Ist Projektmanagement-Software Neuland für KMU?

Mehr als die Hälfte der kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland verwalten ihre Projekte ohne spezielle Programme. Dabei profitieren insbesondere Firmen mit vielen Projekten von Projektmanagement-Software.

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Globalisierung, Digitalisierung und Agilität führen zu immer mehr Projektarbeit – auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Da die Projekte oft sehr komplex sind, müssen sie professionell gemanagt werden. 54 Prozent der KMU hierzulande wickeln ihre Projekte jedoch allein mit Standardprogrammen wie Excel und Outlook oder rein manuell ab. Und das, obwohl gerade die typischen Projektmanagement-Probleme mit spezifischer Software meist leichter in den Griff zu bekommen oder teilweise sogar vermeidbar sind. Zu diesem Ergebnis kommt jedenfalls eine Studie zur Nutzung von Projektmanagement-Software, für die der Software-Spezialist Capterra 247 Mitarbeiter in deutschen KMU befragt hat.

Demnach liegen die größten Schwierigkeiten des Projektmanagements in der Einhaltung von Terminen, dem Reagieren auf Änderungen im Projekt, der Organisation und Umsetzung von Aufgaben sowie der Einhaltung des Budgets. Immerhin 30 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, in ihrem Unternehmen werde eine einzelne Projektmanagement-Software genutzt, bei 16 Prozent der Befragten sind zwei oder mehr Lösungen im Einsatz.

Auch gute IT gleicht Führungsmängel nicht aus

Trotzdem darf nicht vergessen werden, dass Projektmanagement zu allererst eine Führungsaufgabe ist. Selbst "ausgereifte Prozeduren und IT-Werkzeuge können eine mangelhafte Führungsqualität nicht ersetzen", betont etwa Bernd-J. Madauss in dem Fachbeitrag "IT-Unterstützung in Projekten: Projektmanagement-Software" (Seite 644). In Verbindung mit durchdachten Projektmanagement-Prozessen und fähigen Teams steigern passende Software-Tools zweifellos die Verwaltungseffizienz und tragen erheblich zum Projekterfolg bei. Doch die Neueinführung einer Projektmanagement-Software ist auch ein Change-Projekt, das Erfahrungen im Projektmanagement voraussetzt.

Zeitmanagement ist meistgenutzte Funktion

Laut Studie sind die meistgenutzten Funktionen unter den Projektmanagement-Anwendungen das Zeitmanagement, die Aufgabenverwaltung, das Dokumenten- und das Budgetmanagement. Dessen ungeachtet stehen 28 Prozent der Befragten der Einführung einer Projektmanagement-Software ablehnend gegenüber: Manchen erschließt sich der Vorteil einer solchen Software nicht oder es mangelt an Offenheit für neue Methoden. Anderen ist die Implementierung zu aufwändig, häufig fehlt es auch an Fachpersonal dafür.

In den letztgenannten Fällen kann etwa eine Cloud-Lösung sinnvoll sein, die von externen Experten installiert, konfiguriert und upgedated wird. Doch auf Cloud-Lösungen greifen laut der Capterra-Befragung bis dato lediglich 13 Prozent der deutschen Projektmanagement-Softwarenutzer zurück. Ein wichtiger Grund hierfür ist die Sorge um die Datensicherheit. Diese führt auch dazu, dass fast 60 Prozent der Unternehmen eine teurere deutsche Software einem amerikanischen Programm mit US-Datenschutzstandards vorziehen würden.

Erstmal die Projektmanagementprozesse klären

Die geringe Verbreitung von Projektmanagement-Software in KMU zeigt nicht zuletzt, dass die Auswahl einer passenden IT-Lösung nicht einfach ist. Tatsächlich hängt die Auswahl der richtigen Lösung immer von den Voraussetzungen und Anforderungen der Unternehmen und Anwender sowie deren Projekten ab. Um die richtige Software zu finden, ist es in jedem Fall nötig, im Vorfeld die einzelnen Projektmanagementprozesse und -parameter festzulegen. Außerdem müssen diverse Aspekte mitbedacht werden, um suboptimale Lösungen zu vermeiden.

So empfiehlt Bernd-J. Madauss nicht nur, zu prüfen, ob es in der Branche vorherrschende Tools gibt oder der Austausch mit zentralen Kunden und Geschäftspartnern nur mit bestimmten Tools funktioniert. Er rät auch, Integrationsmöglichkeiten, Schnittstellen und Vernetzbarkeit mit anderer Software sowie gegebenenfalls die Mehrsprachigkeit bei der Toolauswahl zu berücksichtigen. (Seiten 645/657)

Die perfekte Komplettlösung gibt's nicht 

Grundsätzlich hält der Springer-Autor allgemeine Office-Lösungen durchaus für geeignet, um das Projektmanagement von Unternehmen zu unterstützen. "Sobald ein Unternehmen allerdings eine größere Anzahl von Projekten und als Kern der Geschäftsführung mit vielen Kundenprojekten anstrebt, sind professionelle Projektmanagement-Software-Lösungen unverzichtbar", erklärt er auf Seite 649.