15. Praxisprojekt

Das Kapitel beschreibt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Entwicklungsabteilung eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens. Die Steinbachwerke, ein Unternehmen mit 400 Beschäftigten und einem jährlichen Umsatz von 100 Millionen Euro, stehen vor der Herausforderung, die Handhabung von Dokumenten zu optimieren. Aktuell verursacht die Vielzahl an Dokumenten, die teilweise papiergebunden und teilweise elektronisch vorliegen, erhebliche Probleme bei der Ablage, Handhabung und Suche. Diese ineffiziente Dokumentenverwaltung führt zu Zeitverlusten und Fehlern. Um diese Probleme zu lösen, wird ein DMS eingeführt, das alle Phasen der Dokumentenhandhabung abdecken soll. Das Projekt umfasst die Analyse des Ist-Zustands, die Erstellung eines Anforderungskatalogs, die Auswahl eines geeigneten DMS-Tools und die Implementierung in der Entwicklungsabteilung. Besonders hervorzuheben ist die detaillierte Beschreibung der Projektphasen, von der Problemanalyse über die Erstellung eines Lastenhefts bis hin zur Risikoanalyse und Projektsteuerung. Der Beitrag bietet eine umfassende Anleitung zur erfolgreichen Einführung eines DMS und zeigt auf, wie durch eine systematische Vorgehensweise die Effizienz und Qualität der Dokumentenverwaltung gesteigert werden können. Die praxisnahe Herangehensweise und die detaillierte Darstellung der einzelnen Schritte machen den Text zu einer wertvollen Ressource für Fachleute im Bereich Projektmanagement und Dokumentenmanagement.