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Über dieses Buch

Projektmanagement-Methoden gibt es viele – und dennoch laufen Projekte immer wieder aus dem Ruder oder scheitern sogar ganz. Die Katana-Methode stellt ein einfaches, agiles und ganzheitliches Werkzeug zur Verfügung, das bereits vor Projektbeginn dafür sorgt, dass während des Projekts der Fokus auf den wesentlichen Tätigkeiten liegt. Fünf Grundprinzipien helfen Entscheidungsträgern, Projektmanagern und Mitarbeitenden Projekte erfolgreich durchzuführen – auf dem nächsten Level.

Eine einfache Methode für besseres Projektmanagement mit fünf Prinzipien:

  • Prinzip 1: Unnötiges weglassen
  • Prinzip 2: Transparenz
  • Prinzip 3: Einfach mal machen
  • Prinzip 4: Klarheit
  • Prinzip 5: Erwachsene wie Erwachsene behandeln

Das Besondere an dieser Projektmanagement-Methode: Sie können sofort damit starten. Sie müssen keine langwierigen Schulungen durchlaufen, sondern können die Grundprinzipien so einführen, wie es in Ihrer Unternehmenskultur am besten passt. Und schon ab dem ersten Tag werden Sie bessere Ergebnisse in Ihren Projekten erzielen. Vorlagen, Checklisten und Tabellen, die Sie online kostenlos downloaden können, unterstützen die Umsetzung in die Praxis.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Vorstellung und Wirklichkeit

Zusammenfassung
Wer schon mal in einem Projekt mitgearbeitet hat, hat wahrscheinlich die Erfahrung gemacht, dass Projekte immer anders verlaufen als geplant. Die Ursachen hierfür sind vielfältig und nur bedingt beherrschbar. Die wichtigsten Gründe, weswegen Projekte immer wieder aus dem Ruder laufen, ähneln sich. Der häufigste ist der menschliche Faktor, denn schließlich arbeiten in einem Projekt-Team immer viele sehr unterschiedliche Menschen mit verschiedenen Vorstellungen und Zielsetzungen zusammen. Daneben findet jedes Projekt innerhalb von unternehmerischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen statt, an die sich das Projekt anpassen muss. Der dritte wichtige Faktor, der dazu führt, dass Vorstellung und Wirklichkeit bei Projekten meist weit auseinanderliegen, ist die häufig unterschätzte Komplexität von Projekten. Hierzu tragen auch Projektmanagement-Methoden bei, die ihre Anwender glauben lassen, dass sie Komplexität nicht nur begreifbar machen, sondern sie sogar reduzieren – was in Wirklichkeit aber nicht möglich ist.
Jochen Cholin, Yvonne Kraus

2. Eine einfache Methode für besseres Projektmanagement in fünf Prinzipien

Zusammenfassung
Unsere immer schneller werdende Arbeitswelt und die Verschiedenartigkeit der Firmen erfordern, dass eine gelungene Methodik für besseres Projektmanagement 1.) nicht zu kompliziert und 2.) schnell umsetzbar ist. Dies hört sich im ersten Moment zwar logisch an, aber eben auch ein Stück zu einfach.
Unserer langjährigen Erfahrung nach ist aber genau dies der Schlüssel zum Erfolg. Die eigentliche Herausforderung ist, dass man den Mut und natürlich auch die Handlungsmacht haben muss, die Methode exakt entsprechend unseren Hinweisen einzuführen und umzusetzen.
Daraus ergeben sich für eine Methode, die unseren Erwartungen entspricht, folgende Anforderungen:
  • Umsetzbarkeit für eine möglichst große Anzahl von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen,
  • kein langes Erlernen der Methodik, sondern möglichst schnelle Umsetzbarkeit – daher sollten Fachausdrücke und Buzzwords möglichst sparsam eingesetzt werden,
  • Fokus auf die Gewinnung von möglichst viel Zeit zur Umsetzung der Aufgaben mit möglichst wenigen Terminen,
  • größtmögliche Transparenz,
  • gutes Change Management, um die Akzeptanz für die Methode zu maximieren.
Jochen Cholin, Yvonne Kraus

3. Die fünf Prinzipien in der Anwendung

Zusammenfassung
Die Prinzipien aus dem letzten Kapitel können Sie Schritt für Schritt im Projekt einführen. Wenn Sie nur einzelne Prinzipien als Modul übernehmen, erzielen Sie bereits erste positive Effekte. Den größten Effekt auf Ihre Projektergebnisse erreichen Sie jedoch, wenn Sie von Anfang an die Prinzipien einführen. Dies umfasst alle Phasen des Projekts: Ideenfindung, Planung und natürlich am Ende die Durchführung und die Kontrolle der Ergebnisse.
In diesem Kapitel geben wir Ihnen praktische Hilfestellung in Form von Tabellen, Arbeitsblättern und Listen, die Ihnen dabei helfen, die Prinzipien im Projekt zu implementieren. Doch auch ohne diese Hilfsmittel können Sie einfach bei jeder Phase des Projekts alle Tätigkeiten, Meetings, Tools daraufhin abklopfen, ob sie einfach, transparent, umsetzungsstark, klar und verantwortungsorientiert sind. Streichen Sie alles Unnötige und steigen Sie so früh wie möglich in die Umsetzung ein.
Jochen Cholin, Yvonne Kraus

4. Projekte effizient durchführen im Home- und Mobile Office: Die Katana-Methode im digitalen Zeitalter

Zusammenfassung
Nicht erst die Corona-Krise hat gezeigt, dass es für Unternehmen immer wichtiger wird, Projekte auch unabhängig von persönlicher Anwesenheit aller Beteiligter durchzuführen. Seien es Unternehmen mit mehreren internationalen Standorten, die eine gemeinsame Software einführen, oder Unterstützung, die über Off- und Nearshoring ins Projekt geholt wird: Immer wieder müssen Menschen in Projekten remote – das heißt von verschiedenen Standorten aus der Ferne – zusammenarbeiten. (Als Offshoring oder Nearshoring bezeichnet man die Auslagerung bestimmter Tätigkeiten ins weiter oder weniger weit entfernte Ausland. Gerade im E-Commerce greift man gerne auf Entwickler und Entwicklerinnen aus Ost-Europa zurück, wenn man im Inland nicht genügend qualifizierte Mitarbeiter findet – was bei schnell wachsenden Start-ups keine Seltenheit ist.)
Die Beschreibungen der Katana-Methode beziehen sich größtenteils auf Teams, die auch physisch zusammenarbeiten können. Und wir geben zu: Wir sind grundsätzlich der Meinung, dass dies die Variante der Projektarbeit ist, die am besten funktioniert. Gerade unser Prinzip Klarheit (in der Kommunikation) lässt sich viel einfacher umsetzen, wenn alle Menschen, die miteinander kommunizieren, sich am selben Ort (am besten: im selben Raum) befinden.
Die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation bieten aber auch die Chance, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zusammenarbeiten zu lassen, die nie am selben Ort sein können. Lässt man sich darauf ein, Projekte auch remote durchzuführen, erweitert man automatisch seinen Pool an hochqualifizierten Mitarbeitern. Denn die Voraussetzung „räumlich in der Nähe“ fällt ganz einfach weg. In Zukunft werden wir uns aufgrund der Digitalisierung ohnehin daran gewöhnen müssen, dass Zusammenarbeit nicht immer physische Nähe bedeuten muss.
Wenn auch Sie Projekte mit Team-Mitgliedern an unterschiedlichen Standorten durchführen wollen oder einzelne Expertinnen und Experten remote hinzuholen möchten, ist dieses Kapitel für Sie. Wir zeigen Ihnen hier für jedes der fünf Prinzipien, wie es sich auch bei der Zusammenarbeit zum Beispiel aus dem Home-Office heraus umsetzen lässt.
Jochen Cholin, Yvonne Kraus

5. Fazit

Zusammenfassung
Die Katana-Methode ist ein ganzheitlicher Ansatz, der mit seinen 5 Grundprinzipien dazu beiträgt, Projekte effizienter und für alle Beteiligten zufriedenstellender zu gestalten. Jedes einzelne Prinzip für sich bewirkt bereits eine Verbesserung im Projekt. Gemeinsam entfalten sie ihre gesamte Wirkung. Und das nicht nur in der Projektarbeit, sondern auch als Management-Ansatz, mit dem Sie die Strukturen Ihres gesamten Unternehmens überarbeiten und bewusst agiler gestalten können. Je verbreiteter und selbstverständlicher die Prinzipien im Unternehmen sind, desto größer wird auch der Effekt der Methode im einzelnen Projekt.
Wie alle Methoden und Change-Prozesse benötigt auch die Katana-Methode Anlaufzeit und den Willen aller, Veränderungen nicht nur mitzutragen, sondern aktiv mitzugestalten. Die strukturellen Veränderungen, die dadurch ausgelöst werden, unterstützen das Unternehmen dauerhaft und verschaffen ihm einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Daher handelt es sich hier nicht einfach um eine weitere Projektmanagement-Methode, von denen es schon so viele gibt, sondern sie ist ein Vehikel, das Ihr Unternehmen aufs nächste Level heben kann.
Jochen Cholin, Yvonne Kraus
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