So schafft es HR-Tech ins Unternehmen

Personalabteilungen sind auf digitale Tools bei ihrer Arbeit angewiesen. Allerdings können sie auf eine Vielzahl an HR-Tech-Lösungen zurückgreifen, so das die Auswahl der richtigen Anwendung oft schwer fällt. Wie die Evaluierung gelingt.

In der heutigen Arbeitswelt spielt Technologie eine zentrale Rolle bei der Bewältigung einer Vielzahl von Herausforderungen im Bereich Human Resources - von der Personalbeschaffung über die Administration bis hin zur Mitarbeiterbindung. Aber auch im Gesundheitsmanagement, bei Benefits, Kultur und Weiterbildungsmöglichkeiten sind sie unabdingbar. Durch den Einsatz dieser Technologien erleben Unternehmen eine Transformation ihrer Personalprozesse, die nun effizienter, schneller und transparenter ablaufen, was sich gleichermaßen positiv auf HR-Verantwortliche wie Mitarbeitende auswirkt.

Die große Vielfalt an verfügbaren HR-Technologien - mehr als 400 im DACH-Raum - birgt nicht nur große Chancen, sondern stellt Unternehmen auch vor die Herausforderung, diejenigen Lösungen auszuwählen, die am besten zu ihren spezifischen Bedürfnissen passen. Was dabei wichtig zu wissen ist: Der Erfolg einer Technologie hängt maßgeblich davon ab, wie gut sie von den Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt wird. 

Implementierung eines Feedback-Tools als Fallbeispiel

Unternehmen sollten zunächst klären, welche Herausforderung durch das Tool bewältigt werden soll. Am konkreten Beispiel erklärt, musste die Frage gestellt werden, aus welchem Grund etwa die Messung der Unternehmenskultur wichtig ist.

Allgemein lässt sich sagen, dass sich angesichts der Probleme durch demografische Veränderungen, der fortschreitenden Digitalisierung und eines sich wandelnden Wertekanons die Mitarbeiterbindung als ein Schlüsselthema für Unternehmen herauskristallisiert. In Deutschland beträgt die durchschnittliche Mitarbeiterfluktuation laut Studien aktuell mehr als 30 Prozent, was die Suche nach effektiven Lösungen für das Retention Management noch dringlicher macht.

Ein Beispielunternehmen sah sich daher mit zwei wesentlichen Herausforderungen konfrontiert: einem generellen Bedarf an zusätzlichem Personal aufgrund positiver Geschäftsentwicklung und einer zunehmenden Mitarbeiterfluktuation, die durch phasenweise hohe Arbeitsbelastungen verstärkt wurde. 

Mehr Recruiting und stärkere Unternehmenskultur als Lösung

Um diesen Zyklus zu durchbrechen, konzentrierte sich das Unternehmen neben intensivierten Recruiting-Bemühungen auf die Stärkung der Unternehmenskultur. Ziel war es, die Fluktuation zu reduzieren und ein nachhaltiges Wachstum zu fördern. Das gewählte Feedback-Tool ermöglicht es etwa, durch regelmäßige digitale Mitarbeiterbefragungen verschiedene Aspekte der Unternehmenskultur zu messen und die Wirksamkeit von Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung zu überprüfen. Dies führte zu einer spürbaren Senkung der Fluktuationsrate und steigerte das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Unternehmen. 

Letztere fühlten sich durch die Möglichkeit der regelmäßigen Rückkopplung stärker eingebunden und waren daher zufriedener und motivierter. Dass ihre Ansichten und Bedürfnisse beachtet wurden, stärkte ihr Vertrauen gegenüber dem Unternehmen zusätzlich. Auch die Personalverantwortlichen profitierten erheblich: Sie konnten auf das Feedback der Mitarbeitenden schneller denn je reagieren und wichtige Änderungen vornehmen, was ihnen einen direkten und messbaren Einfluss auf die Mitarbeiterbindung ermöglichte. Dies ließ sich anhand verschiedener Kennzahlen nachweisen, insbesondere durch den sogenannten Employee Net Promoter Score (eNPS), der erfasst, inwiefern Mitarbeitende das Unternehmen als Arbeitgeber empfehlen würden.

Checkliste für den Einsatz von HR-Technologien

Damit HR-Tech-Lösungen ihr volles Potenzial entfalten können, sollten Personalverantwortliche durchdacht vorgehen. Folgende Tipps können dabei helfen:

• Um HR-Technologien effektiv nutzen zu können, ist ein strategisches Vorgehen erforderlich. Zunächst muss ein echter Bedarf für die Einführung einer Lösung identifiziert werden: Welches Problem soll die HR-Technologie lösen?
• Die verschiedenen Stakeholder im Unternehmen, von der Geschäftsleitung über den Betriebsrat bis hin zu den Mitarbeitenden, müssen den Bedarf verstehen und akzeptieren. Eine Durchführung von Befragungen oder Workshops kann dabei helfen, den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln und die Akzeptanz für die neue Technologie zu erhöhen. 
• Eine Zustimmung des C-Levels ist für die Freigabe der notwendigen Budgets unerlässlich. Deshalb ist es wichtig, dass HR-Verantwortliche eine detaillierte Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen, die sowohl die Investitionskosten als auch den erwarteten Mehrwert der Lösung umfasst.
• Es muss geklärt werden, ob die HR-Tech-Lösung als Insellösung genutzt werden kann oder ob es gegebenenfalls Schnittstellen zu anderen Tools und Systemen braucht. Eine nahtlose Integration mit vorhandenen Systemen und Prozessen kann den Nutzen der HR-Tech-Lösung erhöhen und den Implementierungsprozess erleichtern.
• Es braucht klare Verantwortlichkeiten für die Konzeption und Umsetzung der Technologielösung. Dies umfasst die Bestimmung von Ansprechpartnern für technische Fragen und Support ebenso wie die Ausbildung von sogenannten Tool Ambassadors, die als Multiplikatoren innerhalb des Unternehmens fungieren und die Akzeptanz und Nutzung der Technologie fördern.
• Die kontinuierliche Bewertung und Anpassung der HR-Technologielösungen an die sich wandelnden Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ist ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor. Unternehmen sollten definieren, anhand welcher Kriterien der Erfolg oder Misserfolg der Technologieeinführung bewertet wird. 

Letztendlich ist der Einsatz von HR-Technologie nicht nur eine Frage der richtigen Tools, sondern vor allem auch der Menschen, die diese Technologien nutzen. Das ultimative Ziel ist es, den People- und Culture-Teams durch den Einsatz von Technologien mehr Zeit für das zu verschaffen, was wirklich zählt: ihre Mitarbeitenden. Nur durch eine solche ganzheitliche Betrachtungsweise können Unternehmen die volle Kraft der HR-Technologie entfalten und zu einer positiven Veränderung innerhalb ihrer Organisation beitragen.