Planung und Reporting im BI-gestützten Controlling

In vielen mittelständischen Unternehmen sind die vorhandenen Planungs- und Reportinglösungen im Controlling in einfachen Tabellenkalkulationsprogrammen und Reportgeneratoren innerhalb der vorhandenen Anwendungsprogramme abgebildet. Dies ist sehr zeit- und kostenaufwendig, die Informationen sind nicht integriert und es werden sinnvolle Informationen aus anderen Bereichen und Systemen nicht oder nur unzureichend mit einbezogen. Was für den Mittelstand gilt, ist in Teilen auch bei großen Unternehmen anzutreffen. Diese haben zwar den Vorteil auf größere IT- und Personalressourcen zurückgreifen zu können, dennoch ist auch hier ein Wildwuchs an heterogenen Softwarelandschaften zu finden, die für die heutigen Planungs- und Reportingaufgaben im Controlling ungeeignet sind. Hier setzt das Buch an. Für die betriebliche Praxis und die Wissenschaft werden neue Kenntnisse für Planung und Reporting im BI-gestützten Controlling aufgezeigt. Kap. 1 zeigt die Problemstellung, Zielsetzung und Vorgehensweise des Buches auf.

Die Planung und das Reporting sind für das Management unerlässliche Instrumente, um die dynamischen Änderungen im Wirtschaftsumfeld und im Unternehmen zu erkennen und den Kurs der Unternehmung erfolgreich abzustimmen. Kap. 2 definiert zunächst die grundlegenden Begriffe „Planung und Reporting“ und zeigt deren Ziele und Aufgaben auf. Es wird die Verzahnung von Planung und Reporting im Managementregelkreis aufgezeigt. Eine isolierte Betrachtung der Planung und des Reportings führen ansonsten zu Unstimmigkeiten im Managementregelkreis. Anschließend wird ein Analyseprofil aufgestellt, das die vier Perspektiven „fachlicher Inhalt, Organisation, Prozesse und IT-Unterstützung“ bezüglich der Planung und des Reportings in den Fokus der Untersuchung stellt.

In Kap. 3 wird zu Beginn der besondere Bezug der fachlichen und inhaltlichen Ausgestaltung zur Unternehmensstrategie und zu den wertschöpfungstreibenden Faktoren des Geschäftsmodells eines Unternehmens dargestellt. Dies sind die wichtigsten Treiber für ein gutes Reporting und eine gute Planung. Anschließend werden für die Strukturierung, die Navigation und die Analysepfade in der Planung und im Reporting wichtige Hinweise und praktische Gestaltungsvorschläge gegeben. Ein Überblick über die Planungsobjekte und Berichtsarten dient als Einstieg für die Darstellung der wichtigsten Berichtsgrundformen wie dem Soll-Ist-Vergleich und der ABC-Analyse. Im Rahmen der Berichtsgestaltung werden neben generellen Empfehlungen vor allem die Filter und Selektionsfunktionen, das Layout und die Hauptbestandteile von Berichten, die Tabellen, verschiedene Diagrammtypen und die Kommentierungen detailliert besprochen. Besonders hervorzuheben ist das entwickelte Controlling-Cockpit-Beispiel für die Unternehmensleitung (operatives und strategisches Controlling), den Vertrieb, die Produktion, den Einkauf und die Projektsteuerung. Das Controlling-Cockpit enthält über 85 Berichtsvorschläge mit ca. 30 Spitzenkennzahlen und über 100 Steuerungsgrößen. Hier können sich die Leser viele Anregungen und Tipps für die individuelle Einzelberichtgestaltung holen. Abschließend werden die Besonderheiten von Planungsformularen und die Abstimmung von Planungs- und Reportinginhalten thematisiert.

Kap. 4 beschäftigt sich mit der organisatorischen Einbindung und der Ausgestaltung der Prozesse im Zusammenhang mit der Planung und dem Reporting. Es wird untersucht, welchen Einfluss Unternehmensverbindungen, die Aufbauorganisation und der Führungsstil auf die Planung und das Reporting haben. Hierbei werden u. a. Besonderheiten des Mittelstandes und großer Unternehmen herausgearbeitet. Zudem werden die Aufgaben und Beziehungen der beteiligten Rollen, auf der einen Seite die Adressaten bzw. Empfänger und auf der anderen Seite die Ersteller bzw. Sender und Koordinatoren, unterschieden. Für die Planung und das Reporting wurden weiterhin folgende Prozesse differenziert betrachtet: Der Einführungsprozess, der zyklische Prozess (kontinuierliche Abwicklung) und der Qualitätssicherungsprozess. Durch die systematische Einteilung der Prozessschritte werden den Unternehmen viele Anstöße gegeben, die für die praktische Umsetzung von Planungs- und Reportinglösungen wichtig sind. Hervorzuheben sind vor allem die Hinweise zur Datenqualitätsprüfung und -sicherung im Rahmen BI-gestützter Controlling-Systeme sowie die Unterstützung der agilen IT-Entwicklung durch den Scrum-Prozess.

In Kap. 5 (IT-Unterstützung) wird zunächst kurz auf die Historie und die grundlegenden Hardwarekomponenten von Planungs- und Reportinglösungen eingegangen. Bei den Softwarelösungen für die Planungs- und Reportingaufgaben werden spezielle ERP-Systeme, Tabellenkalkulationsprogramme, spezielle Softwareprogramme (basierend auf relationaler Datenbanktechnik) und Data-Warehouse- bzw. Business-Intelligence-gestützte Systeme unterschieden. Bei Data-Warehouse- bzw. Business-Intelligence-gestützte Systemen stehen u. a. die OLAP-Datenmodellierung, die OLAP-Speicherkonzepte, die ETL-Prozesse, die unterschiedlichen Analysewerkzeuge, wie z. B. Cockpit- und Dashboard-Lösungen sowie Portale im Vordergrund der Untersuchung. Zudem werden die neusten Entwicklungen im BI-gestützten Controlling mit Unterstützung der traditionellen und explorativen BI aufgezeigt, u. a. Big-Data-Technologie, Data Discovery, Data Visualization, Data Mining, Predictive Analytics, Künstliche Intelligenz, Chatbots, RPA, App-Technologie, Self Service BI sowie Cloud Computing. Big Data hilft u. a. bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit (In-Memory-Technologie) von großen heterogenen Datenmengen. Über die App-Technologie mit ihren Kacheltypen lassen sich moderne Navigationsoberflächen schaffen. Data-Discovery- bzw. Visual-Discovery-Werkzeuge unterstützen Big-Data-Analytics hinsichtlich ihrer Prognose- und Analysefähigkeit. Vor allem das Data Mining und Predivtive Analytics erhalten durch informationstechnische Verfahren der Künstliche Intelligenz einen weiteren Schub für Analyse- und Prognoseaufgaben, u. a. durch Machine Learning, Deep Learning und Neuronale Netze. Chatbots sind computergestützte Dialogsysteme, durch die sich neue Möglichkeiten einer schnelleren und ressourcengünstigeren Informationsversorgung für die Anwender erzielen lassen. Mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) gibt es einen weiteren IT-Ansatz, der als Zwischentechnologie im Controlling genutzt werden kann, um aufwendige manuelle IT-Pflege durch Softwareroboter zu ersetzen. Cloud Computing stellt eine interessante Outsourcing-Option für Unternehmen dar, bei der IT-Leistungen und -Services über fremde IT-Ressourcen genutzt werden können. Weitere Neuerungen betreffen die Themen Datenqualität und Datenmodellierung. Den Abschluss dieses Kapitels bildet das Thema „Mobile BI“, bei dem es um den Ausbau von leistungsfähigen mobilen Analyse- und Planungslösungen mit Hilfe von Tablets, Handys und anderen mobilen Endgeräten geht.

Das Kap. 6 schließt mit einem Ausblick. Es werden zukünftige Trends und Entwicklungen bezüglich der Planung und des Reportings im BI-gestützten Controlling aufgezeigt. Die wichtigsten Trends im Bereich „Fachlicher Inhalt“ sind: Integrationsaspekte von Planung und Reporting, die Aufstellung von geeigneten Fachkonzepten, der Ausbau der Planungs- und Analysefunktionen sowie die Schaffung von Standardlösungen, die offen sind für die Abbildung individueller Anforderungen. Die wichtigsten Trends im Bereich der IT-Unterstützung sind: KI-gestützte Analytics, Chatbots, Data Discovery, Data Visualization, Predictive Analytics, hybride traditionelle und explorative BI, Mobile Systeme, Cloud Computing, IT-Security, Self-Service BI, Embedded BI, BI-Portalintegration und BI-Monitoring. Die wichtigsten Trends in den Bereichen „Organisation und Prozesse“ sind: die Substitution manueller Berichtserstellungsprozesse durch RPA, leistungsfähige Berechtigungs- und Zugriffssysteme, die Datenqualitätsprüfung und -steuerung, die adressatengerechte Aufbereitung der Daten sowie die Verteilung und Zusammenarbeit (Collaboration).