Controlling macht Benchmarking-Projekte erfolgreich

Benchmark-Projekte sind eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen. Bei der Umsetzung übernimmt das Controlling eine wichtige Rolle: Es begleitet das Projekt über alle Phasen hinweg und leitet am Ende sachgerechte Maßnahmen ab.

Benchmarking zielt entgegen der landläufigen Meinung nicht nur darauf ab, Wettbewerbsvor- oder -nachteile gegenüber Konkurrenten offen zu legen, schreiben Michael Kleinaltenkamp und Samy Saab im Buchkapitel "Marketing-Controlling" auf Seite 186. Es gehe vor allem um den Vergleich, so die Springer-Autoren. Beim sogenannten generischen Benchmarking werden vielmehr die Vorgehensweisen erfolgreicher Unternehmen aus anderen, zum Teil völlig fremder Branchen analysiert. "Ziel des Benchmarking-Prozesses ist es aber immer, die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um Wettbewerbsvorteile auf den eigenen Märkten beziehungsweise in der eigenen Branche aufzubauen", so Kleinaltenkamp und Saab.

Benchmarking-Projekte benötigen Controlling-Know-how 

Es liegt also auf der Hand, warum Benchmarking-Projekte im Wettbewerb wichtig sind. Doch obwohl mit ihnen Potenziale aufgedeckt und genutzt werden, scheitern manche Unternehmen an der Umsetzung. Woran das liegt, untersuchten Bastian Droese und Andreas Hoffjan in einer Analyse, für die sie 21 Experten-Interviews auswerteten. Die Ergebnisse ihrer Studie stellten die Forscher im Beitrag "Controlling-Services in Benchmarking-Projekten" vor. 

Dabei zeigt sich, dass das Fehlen eines umfassenden, voll implementierten Konzepts für ein Controlling von Benchmarking-Projekten Hauptursache für deren Scheitern ist: 

Umso wichtiger scheint es, dass das Controlling proaktiv seine inhaltliche und methodische Kompetenz in Benchmarking-Projekte einbringt. Es kann ein Benchmarking-Projekt im Unternehmen auf vielfältige Art und Weise und durch die Übernahme unterschiedlicher Aufgaben unterstützen. Vor allem in Bezug auf die Betrachtung von Kosten und im Hinblick auf einen sachgerechten Vergleich ist diese Unterstützung ganz wesentlich für den Projektausgang", bringen es Droese und Hoffjan auf den Punkt. 

Aufgaben des Controllings 

Die konkreten Aufgaben, die dem Controlling bei solchen Projekten zufallen, unterteilen Droese und Hoffjan in fünf wesentliche Bereiche:

• Initiierung,
• Kommunikation,
• Datenlieferung,
• Koordination und
• Nachverfolgung.

"Aufgabe des Controllings ist es zu sondieren, wo im Unternehmen der Bedarf und die Notwendigkeit für ein Benchmarking existiert und wo das Instrument wirkungsvoll eingesetzt werden kann", schreiben die beiden Autoren. Zudem stellten in der Praxis Controller die kommukative Begleitung während der Projektdurchführung sicher. "Gerade in der Anfangsphase eines Benchmarkings und nach der Benchmark-Bestimmung sorgt eine umfangreiche Kommunikation dafür, dass die nicht direkt am Benchmarking beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte über das Vorgehen und die Ergebnisse informiert werden, und schafft so Transparenz und Akzeptanz", erläutern Droese und Hoffjan. 

Benchmarking steht und fällt mit der Datenqualität

Aber auch bei der Lieferung, Koordination und Aufbereitung der Daten, die für das Benchmarking unerlässlich sind, gibt es zentrale Aufgaben für das Controlling. Gerade in der Datenbeschaffungsphase steigt bei schlechter Qualität der Aufwand. "Das Controlling schafft durch eine gute Datenhaltung die Voraussetzungen für eine hohe Vergleichbarkeit der Daten und damit für ein erfolgreiches Benchmarking", so die Autoren und führen aus: 

Das Controlling übernimmt in der Phase der Datenbeschaffung häufig die Funktion der Datendrehscheibe. So können die für das Benchmarking benötigten Daten in der Regel nicht einfach aus den Systemen entnommen und eins zu eins in die Datenerhebungsbögen übertragen werden. Vielmehr sind häufig Allokationen von Kosten oder Mitarbeitervollzeitäquivalenten auf die Leistungsobjekte beziehungsweise das Benchmarking-Gerüst (Prozesse oder Produkte) notwendig. Hierfür bedarf es dann des Inputs verschiedener Fachabteilungen, die es zu koordinieren gilt – eine Aufgabe, die oft vom Controlling wahrgenommen wird."

Projektergebnisse in praxistaugliche Maßnahmen überführen

Schließlich fällt auch die Verwertung der Projektergebnisse dem Controlling zu. "Dabei kommt es explizit darauf an zu verhindern, dass Benchmark-Studien in der Schublade verschwinden", so Droese und Hoffjan. Vielmehr sollte darauf geachtet werden, dass aus dem Vergleich und der anschließenden Ursachenanalyse Maßnahmen abgeleitet und in der Folge auch umgesetzt werden.

Die Autoren empfehlen das Controlling von Benchmarking-Projekten in drei Phasen zu gliedern:

1. Aufwandsabschätzung mit anschließender Kosten-Nutzen-Analyse vor Projektbeginn 
2. Controlling des Projektfortschritts sowie 
3. Nachträgliche Erfolgsbewertung mit einer systematischen Erfassung von Verbesserungsvorschlägen für zukünftige Benchmarking-Projekte.