Projektcontrolling

Megatrends wie die Digitalisierung, Nachhaltigkeit und neue Arbeitswelt (Agilität und New Work) sowie volatile Märkte, vernetzte Wertschöpfungsstrukturen, neue Geschäftsmodelle und Krisensituationen stellen private und öffentliche Betriebe regelmäßig vor die Herausforderung, neben dem operativen Tagesgeschäft strategisch notwendige Veränderungen anzustoßen und umzusetzen. Die Bewältigung der damit verbundenen Aufgaben wird zunehmend in Form von Projekten realisiert. In der Praxis steigen der Umfang und die Komplexität von Projektaktivitäten deshalb kontinuierlich an. Ein effektives und effizientes Projektcontrolling trägt dazu bei, dass die richtigen Projekte ausgewählt und erfolgreich abgewickelt werden. Das vorliegende Buch führt in die Grundlagen des Projektmanagements und Projektcontrollings ein und gibt einen Überblick über die bedeutsamsten Methoden und Instrumente zur Steuerung klassischer und agiler Projekte. Darüber hinaus zeigt es Ansatzpunkte zur Digitalisierung des Projektcontrollings und weitere Konzepte zur Optimierung der Projektsteuerung auf.

Projekte sind zeitlich begrenzte, individuelle Vorhaben und unterscheiden sich damit deutlich von Regelaufgaben in der Linienorganisation. Die Auswahl und Umsetzung von Projekten erfordert ein durchgängiges Projektmanagement, das strategische und operative Führungsaufgaben umfasst. Dabei geht es im Kern darum, die strategisch richtigen Projekte auszuwählen und diese so zu steuern, dass die Projektziele bestmöglich erreicht werden. Maßgeblich hierfür sind insbesondere die Zielgrößen Zeit, Qualität und Budget. Für eine zielorientierte Steuerung von Projektaktivitäten ist eine effektive Projektorganisation notwendig, die abhängig von den unternehmens- und projektspezifischen Gegebenheiten ausgestaltet werden muss. Die Managementaufgaben in Projekten sind vielschichtig und verändert sich im Projektablauf. Mit Blick auf die grundlegenden Lebenszyklusphasen eines Projektes lassen sich Aufgaben der Projektdefinition und -planung von Tätigkeiten während der Projektdurchführung und des Projektabschlusses unterscheiden. In der Projektdefinitionsphase sind der Projektauftrag zu klären sowie die Projektziele und -anforderungen festzulegen. In der Planungsphase werden bei klassischer Vorgehensweise die Struktur und der Verlauf des Projektes detailliert ausgeplant. Ausgehend davon erfolgt die Termin-, Budget- und Ressourcenplanung sowie die Analyse der Projektrisiken. Während der Durchführungsphase liegt der Fokus auf der Überwachung des Projektfortschritts und der Einleitung von Steuerungsmaßahmen. Im Rahmen des Projektabschlusses sollte neben der Übergabe der Projektergebnisse eine Nachkalkultion sowie eine systematische Sicherung der Projekterfahrungen vorgenommen werden.

Das Projektcontrolling spielt für die erfolgreiche Auswahl und Umsetzung von Projekten eine entscheidende Rolle. Als Subsystem des Projektmanagements koordiniert es die zur Realisierung der Projektziele notwendigen Planungs-, Umsetzungs- und Kontrollaktivitäten und unterstützt Projektentscheidungen durch Vermittlung relevanter Informationen und Bereitstellung betriebswirtschaftlicher Expertise. Damit trägt das Projektcontrolling dazu bei, die mit Projekten regelmäßig verbundene Unsicherheiten zu reduzieren und problematische Projektsituationen, wie zum Beispiel Zeit- oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Die Koordinations- und Informationsaufgaben des Projektcontrolling umfassen vor allem die Konzeption der unternehmensweiten Steuerungslogik für Projekte sowie projektspezifische Planungs-, Berichts- und Analysetätigkeiten. Die Bewältigung dieser Aufgaben ist von zentraler Bedeutung, da ohne ein wirkungsvolles Projektcontrolling die Gefahr besteht, dass strategische Fehlentscheidungen bei der Projektauswahl getroffen werden und Projektziele nicht oder nur unvollständig erreicht werden. Die Struktur und Abläufe des Controllings sind dabei auf die Gegebenheiten im Unternehmen und die individuellen Projektanforderungen auszurichten. Ein wirkungsvolles Projektcontrolling muss bei der Definition und Abstimmung der Projektziele ansetzen und den Projektfortschritt im Zeitablauf kontinuierlich überwachen. Zudem kommt dem Projektcontrolling die Aufgabe zu, den Wertbeitrag von Projekten zu messen und projektspezifische Wertsteigerungspotenziale zu identifizieren. Darüber hinaus untersützt das Projektcontrolling die Projektleitung beim Stakeholder und Change Management sowie bei der Steuerung der Projektressourcen. Die Analyse, Berichterstattung und Steuerung der Projektrisiken stellt ein weiteres zentrales Aufgabenfeld des Projektcontrollings dar.

Für das Controlling klassischer Projektaktivitäten stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden und Instrumente zur Verfügung. Dabei kann in Methoden für die Auswahl und Bewertung von Projekten sowie spezifische Instrumente zur Steuerung von Einzelprojekten unterschieden werden. Für die strategische Priorisierung und Auswahl von Projekten eignen sich sind inbesondere Nutzwertanalysen und Portfolio-Konzepte sowie Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Nach der Entscheidung für den Start eines Projektes sind verschiedene Werkzeuge einsetzbar, um die Aktivitäten von der Projektdefinition bis zum Abschluss des Projektes zu steuern. Während der Projektplanung und -durchführung ermöglichen es Frühwarnsysteme, präventiv auf bevorstehende Veränderungen im Projektablauf zu reagieren. Zur Überwachung des Projektfortschritts können Meilenstein- und Kosten-Trendanalysen sowie Konzepte zur Ermittlung des projektspezifischen Fertigstellungsgrades genutzt werden. Zudem lässt sich der Leistungsfortschritt in Projekten mithilfe der Earned-Value-Methode detailliert analysieren. Für die Projektberichterstattung kommen Statusreports und Dashboards in Frage, die adressatenorientiert aufbereitet und mit aussagekräftigen Kommentierungen sowie Empfehlungen versehen werden sollten. Darüber hinaus kann das Konzept der Balanced Scorecard herangezogen werden, um eine ganzheitliche Abbildung und Steuerung der Projektziele zu erreichen. Mit einer Projekt Scorecard können die projektspezifischen Ziele, Kennzahlen und Maßnahmen strukturiert dargestellt und nachgehalten werden. Für das Projektcontrolling sind überdies die Instrumente des Risikomanagements von zentraler Bedeutung, da Projektrisiken den Projekterfolg gefährden und deshalb systematisch analysiert und gesteuert werden müssen. In diesem Zusammenhang spielen insbesondere Risikoinventare und Risk Maps eine wesentliche Rolle.

Die zunehmende Bedeutung von Projektaktivitäten und Veränderung projektspezifischer Rahmenbedingungen konfrontieren Unternehmen mit neuen Herausforderungen und Ansätzen für das Projektcontrolling. Projekte werden häufig komplexer und müssen schneller umgesetzt werden, um die hohen technologischen Standards, spezifischen Kundenwünsche, Anforderungen der Globalisierung und besonderen Bedürfnisse in Krisensituationen zu erfüllen. Mit Blick darauf muss sich das Projektcontrolling laufend weiterentwickeln. Hierbei spielt vor allem die Digitalisierung eine zentrale Rolle, da digitale Technologien zum Beispiel für die Standardisierung von Projektreports, Optimierung von Planungslogiken und Stärkung der Prozessorientierung genutzt werden können. Darüber hinaus werden für die Durchführung von Projekten zunehmend Methoden des agilen Projektmanagements eingesetzt. Während die Anforderungen agiler Arbeitsweisen nur für Unternehmen mit entsprechenden Projekten relevant werden, wirkt sich die digitale Transformation auf alle projektgetriebenen Unternehmen aus. Daneben ergeben sich weitere Herausforderungen, die Unternehmen bereits vor Projektbeginn analysieren müssen, um während des Projektverlaufs effektiv auf Komplikationen, Unstimmigkeiten, Konflikte, Widerstände, Machtkämpfe oder Gesetzesänderungen reagieren zu können. Insbesondere international ausgerichtete Projekte bergen Kommunikations- und Koordinationsrisiken, die sich oftmals nicht allein mit bewährten Methoden und Instrumenten des Projektcontrollings bewältigen lassen. Vor diesem Hintergrund müssen künftig auch weiche Faktoren stärker im Projektcontrolling berücksichtigt werden. Projektcontroller müssen daher nicht nur den Umgang mit Steuerungsmethoden und Tools beherrschen, sondern auch die Fähigkeit besitzen, das Projektmanagement bei der Kommunikation sowie bei der Verhandlung von Projektinhalten und der Motivation der Projektteammitglieder zu unterstützen.

Die aktuellen Entwicklungen in Theorie und Praxis zeigen, dass ein wirkungsvolles Projektcontrolling von zentraler Bedeutung für eine erfolgreiche Projektabwicklung ist. Aufgrund der zunehmenden Komplexität und Vielzahl von Projektaktivitäten benötigen Unternehmen ein Controllingsystem, das sich sowohl für die Beurteilung und Auswahl von Projektvorhaben als auch für die Steuerung der einzelnen Projekte und Projektportfolios eignet. Dabei reicht es für das Projektcontrolling nicht aus, sich auf vergangenheitsorientierte Kennzahlen zu stützen. Projektgetriebene Unternehmen benötigen effektive Steuerungsmechanismen, die frühzeitig Risiken aufzeigen und flexible Handlungsalternativen anbieten. Ein wirkungsvolles Projektcontrolling muss der Projektleitung aussagekräftige Informationen liefern, um projektspezifische Entscheidungen bestmöglich zu unterstützen. Digitale Technologien eröffnen dabei durch Automatisierung von Controllingprozessen und Datenanalysen in Echtzeit neue Möglichkeiten der Projektsteuerung. Die zunehmende Anwendung agiler Methoden des Projektmanagements erfordert überdies eine Anpassung der Steuerungsprozesse an die iterative Arbeitsweise in Projekten, um flexibel und schnell auf Änderungen im Projektablauf reagieren zu können. Darüber hinaus ist bei der Ausgestaltung des Projektcontrollings darauf zu achten, nicht ausschließlich auf die Kriterien Zeit, Qualität und Budget zu fokussieren, sondern auch andere Aspekte, wie zum Beispiel Mitarbeitermotivation und -qualifikation, neue Kommunikationsprozesse und nachhaltigkeitsorientierte sowie internationale Anforderungen in die Steuerungslogik aufzunehmen.