Skip to main content
main-content

04.06.2018 | Personalmanagement | Best Practice | Onlineartikel

Effektive Personalplanung in agilen Organisationen

Autor:
Mirko Scharping

Die Mitarbeiter sind für jedes Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Doch erst mit einer Priorisierung von Aufgaben und der richtigen Verteilung der personellen Ressourcen kann Effektivität erreicht werden. Ein Gastbeitrag von Mirko Scharping, Agile Coach bei Neofonie. 

In der Personalplanung von Projekten tauchen immer wieder die Begriffe Effektivität und Effizienz auf. Während Effektivität auf ein bestimmtes Resultat hinarbeitet, zielt Effizienz auf die Zeit ab. Dabei wird angenommen, dass eine hohe Anzahl von Ergebnissen effektiv sei. Grundsätzlich ist das nicht falsch. Die Kernfrage muss jedoch lauten, ob die richtigen Ergebnisse erzielt werden.

Empfehlung der Redaktion

2017 | OriginalPaper | Buchkapitel

Strategische Personalplanung

„Prognosen sind schwierig, besonders, wenn sie die Zukunft betreffen.“

Die strategische Personalplanung ist ein zentrales Instrument zur Strategieimplementierung, da sie nicht nur konkretisiert, welches Humankapital notwendig ist, sondern auch Hinweise entwickelt, wie dieses Humankapital bereitgestellt wird. Damit …


So sollte der Fokus nicht nur auf schnellster Umsetzbarkeit liegen, sondern auch die Orientierung auf Marktbedürfnisse berücksichtigt werden. Insofern erscheint es nur logisch, dass sich die Planung ebenfalls an den Bedürfnissen des Marktes ausrichtet und nicht nur an den Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Gleichzeitig sollen im Sinne einer zeitgemäßen agilen Organisation die Mitarbeiter den nötigen Raum für Verantwortungsübernahme und Selbstorganisation haben. Anhand des folgenden Fallbeispiels soll gezeigt werden, wie eine effektive Personalplanung aussehen kann.

1. Planung durch den Product Owner

Zur Realisierung eines Projekts werden drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten eingesetzt. In der Planungsphase sammelt der Product Owner die Wünsche der Anwender (Stakeholder) und bündelt diese zu Aufgaben (Items), die er den Teams nach ihren jeweiligen fachlichen Schwerpunkten zuordnet:

2. Beurteilung durch einzelne Teams

Nach der Planungsphase sollte gemäß des agilen Grundgedankens durch das Team geschätzt werden, wie die Aufgaben im Pull-Verfahren bewältigt werden. Es ergibt sich nun folgendes Bild:

Es zeigt sich, dass die Teams einiges aus diversen Gründen abgelehnt haben (farbige Markierung). Team Amigos schätzt wesentlich weniger Aufgaben zu bewältigen als von den Stakeholdern gewünscht. Weil das Team Amigos scheinbar so wenig schafft, soll weiteres Personal gesucht werden.

Wie sich hier zeigt, liegen die am höchsten priorisierten Items beim Team Roadrunner, gefolgt von Team Beauty. Die Priorisierung hat zur Folge, dass nun Item M die benötigte Zuarbeit bekommt, weil es eindeutig höher priorisiert ist als Item E. Es ist zudem effektiv, wenn das Team Amigos Items von Beauty und Roadrunner erledigt – auch wenn sie dabei weniger effizient sind als die beiden anderen Teams.

Die Priorisierung verdeutlicht, dass hoch priorisierte Items (Item 3, 5, 7) weggefallen wären. Das geplante Staffing wäre in die falsche Richtung gegangen. Noch schlimmer: Team Amigo hätte für unwichtige Aufgabe zusätzliches Personal bekommen.

4. Ein priorisiertes Backlog für alle 

Eine effiziente und effektive Planung könnte ein gemeinsames Backlog sein. Die Teams priorisieren alle Aufgaben, bis sie ihre eigene Kapazitätsgrenze erreicht haben (Änderungen in blau):

​​​​​​​

Man sieht hier deutlich, dass Team Amigos sich nun die vorher von Roadrunner abgelehnten Items N und P genommen hat. Auch wenn das Roadrunner Team diese beiden Items wahrscheinlich effizienter erledigen könnte, trägt Team Amigos zur Effektivitätssteigerung des gesamten Unternehmens bei. Außerdem lernt das Team dabei und kann mittelfristig auch effizienter werden.

Fazit: Mit einfachen Mitteln viel bewirken 

Natürlich handelt es sich hier um ein sehr vereinfachtes Modell. Die Wirklichkeit ist viel komplizierter, verstrickter und überall gibt es Stakeholder mit ihren eigenen Prioritäten. Doch durch die Priorisierung der Aufgaben wird schnell erkennbar, welche Ressourcen effektiver eingesetzt und wie die Personalplanung angepasst werden muss, um nicht nur effizient, sondern auch effektiv zu arbeiten. 

Selbstverständlich gibt es strategische Themen, die besetzt werden müssen und in die Priorisierung einfließen sollten. Eine langfristige und sorgfältige Planung und Vorarbeit ist aber auch im agilen Umfeld notwendig, auch wenn Agilität die Vorabarbeit reduzieren möchte. Erst recht was die personelle Planung angeht, kann mit einfachen Mitteln viel bewirkt werden.

Weiterführende Themen

Die Hintergründe zu diesem Inhalt

2014 | OriginalPaper | Buchkapitel

Personalplanung

BetrVG – Vierter Teil: Mitwirkung und Mitbestimmung der Arbeitnehmer; Fünfter Abschnitt – Personelle Angelegenheiten – Erster Unterabschnitt: Allgemeine personelle Angelegenheiten
Quelle:
Praxishandbuch Human Resources

Das könnte Sie auch interessieren

18.12.2017 | Innovationsmanagement | Im Fokus | Onlineartikel

Agile Unternehmen sind noch Mangelware

10.10.2017 | Talentmanagement | Im Fokus | Onlineartikel

Talentmanagement in agilen Organisationen

Premium Partner

Neuer InhaltNeuer InhaltNeuer InhaltPluta LogoNeuer Inhalt

BranchenIndex Online

Die B2B-Firmensuche für Industrie und Wirtschaft: Kostenfrei in Firmenprofilen nach Lieferanten, Herstellern, Dienstleistern und Händlern recherchieren.

Whitepaper

- ANZEIGE -

Wie können Sie Stress im Fernstudium bewältigen?

Ein Fernstudium erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation und Disziplin. Das bedeutet oft Stress - Prüfungsstress, Abgabetermine, Zeitdruck… Stress wird dann zum Problem, wenn wir ihn nicht mehr im Griff haben. Wenn wir die Ursachen und auch Auswirkungen von Stress verstehen, ist das ein wichtiger Schritt hin zu einem erfolgreichen Stressmanagement. Lesen Sie in diesem Auszug aus dem Fachbuch "Stressmanagement im Fernstudium" wie Sie Ihren Stress effektiv bewältigen können. Inklusive Selbsttest. 
Jetzt gratis downloaden!

Sonderveröffentlichung

- ANZEIGE -

„Immer mehr Mittelständler entdecken Crowdlending“

Nicht nur Start-ups besorgen sich Kapital auf digitalem Weg, sondern zunehmend auch traditionelle Mittelständler. Christopher Gräz, CEO der Kapilendo AG, erklärt die Vorgehensweise von Crowd-Plattformen und deren Vorteile für etablierte Unternehmen.
Mehr dazu erfahren Sie hier!

Bildnachweise