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09.09.2020 | Personalmanagement | Interview | Onlineartikel

"Onboarding-Prozesse beginnen vor dem ersten Arbeitstag"

Autor:
Andrea Amerland
4:30 Min. Lesedauer
Interviewt wurde:
Doris Brenner

ist seit 1998 freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personal- und Organisationsentwicklung, Coaching sowie Karriereberatung.

Arbeitgeber unterschätzen, wie wichtig der erste Arbeitstag für neue Mitarbeiter ist. Dabei entscheidet ein guter Onboarding-Prozess darüber, wie erfolgreich die künftige Zusammenarbeit verläuft, warnt Personalexpertin Doris Brenner im Interview.

Springer Professional: Warum ist Onboarding wichtig? 

Doris Brenner: Die zügige und professionelle Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiter, das Onboarding, ist ein zentraler Prozess, um die Leistungsfähigkeit einer Organisation dauerhaft sicherstellen zu können. Diese Investition zahlt sich mehrfach aus, denn nur auf dieser Grundlage wird der neue Mitarbeiter seine volle Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft entwickeln. Führungskräfte sollten sich darüber im Klaren sein, dass ihr persönlicher Erfolg entscheidend davon abhängt, wie es ihnen gelingt, das Potenzial ihrer Mitarbeiter zu erkennen und auszuschöpfen. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess stellt dabei einen wichtigen ersten Schritt dar, damit die neuen Mitarbeiter ihre PS auch auf die Straße bringen. 

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Onboarding

Als Führungskraft neue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten und integrieren

Die zügige und professionelle Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeitern (Onboarding) ist ein zentraler Prozess, um die Leistungsfähigkeit einer Organisation dauerhaft sicherstellen zu können. Diese Investition zahlt sich mehrfach aus.

Die Society for Human Resource Management (SHRM) hat herausgefunden: 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter sind bereits am ersten Arbeitstag so entsetzt über das, was sie erleben, dass sie sofort wieder gehen möchten. Was liegt da Ihrer Einschätzung nach im Argen?

Häufig fehlt unternehmensseitig die Sensibilität, die Bedeutung des ersten Arbeitstages zu erkennen und entsprechend zu handeln. Führungskräfte sollten sich bewusst machen: Für sie und ihre Mitarbeiter ist dieser Tag ein ganz normaler Arbeitstag. Für den neuen Mitarbeiter stellt der erste Arbeitstag aber ein wichtiges Ereignis dar, mit dem er sich schon längere Zeit gedanklich beschäftigt und hohe Erwartungen aufgebaut hat. Dabei kommt immer wieder die Frage auf, ob die Entscheidung für diesen Arbeitgeber wirklich richtig war. Dies gilt besonders für Kandidaten, die mehrere Angebote zur Auswahl hatten. Am ersten Arbeitstag werden daher alle Eindrücke mit besonderer Aufmerksamkeit wahrgenommen und bewertet. Werden hier negative Signale gesendet, kann dies zu der Reaktion führen, am liebsten gleich wieder gehen zu wollen.  

Wann beginnt die Onboarding-Phase?

Gute Onboarding-Prozess beginnen bereits vor dem ersten Arbeitstag. Zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsantritt liegen in der Regel einige Wochen oder sogar Monate. Es kann nur dazu geraten werden, diese Zeit zu nutzen, um den neuen Mitarbeiter bereits einzubeziehen und ihm den Einstieg in das Unternehmen zu erleichtern. Diese Phase wird auch als Preboarding bezeichnet. 

Was sollten Unternehmen im Preboarding beachten?

Die wichtigste Regel dabei lautet: Kontakt halten. Einzelne Elemente des Einarbeitungsprogramms können bereits geplant und dem neuen Mitarbeiter kommuniziert werden. So wird das Gefühl von Wertschätzung vermittelt. Der neue Mitarbeiter gewinnt den Eindruck, dass man sich im Unternehmen mit seinem Einstieg beschäftigt und diesen professionell plant. Auch ein frühzeitiger Zugang zum Intranet trägt dazu bei, dass sich der neue Mitarbeiter schon mit aktuellen Themen, firmenspezifischen Begrifflichkeiten und Abkürzungen vertraut machen kann. Die Einladung zu Abteilungsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Ausflügen oder sonstigen Teamevents kann eine frühe Einbindung des neuen Mitarbeiters fördern und den Onboarding-Prozess erleichtern. Verstärkt dienen auch webbasierte Onboarding-Softwaretools dazu, den neuen Mitarbeiter in dieser frühen Phase an das Unternehmen heran zu führen und durch die Bereitstellung von Informationen und direkte Kontaktmöglichkeiten eine kontinuierliche Begleitung sicherzustellen. 

Was ist für Mitarbeiter besonders wichtig, wenn sie ihre ersten Schritte im neuen Unternehmen machen?

Neben der fachlichen Einarbeitung gilt es besonders, die soziale und werteorientierte Integration im Auge zu behalten. Neue Mitarbeiter sollten sich menschlich gut aufgenommen fühlen. In vielen Unternehmen hat sich die Rolle eines Paten als sehr hilfreich erwiesen, der den neuen Mitarbeiter in der Anfangsphase als Ansprechpartner mit Rat und Tat zur Seite steht. Dieser ersetzt nicht den intensiven Kontakt zur Führungskraft, kann jedoch bei  den kleinen Fragen des Alltags hilfreich sein und eine wichtige Vertrauensperson auf Kollegenebene darstellen. Schließlich zielt die werteorientierte Integration darauf, dass sich der neue Mitarbeiter mit den Unternehmenswerten identifizieren kann. Entscheidend ist dabei nicht, was in Hochglanzbroschüren kommuniziert wird, sondern wie die Werte im Alltag gelebt werden. Diesem "cultural fit" kommt eine zentrale Bedeutung für ein erfolgreiches Onboarding zu.

Was sollte man beim virtuellen Onboarding in Corona-Zeiten beachten?

In Zeiten in denen der persönliche Kontakt eingeschränkt ist, bekommt intensive Kommunikation noch mehr Gewicht. Wenn Homeoffice angesagt ist, sollten die technischen Voraussetzungen abgeklärt werden. Häufig wird zumindest am ersten Arbeitstag ein erster persönlicher Kontakt - den RKI-Regeln konform -  im Unternehmen stattfinden, bei dem auch die Übergabe des Laptops erfolgt und die weitere Planung abgestimmt wird.

Wie gelingt echte Einbindung neuer Mitarbeiter im Homeoffice?

Damit sich ein neuer Mitarbeiter im Homeoffice nicht alleine gelassen fühlt, sollten Webmeetings regelmäßig stattfinden. In diesem Rahmen bietet sich auch die Vorstellung des neuen Mitarbeiters im Kollegenkreis an. Bitten Sie den neuen Mitarbeiter eine kleine Präsentation vorzubereiten, bei der auch persönliche Aspekte wie Hobbys  nicht fehlen sollten. So lassen sich Anknüpfungspunkte für weiter Kontakte schaffen. Die Empfehlung aktiv auf Kollegen und Ansprechpartner zuzugehen, gilt unter den genannten Rahmenbedingungen besonders. In vielen Organisationen haben sich auch virtuelle Kaffeecounter etabliert, bei denen sich die Mitarbeiter zu einer festen Tageszeit zusammenschalten und austauschen. Gerade in diesen informellen Runden, lässt sich der Kontakt leichter knüpfen und sie können eine gute Ausgangsbasis für die Vereinbarung von One-to-one-Sessions mit Mitarbeitern darstellen. Beliebt ist auch die App Houseparty, über die sich Mitarbeiter nach Feierabend beispielsweise zum virtuellen Bier verabreden. 

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