Projektmanagement für Ingenieure

Dieses erste Kapitel führt Sie auf einen „Rundflug“ über die Projekt-„Landschaft“. Auch wenn es manchmal anders aussieht: nicht jedes Vorhaben ist ein Projekt! Zunächst werden anhand von Beispielen die charakteristischen Merkmale erläutert, die Projekte kennzeichnen und von Nicht-Projekten unterscheiden. Danach lernen Sie die systemische Sicht auf Projekte kennen, die Ihnen hilft, sowohl den Projektgegenstand als auch das Gesamt-Projekt als ein System zu sehen. Sie werden dadurch in die Lage versetzt, Projektaufgaben aus System-Perspektive zu analysieren und das Projekt systematisch zu planen und zu steuern. Dann lernen Sie die Begriffe Aufgabe, Problem und Prozess kennen. Sie werden sehen, dass jedes Projekt ein spezieller Problemlösungsprozess ist. Das Kapitel endet mit der Definition des Begriffs Projektmanagement und Sie werden mit dem Projektmanagement-Lebenszyklus sowie dessen Unterteilung in verschiedene Prozesse und Phasen vertraut gemacht.

In diesem Kapitel lernen Sie den allgemeinen Problemlösungsprozess näher kennen, der aus Problemanalyse, Lösungsentwurf, Realisierung und Validierung besteht. Für die Problemanalyse werden verschiedene Methoden vorgestellt, die das vollständige Erkennen und Strukturieren eines Problems erleichtern. Anschließend lernen Sie, wie man von abstrakten, „wolkigen“ Zielvorstellungen in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten zu einem konkreten, strukturierten Zielsystem gelangt. Sie werden sehen, wie man Ziele SMART formuliert und wie man zwischen Gütekriterien und Randbedingungen unterscheidet. Danach werden Sie mit dem systematischen Suchen nach Ideen für eine Problemlösung vertraut gemacht. Nach der Beschreibung kreativitätsfördernder und -hemmender Faktoren erlernen Sie die wichtigsten Methoden für eine gezielte Ideenproduktion. Aus mehreren möglichen Lösungen muss schließlich eine ausgewählt werden. Hierfür braucht man Entscheidungsverfahren. Sie werden die Besonderheiten intuitiver, qualitativer und analytischer Ansätze zur Entscheidungsfindung kennen lernen. Die weit verbreitete Nutzwertanalyse wird detailliert erläutert, so dass Sie diese im praktischen Einsatz beherrschen.

Wie das Fundament für ein Gebäude, soll die Projektgründung eine solide Basis für ein Projekt bilden. In diesem Kapitel werden die wichtigen Arbeiten zur Projektgründung beschrieben. Hierzu gehört die Klärung der Projektziele, die Erstellung einer kurzen Projektdefinition, die Erfassung der Anforderungen in Form eines Lastenhefts und die Festlegung von Inhalt und Umfang des Projekts in Form des Pflichtenhefts. Dann wird das Aufwands-Auftrags-Dilemma bei der Erstellung von Angebotskalkulationen erläutert und es werden mögliche Lösungen des Problems beschrieben.

Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie der Aufbau und der Ablauf von Projekten mit Hilfe von einigen Grundregeln organisiert werden kann. Zunächst werden die verschiedenen Aufbauorganisationsformen vorgestellt, sie lernen deren Vor- und Nachteile kennen und sie können so anhand weniger Kriterien beurteilen, welche Form in einem konkreten Projekt am besten geeignet ist. Der zeitliche Ablauf von Projekten kann durch Teilprojekte, Arbeitspakete, Projektphasen und Meilensteine gegliedert werden. Sie lernen den sequentiellen Ablauf mit strikter Phasenabgrenzung als Standard-Ablaufmodell und das Wasserfallmodell als seine bekannteste Realisierungsform kennen. Sie werden sehen, wie ein Ablauf mit Hilfe des Spiralmodells iterativ organisiert werden kann und wie sich die Projektlaufzeit durch Parallelisierung, z. B. in Form des Simultaneous Engineering verkürzen lässt. Zur Regelung der Informationsflüsse in einem Projekt werden zunächst die Zusammenhänge zwischen Information, Kommunikation und Dokumentation aufgefrischt. Dabei sollen Sie die Bedeutung unterschiedlicher Informations-, Kommunikations- und Dokumentenarten kennen lernen. Danach soll die Aufgabe eines allgemeinen Informationsmanagements in Unternehmen bewusst gemacht werden, um darauf aufbauend auf die Besonderheiten der Informationshandhabung in Projekten einzugehen. Abschließend werden die verschiedenen Dokumentenarten vorgestellt, die im Projekt vorkommen und die Aufgabe eines Projektmanagement-Handbuchs wird erläutert.

Einen für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts ganz entscheidenden Schritt im Rahmen des Projektmanagements bildet die Projektplanung. Hier werden alle notwendigen Aktivitäten des Projekts aufgelistet, die zur Ausführung der Arbeiten benötigten Personen und Ressourcen ermittelt, die erforderlichen Aufwände und die verursachten Kosten geschätzt, der Ablauf geplant und die wichtigen Termine festgelegt. Der Input der Projektplanung ist der konkrete Projektauftrag also das Lastenheft und das Pflichtenheft. Außerdem liegen der Projektplanung die Festlegungen zugrunde, die im Rahmen der Projektorganisation getroffen und im Projektmanagement-Handbuch dokumentiert wurden. Sie regeln die personellen Strukturen, die Ablaufstrukturen und die Handhabung der Informationen.

Projekte sind per Definition neuartig und einmalig. Der erforderliche Aufwand für die Arbeitsleistungen, die Kosten für die benötigten Ressourcen und die Projektlaufzeit sind daher im Allgemeinen unklar. Da diese Informationen für die Planung eines Projekts aber unbedingt benötigt werden, müssen entsprechende Werte geschätzt werden. Die Qualität der Projektplanung steht und fällt mit der zutreffenden Schätzung des zu erwartenden Aufwands und der Laufzeiten. Zunächst werden methodische und einige mathematische Grundlagen des Schätzens behandelt. Sie ermöglichen es nicht nur, aus vorhandenen unsicheren Informationen belastbare Schätzwerte zu gewinnen, sondern sie erlauben auch Aussagen über deren Güte. Ein besonderes Augenmerk wird der Schätzung der zu erwartenden Projektdauer gewidmet. Abschließend wird exemplarisch die Schätzung des Aufwands bei Software-Systemen behandelt, bei der zahlreiche Untersuchungen durchgeführt wurden und viele praktische Erfahrungswerte dokumentiert sind.

Nachdem im Projektstrukturplan die Liste aller Arbeiten erfasst und hierarchisch gegliedert wurde sowie in der Aufwandsschätzung Aussagen über den Aufwand und mögliche Laufzeiten gewonnen wurden, muss als nächstes die Ausführung der Arbeiten geplant werden. Hierbei ist festzulegen, wann und von wem eine Arbeit ausgeführt werden soll. Dabei ist eine ganze Reihe von Anforderungen und Einschränkungen zu berücksichtigen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie die Abhängigkeiten, die zwischen den Arbeitspaketen eines Projekts bestehen durch Anordnungsbeziehungen ausgedrückt und in Form von Netzplänen graphisch dargestellt werden können. Dann werden Planungsmethoden beschrieben, mit denen aus den Aufwands- und Zeitschätzwerten sowie den Anordnungsbeziehungen eine Grobplanung der Termine erstellt werden kann. Im Rahmen der anschließenden Feinplanung werden auch personelle und materielle Restriktionen berücksichtigt.

Projekte dienen zum Lösen problematischer Aufgaben. Sie sind neuartig und einmalig. Außerdem verlaufen sie in einem begrenzten Zeitrahmen. Die Entscheidungen in Projekten basieren somit immer auf unvollständigen Informationen und oft auch auf veränderlichen Anforderungen. Alle Entscheidungen sind daher mit beträchtlichen Unsicherheiten belastet. Das Risikomanagement hat die Aufgabe, die Unsicherheiten bei der Planung der Projektaktivitäten und bei deren Durchführung zu erfassen, die aus der Unsicherheit entstehenden Risiken zu verringern und mit eingetroffenen Risikofällen umzugehen. Sie werden in diesem Kapitel zunächst mit dem Risikobegriff und den Bestandteilen von Risiken vertraut gemacht. Dann wird das Risikomanagement als strukturierte Vorgehensweise erläutert, die sich aus mehreren, aufeinander aufbauenden Schritten zusammensetzt.

In diesem Kapitel werden zunächst die Grundbegriffe der betrieblichen Kostenrechnung erläutert. Sie werden dann genutzt, um die Arbeitskosten der im Projekt mitwirkenden Personen zu kalkulieren. Dann erhalten Sie einen Einblick in die Aufgaben und Methoden der Kostenplanung. Sie bildet die Basis sowohl für die Angebotserstellung als auch für die Kostenkontrolle während der Projektdurchführung. Die bekannteste Methode zur Analyse und Kontrolle der Kosten, die Earned-Value-Analyse wird zum Schluss des Kapitels detailliert vorgestellt und erläutert.

Qualität bildet eine der drei Dimensionen des Projekt-Zieldreiecks. Dies verdeutlicht ihre große Bedeutung im Rahmen von Projekten. Zunächst werden in diesem Kapitel grundlegende Begriffe des Qualitätsmanagements erläutert. Maßnahmen zur Sicherstellung der geforderten Qualität sollten heute fester und durchgängiger Bestandteil aller Arbeitsprozesse eines Unternehmens sein. Dies kommt im Konzept des Total Quality Managements zum Ausdruck, dessen Grundkonzepte vorgestellt werden. Danach wird die Methode des Quality Function Deployment erläutert, das auf alle Arten von Produktionsprozessen, auch auf Projekte, angewendet werden kann. Abschließend werden dann die besonderen Qualitäts-Aspekte von Projekten behandelt.

In diesem Kapitel lernen Sie, welche Daten für die Erkennung des Projektfortschritts benötigt werden und wie sie erfasst werden können. Sie erfahren, wie die Ausführung eines Projekts so gesteuert werden kann, dass die Pläne möglichst eingehalten werden und wie auf Abweichungen von den geplanten Verläufen während der Projektdurchführung reagiert werden kann. Da ein Projekt erst dann erfolgreich ist, wenn es korrekt zu Ende gebracht wurde, werden Sie auch mit den Aktivitäten vertraut gemacht, die zum Abschluss eines Projektes notwendig sind.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Ihre beruflichen und privaten Aktivitäten organisieren und wie Sie dabei Überlastungen vermeiden bzw. erkennen und beheben können. Dann lernen Sie die wichtigsten Aufgaben kennen, die zur Leitung eines Projekts und zur Führung eines Projektteams gehören. Sie erfahren, welche Probleme bei der Formierung eines Projektteams zu erwarten sind, wie man sie lösen kann und wie man ein neu gebildetes Team über verschiedene Reifungsstufen in die Leistungsphase führt.

In diesem Kapitel lernen Sie die Möglichkeiten, Anforderungen und die Marktsituation von PM-Software-Tools kennen. Am Beispiel von MS-Excel werden Sie erfahren, wie Office- Werkzeuge für bestimmte Teilaufgaben des Projektmanagement genutzt werden können. Dann werden Sie auf dem kürzesten Weg zum bekanntesten PM-Werkzeug MS-Project geführt, das hinsichtlich Funktionalität und Bedienung einen Standard für PM-Software-Tools darstellt.

Bei den hier vorgestellten Formularen liegt das Haupt-Augenmerk auf den anzugebenden Informationen, auf den entsprechenden Ausfüllhinweisen und auf dem beispielhaft gezeigten Prinzip eines vorgegebenen, einheitlichen und durchgängigen Aufbaus der Formulare. Es geht dagegen nicht um eine Festlegung der Formulargestaltung. Diese ist zum Teil Geschmackssache und zum Teil auch eine Frage der im Unternehmen existierenden Gestaltungsund Darstellungsrichtlinien zur Corporate Identity. Aus diesem Grund sind die Formulare hier bewusst puristisch gestaltet, sowohl hinsichtlich der Verwendung graphischer Elemente als auch hinsichtlich der Textauszeichnung.