Verhandlungen auf rein digitalem Weg stellen eine große Herausforderung dar, wie eine aktuelle Umfrage zeigt. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden deshalb gezielter auf die Verhandlungsführung in dieser Situation vorbereiten.
Seit der Corona-Pandemie haben Unternehmen viele ihrer Verhandlungen in Online-Meetings durchgeführt. Die meisten Mitarbeitenden finden das schwieriger als klassische Präsenzformate.
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Für viele Beschäftigte bedeutete die Corona-Pandemie den Eintritt in eine neue Arbeitswelt voller digitaler Werkzeuge und virtueller Kommunikation. Oft war es ein Sprung ins kalte Wasser, ohne vorbereitende Trockenübungen und Schulungen. Dennoch funktionierte der Umstieg von persönlichem Austausch zu Videokonferenzen und Onlinechats vielerorts unerwartet gut.
Die im zweiten Quartal 2021 durchgeführte Erhebung “C4 Negotiation Survey“ zeigt allerdings, dass etwa das digitale Verhandeln seine Tücken hat – nicht zuletzt, weil nicht mal ein Viertel der Befragten darin geschult wurde. Und das, obwohl drei Viertel der an der Umfrage Teilnehmenden angibt, dass seit der Pandemie zwischen 75 und 100 Prozent aller Verhandlungen ausschließlich digital geführt werden. Vorher war dies bei maximal 25 Prozent der Verhandlungen der Fall. Diese Erkenntnisse beruhen auf der Befragung von 185 Unternehmen zu ihren Erfahrungen mit der digitalen Verhandlungsführung durch das C4 Center for Negotiation der Quadriga Hochschule Berlin.
Es gibt kein Zurück in vor-digitale Zeiten
Dem Survey zufolge gehen zwei Drittel der Befragten davon aus, dass Verhandlungen künftig häufiger digital stattfinden werden als vor der Krise. Als wesentliche Vorteile von Online-Verhandlungen nannten die Interviewten betriebswirtschaftliche Gründe.
Allerdings spricht aus den Antworten der Befragten einige Skepsis gegenüber digitalen Verhandlungen. So ziehen insgesamt 62 Prozent die persönliche Verhandlung jeder anderen Verhandlungsform vor. Immerhin für jeden Fünften sind digitale Verhandlungen mit Videokonferenzsystemen die erste Wahl. Gerade mal acht Prozent präferieren hingegen Verhandlungen per Telefon.
Online-Verhandlungen sind herausfordernder
Eine Mehrheit von 72 Prozent ist sich einig, dass digitale Verhandlungsführung deutlich herausfordernder ist als die Präsenzverhandlung. Demgegenüber finden nur sieben Prozent der Befragten digitale Verhandlungen weniger herausfordernd. Die Umfrage zeigt auch auf, welche Schwierigkeiten die Verhandelnden bei rein digitalen Begegnungen sehen:
- Als größten Nachteil nennen fast 85 Prozent das Fehlen des persönlichen Kontaktes.
- Acht von zehn Befragten empfinden es als Einschränkung ihrer Verhandlungsführung, dass die Körpersprache des Gegenübers nicht so gut zu erkennen ist.
- 61 Prozent finden das Aufbauen einer Vertrauensebene sehr schwierig.
- Mehr als ein Drittel sieht eine Vielzahl von Missverständnissen als großes Hindernis.
Virtuelle Meetings verändern das Sozialverhalten
Ausgehend von Gesprächen und Interviews mit zahlreichen Führungskräften aus Industrie, Unternehmensberatungen und NGOs wirft auch Anette Bickmeyer einen kritischen Blick auf digitale Konferenzen. In der Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie “Gruppe. Interaktion. Organisation (GIO)“ fragt sie, ob “Zoomication: The New Normal?“ ist und vertritt die These, dass die zunehmende Verwendung von Kommunikationstools wie Zoom zu Veränderungen des Sozialverhaltens der beteiligten Akteure und Akteurinnen führe und Auswirkungen auf die Kommunikationspotenziale und individuelle Selbstwahrnehmung habe. (Seite 459)
Die Unkörperlichkeit des hier als Zoomication beschriebenen Prozesses führt, neben der oft konstatierten Versachlichung von Besprechungen auf Kosten von Bindung und Vertrauen, auch zu einer Fokussierung auf ästhetische Gesichtspunkte.“ Dr. phil. Anette Bickmeyer, “Gruppe. Interaktion. Organisation (GIO)- Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie“, Seite 459
Vertrauen aufbauen fällt online schwer
Bickmeyer führt an, dass Vertrauen eine stark körperliche Dimension habe. Hierzu gehöre der – bei geschäftlichen Verhandlungen typische – Handschlag ebenso wie andere leiblich gebundene Empfindungen. “Zoomication wirkt hier als vertrauensbildende Maßnahme eher erschwerend denn erleichternd, nicht zuletzt, weil sie sowohl olfaktorische als auch taktile Wahrnehmung derzeit noch ausschließt“, stellt die Beraterin auf Seite 463 fest. Zudem mangele es den virtuellen Begegnungen an “Beziehungsschmiere“, die sich oft parallel zu den offiziellen Besprechungsterminen entwickele. Durch ihr Fehlen würden Konflikte leichter angeheizt und es entstünden eher Missverständnisse. Bickmeyer bestätigt damit die Ergebnisse des C4 Negotiation Survey.
Trotz dieser Herausforderungen sind jedoch auch Online-Verhandlungen noch immer Verhandlungen. Daher würden auch für sie die üblichen Grundregeln gelten, erklärt Udo Kreggenfeld. “Wir brauchen Ziele, Limits, Strategien, Hypothesen über unsere Verhandlungspartner, den ‘systemischen und ganzheitlichen Blick auf den Verhandlungsraum‘, Einstiegs- und Ausstiegspunkte sowie ein Ausstiegsszenario u. a. m.“, schreibt er in seinem Buchkapitel “Verhandlungstechniken“. (Seite 84) Ebenso behielten die klassischen Verlaufsmodelle für Verhandlungen ihre Gültigkeit.
Vorteile von digitalen Verhandlungen gezielt nutzen
Der Springer-Autor weist ebenfalls auf die Besonderheiten der virtuellen Kommunikation hin und empfiehlt einige gezielte Maßnahmen, um die verminderte Beziehungs-/Sozialdimension auszugleichen. Gleichzeitig rät er, die Betonung des Sachaspekts und der zeitlichen Dimension in Online-Verhandlungen als Vorteile zu nutzen. Die vielfältigen Möglichkeiten des Visualisierens (Agenda, Bilanzen, Präsentationen etc.) seien beispielsweise ein starkes Steuerungsinstrument. Ein Plus sei auch der einfache Wechsel in eine Verhandlungspause, in der der bisherige Verhandlungsverlauf reflektiert und nächste Schritte überlegt werden könnten.
Darüber hinaus lassen sich Präsenz- und Onlineformate natürlich kombinieren. Gerade bei komplexen Verhandlungsverläufen bietet sich damit die Chance, die Stärken beider Formate auszuschöpfen.
