur im Unternehmen, ist wohl die beste Vorbereitung auf die anstehenden Veränderungen. Wir haben dafür unter anderem ein Leitlinienprogramm entwickelt, das wir „Unser Versprechen“ nennen und das wir sukzessive gemeinsam mit unserer Belegschaft umsetzen.

Wir sind mit unserer Strategie und vielen Partnern gut aufgestellt und intensivieren gerade mit Datavision weiter die Zusammenarbeit. Auch in diesem Jahr ist viel Positives geschehen, auch in den so wichtigen transformativen Prozessen als Organisation und Arbeitgeber. Ich freue mich persönlich über unser eigenes Modern Office in Hannover, in dem man den neuen Spirit und die neue Firmenkultur täglich spüren kann. Mich motiviert es sehr, dass wir Gestalter einer neuen Arbeitswelt sind und mit Technologie Menschen unterstützen, gut zusammenzuarbeiten. Wie man gut zusammenarbeitet, verändert sich - und gute Zusammenarbeit verändert die Welt.