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Erschienen in:
01.11.2020 | Rechnungswesen
Organisation der Buchführung
Erschienen in: Bankfachklasse | Ausgabe 11-12/2020
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Auszug
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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
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■ Hauptaufgabe der Buchführung ist es, alle Geschäftsfälle einer Rechnungsperiode lückenlos und fortlaufend zu dokumentieren.
■ Gemäß § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) sind die Aufzeichnungen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) so vorzunehmen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und die Lage des Unternehmens ermöglichen.
■ Um diese Vorgabe zu erfüllen, werden verschiedene Bücher geführt, in denen die Aufzeichnungen vorgenommen werden, und ein Kontenplan für die Buchungen eingesetzt.
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Bücher der Buchführung
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Nach § 239 Abs. 2 HGB sind die Geschäftsfälle sowohl zeit- als auch sachgerecht zu erfassen. Dazu dienen zwei getrennt voneinander geführte Bücher, das Grund- und das Hauptbuch. Des Weiteren gehören zu einer ordnungsgemäßen Buchführung das Bilanzbuch und verschiedene Neben- oder Hilfsbücher.
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Bilanz- und Inventarbuch
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■ Das Bilanz- und Inventarbuch enthält die Eröffnungs- und Schlussbilanzen beziehungsweise die Inventare der einzelnen Geschäftsjahre.
■ Die Aufbewahrungsfrist beträgt jeweils zehn Jahre.
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Grundbuch (Journal, Tagebuch, Primanota)
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■ Im Grundbuch werden alle Geschäftsfälle mithilfe von Belegen in chronologischer, also zeitlicher Reihenfolge ihres Anfalls festgehalten.
■ Die Aufzeichnung erfolgt in Form von Buchungssätzen.
■ Dokumentiert werden neben den vom Geschäftsfall betroffenen Konten mit den dazugehörigen Beträgen (= Kontierung) das Buchungsdatum, Angaben zum Beleg (fortlaufende Nummer, Art und Datum) sowie ein Buchungstext mit einer Kurzbeschreibung des Vorfalls.
■ Die Kontierungen im Grundbuch sind die Grundlage für die Buchungen im Hauptbuch.
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Hauptbuch
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■ Das Hauptbuch besteht aus den Sachkonten, also den Bestands- und Erfolgskonten des Kreditinstituts, sowie Hilfskonten für die Konteneröffnung und den Kontenabschluss.
■ In Übereinstimmung mit dem Kontenplan weist es eine systematische Ordnung auf.
■ Die Geschäftsfälle werden nach den im Grundbuch vorgenommenen Kontierungen entsprechend ihrer sachlichen Zugehörigkeit auf die betreffenden Konten gebucht.
■ Im Gegensatz zum Grundbuch, das die Geschäftsfälle chronologisch dokumentiert, erfasst das Hauptbuch die sachlogischen Auswirkungen der Geschäftsfälle auf Vermögen, Schulden und den Erfolg des Kreditinstituts.
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Nebenbücher (Hilfsbücher)
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■ Nebenbücher werden für einzelne Konten des Hauptbuchs eingerichtet. Dabei werden die Bestände und Buchungen der Konten etwa nach Personen und Gattungen in so genannte Skontren, das heißt Einzelkonten beziehungsweise Einzelaufzeichnungen, aufgegliedert.
■ Beispiel für ein Nebenbuch sind die persönlichen Konten, die Kreditinstitute für ihre Kontokorrentkunden führen. Während im Grundbuch und auf dem Hauptbuchkonto "Kunden-Kontokorrent" die Umsatzsummen etwa aus den Überweisungseingängen eines Tages gebucht werden, werden im Nebenbuch auf den Personenkonten kundenbezogen nur die Einzelumsätze erfasst.
■ Weitere Hilfsbücher in Geldhäusern sind die Kundenkonten im Spar- und im Kreditgeschäft sowie die Wertpapier-, Devisen- und Sortenskontren.
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■ Grund- und Hauptbuch werden auch als Systembücher bezeichnet, da sie Voraussetzung für das System der doppelten Buchführung sind. Die Nebenbücher erhöhen die Übersichtlichkeit und die Aussagekraft der Buchführung.
■ In der Praxis werden die Bücher heute nicht mehr physisch, das heißt in gebundener Form, sondern digital geführt.
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Organisation des Hauptbuchs
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Das Hauptbuch besteht aus einer Vielzahl unterschiedlicher Konten. Um die Geschäftsvorfälle im Sinne der GoB übersichtlich und nachvollziehbar aufzuzeichnen, muss es strukturiert werden. Ordnungsmittel hierfür sind Kontenrahmen und Kontenpläne.
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Kontenrahmen
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■ Der Kontenrahmen ist das Verzeichnis, das alle Konten enthält, die in einem Wirtschaftszweig erforderlich sein könnten.
■ Er ist systematisch gegliedert, indem sachlich gleichartige Einzelkonten in Kontengruppen und -klassen zusammengefasst werden. Dabei werden jedem Konto eine Bezeichnung und eine Kontonummer zugeordnet.
■ Für die verschiedenen Wirtschaftsbereiche gibt es eigene Kontenrahmen, die die branchenspezifischen Besonderheiten berücksichtigen. Sie gewährleisten, dass die Buchführung nach einheitlichen Grundsätzen organisiert wird.
■ Privatbanken, Kreditgenossenschaften und Sparkassen nutzen die Kontenrahmen, die im Spitzenverband ihrer jeweiligen Institutsgruppe veröffentlicht wurden.
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Kontenplan
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■ Der Kontenplan stellt die konkrete, betriebsindividuelle Organisation der Konten dar.
■ Er wird vom einzelnen Unternehmen auf der Basis des Kontenrahmens seines Wirtschaftszweigs erstellt. Geldhäuser orientieren sich an der Rahmenvorgabe ihrer Institutsgruppe.
■ Der Kontenplan enthält nur die Konten, die das Unternehmen auch tatsächlich benötigt. Weitere Anpassungen des Kontenrahmens an betriebliche Erfordernisse erfolgen beispielsweise durch Ergänzung und Umbenennung von Konten.
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Aufbau des Kontenrahmens
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■ Kontenrahmen sind in der Regel nach dem dekadischen System, also nach dem Zehnersystem, in mehrere Ebenen gegliedert und weisen jedem Konto eine vierstellige Nummer zu, die bei Bedarf um weitere Ziffern erweitert werden kann.
■ Die erste Ebene bilden zehn Kontenklassen. Sie sind charakterisiert durch die einstelligen Ziffern 0 bis 9 und enthalten sachlich zusammengehörige Konten, etwa für die Bestandteile des Anlagevermögens oder nur für Aufwendungen beziehungsweise Erträge. Jede Kontenklasse untergliedert sich in maximal zehn Kontengruppen mit den Ziffernfolgen 00 bis 99. Innerhalb der Kontengruppen erfolgt eine weitere Aufteilung in bis zu zehn Kontenarten, die in einer vierten Ebene weiter in Kontenunterarten differenziert werden können. So können Konten eindeutig zugeordnet und abgegrenzt werden.
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Vereinfachtes Beispiel aus dem kreditgenossenschaftlichen Sektor für Aufbau und Struktur der Kontonummer
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Kontenklasse
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6
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Aufwendungen
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Kontengruppe
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60
61
62
63, 64
65
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Zinsaufwendungen
Provisions- und ähnliche Aufwendungen
Personalaufwendungen
Andere Verwaltungsaufwendungen
Abschreibungen und Wertberichtigungen auf immaterielle Anlagewerte und Sachanlagen
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Konten
(der Kontengruppe 65)
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6510
6520
6530
6531
6540
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Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens
Abschreibungen auf Sachanlagen
Sofortabschreibung auf geringwertige Wirtschaftsgüter
Abschreibungen auf Sammelposten
Außerplanmäßige Abschreibungen
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