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06.06.2019 | Personalentwicklung | Im Fokus | Onlineartikel

Mit Rollenbildern Klarheit schaffen

Autor:
Michaela Paefgen-Laß

Führungskräfte erwarten digitale Umwälzungen von Geschäftsmodellen und Prozessen. Mitarbeiter fühlen sich mit den neuen Verantwortlichkeiten aber allein gelassen. Oft stimmen Stellenbeschreibung und aktuelles Rollenbild nicht überein.

Offenbar entwickeln sich Automatisierung, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz schneller als noch vor einem Jahr vermutet. Für die Studie Global Talents Trends 2019 des Unternehmensberaters Mercer gaben 98 Prozent der in Deutschland befragten Entscheider zu, in den kommenden drei Jahren einschneidende disruptive Veränderungen für ihr Unternehmen zu erwarten. Im vergangenen Jahr sagten das nur 33 Prozent voraus. 

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Der Folgenutzen von Rollenbildern und Stellenprofilen

Wenn das Rollenbild bei Stelleninhaber und Vorgesetzten zu mehr Klarheit im Stellen- und Prozessverständnis führt und die Optik zurechtrückt auf das, worauf es in der Stelle ankommt, dann bewirkt dies mehr Effizienz in den Arbeits- und Zusammenarbeitsprozessen. Die Führung der Mitarbeitenden wird griffiger.

Digitale Prozesse - alte Rollen

Dieser Meinungswandel, so macht die Studie deutlich, liegt global im Trend. Weltweit prognostizieren mittlerweile 73 Prozent der Führungsverantwortlichen Disruptionen - vor einem Jahr lediglich 26 Prozent. Mehr als die Hälfte der Verantwortlichen weltweit glaubt außerdem, dass einer vom fünf Arbeitsplätzen im Zuge der Transformation automatisiert wird. Und wie reagieren Mitarbeiter auf die anstehenden Veränderungen? Auch darauf antwortet die Studie. Befragt wurden in 16 Regionen weltweit mehr als 7.300 Führungskräfte, Personaler und Mitarbeiter. In Deutschland gaben 450 Studienteilnehmer Auskunft.

Mitarbeiter weltweit bangen vor allem um die Sicherheit ihrer Arbeitsplätze - jeder Dritte sieht seinen Job bedroht. Von Vorgesetzten fordert die Mehrheit deshalb klare Aussagen, vor allem in Bezug auf sich verändernde Aufgaben (65 Prozent). Doch nur 43 Prozent der HR-Verantwortlichen haben sich die Neudefinition von Jobs überhaupt auf die Agenda gesetzt. Die mit dem Umwälzungen verbundenen personalwirtschaftlichen Risiken wie Qualifikationsdefizite oder Veränderungsmüdigkeit werden von den Organisationen zwar wahrgenommen aber wenig beachtet - nur jeder Dritte Chef glaubt überhaupt, dass sich die Risiken reduzieren lassen. 

Die Stelle, ein altmodisches Konstrukt

Dabei sei es jetzt entscheidend, Arbeitsplätze und Menschen auf zukünftige Wertschöpfung vorzubereiten, kommentiert Mercer die Studienergebnisse. Fortlaufende Anpassung von Stellenbeschreibungen, kuratiertes Lernen und Weiterbildung sind unerlässliche Maßnahmen, um Mitarbeitern in unsicheren Zeiten Orientierung und Stabilität zu gewährleisten.

Die Stellenbeschreibung gehört revitalisiert. Ein erster Schritt dahin ist, mit den Begrifflichkeiten aufzuräumen, findet Springer-Autor Gerd Ulmer. Der "Stelle" hafte die antiquierte das-ist-schon-immer-so geregelt-gewesen Haltung an, die "Funktion" beschreibe ein quasi "mechanisches Funktionieren" und nur die "Rolle" passe mit ihrer implizierten Dynamik in das moderne Verständnis von Arbeit. "In vernetzter Zusammenarbeit wissen die Beteiligten selbst am besten um ihre Stärken und Schwächen und können daher in Selbstorganisation die Resultate optimieren, vorausgesetzt, man lässt dies zu" (Seite 22). Und "Warum Stellenbeschreibungen/Rollenbilder?". Ulmers Antwort darauf lautet: Bei der Rollenbeschreibung beginnt die Organisationsgestaltung.

Klare Rollen bringen Unternehmen weiter

Knackpunkt der konventionellen Stellenbeschreibung ist ihr Selbstbezug. Sie mache sich selbst zum Betrachtungsobjekt, setze sich aber kaum in Zusammenhang mit der Arbeitsumgebung (Seite 35). Rollenbilder dagegen holen die Stelle aus ihrer Isolation heraus. Neben Ziel, Hauptaufgaben, organisatorischer Einordnung, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen - den Elementen der herkömmlichen Stellenbeschreibung - enthalten Rollenbilder Anhaltspunkte, die es möglich machen, Arbeit einzuordnen und zu bewerten (Seite 27):

  • Angaben zum Zeitaufwand, der für die einzelnen Aufgaben ungefähr eingesetzt wird
  • Angaben zum Anforderungsniveau der einzelnen Aufgaben 
  • Übereinstimmung: Anforderungsniveau und Stellenniveau 
  • Angabe der wichtigsten Prozesse, denen die Aufgaben dienen
  • Stellenprofil: Informationen über die wichtigsten Anforderungen der Stelle, vor allem in fachlichen, kommunikativsozialen und persönlichkeitsbezogenen Aspekten
  • Stellenwert
  • Möglichkeiten zur Beurteilung der Aufgabenerfüllung 

Derart gestaltete und laufend überprüfte Rollenbilder wirken auf organisatorische Festlegungen und die Qualitätssicherung. Sie werden Bestandteil der Prozesse:

  • Personalbeschaffung
  • Mitarbeiterbeurteilung
  • Personalentwicklung
  • Organisationsgestaltung- und entwicklung

Doch Vorsicht, wie Stellenbeschreibungen dürfen auch Rollenbilder nicht als Inventarlisten missverstanden werden. Sie sollen "projektmäßig unter Einbeziehung der Führungskräfte" entwickelt werden, so Ulmer über die "Verankerung der Rollenbilder in der Unternehmenskultur" (Seite 111). Und: "Die Führungskräfte sind zur Kommunikation der Rollenbilder zu verpflichten" (Seite 113).

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