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11.10.2021 | Projektmanagement | Im Fokus | Onlineartikel

Das Erfolgsrezept von Ausschreibungsgewinnern

Autor:
Annette Speck
3:30 Min. Lesedauer

Nur zehn Prozent der Firmen, die an Ausschreibungen teilnehmen, managen den gesamten Prozess professionell. Dabei zahlt sich ein gutes Ausschreibungsmanagement durch signifikant mehr gewonnene Aufträge aus, belegt eine Studie.

Viele Unternehmen nehmen an öffentlichen und privatwirtschaftlichen Ausschreibungen teil, um an Aufträge zu gelangen. Glücklicherweise laufen die Vergaben in der Regel nicht so aus dem Ruder wie beim Open-House-Verfahren im vergangenen Jahr, als das Bundesgesundheitsministerium die Wirtschaftsberatung EY mit der Beschaffung von Atemschutzmasken beauftragt hatte. Mehr als 700 Anbieter konnten dabei Lieferverträge schließen. Nicht wenige blieben aber auf ihrer Ware sitzen und haben den Klageweg beschritten.

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Ausschreibungsmanagement durch Anbieter-Teams

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Lucas Klöpfer erforscht die Anbieter-Team-Arbeit internationaler First-Tier-Automobilzulieferer, die sich in wettbewerbsartigen Ausschreibungen um neue Aufträge der Automobilhersteller bewerben und hierfür ressourcenseitig hochgradig in Vorleistung gehen.

Stümperhaftes Vorgehen bei Ausschreibungen

Dass es beim Ausschreibungsmanagement an zahlreichen Stellen hakt und nur wenige Unternehmen professionell vorgehen, stellt auch das Beratungsunternehmen Simon-Kucher & Partners in seiner Studie zum Ausschreibungsmanagement fest. Demnach bemängeln beispielsweise 57 Prozent von 130 im August 2021 weltweit befragten Managern und Stakeholdern, dass die Anforderungen der Ausschreibungen mitunter unklar formuliert seien. Die größte Herausforderung für Ausschreibungsteilnehmende stelle allerdings der Preisdruck der Konkurrenz dar, sagen zwei Drittel.

46 Prozent der Befragten fehlen zudem geeignete Tools, die sie bei Ausschreibungen unterstützen, sowie geregelte Prozesse. 55 Prozent geben an, dass es ihnen aus diesen Gründen an Ressourcen mangele, um passende Ausschreibungen zu finden und bearbeiten.

Bessere Prozesse – effizientere Bearbeitung

Vor diesem Hintergrund verwundert es nicht, dass der Studie zufolge nur jedes zehnte Unternehmen den kompletten Ausschreibungsprozess richtig gestaltet. Mit  ihrem professionellen Vorgehen schaffen es diese sogenannten High-Performer allerdings, die doppelte Menge an Ausschreibungen zu bearbeiten. Und sie gewinnen mit einer Zuschlagsrate von 79 Prozent auch signifikant mehr Ausschreibungen.  

Gute Gründe also für Unternehmen, ihr Ausschreibungsmanagement kritisch unter die Lupe zu nehmen. Die Studie identifiziert bei den weniger professionell vorgehenden Firmen Verbesserungspotenzial auf der ganzen Linie: von der Analyse der Ausgangssituation über die Definition der Strategie und Preisgestaltung bis zur Vor- und Nachbereitung. So folge bei 50 Prozent der Low-Performer-Firmen die Preiskalkulation keiner klar definierten Logik. Nur jedes vierte Unternehmen dieser Gruppe analysiere die Handlungen der Konkurrenz auf der Basis vergangener Daten und ein Drittel nutze als unterstützende Tools bestenfalls klassische Checklisten.

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig im Ausschreibungsprozess teilnehmen zu können, müssen Unternehmen sicherstellen, dass Schwachstellen effizient und strukturiert angegangen werden.“ Simone Schneider, Senior Director bei Simon-Kucher & Partners.

Fünf wichtige Phasen für Anbieter

Wie ein strukturierter Ausschreibungsprozess aufseiten des Anbieters einer Leistung/Ware aussehen kann, stellt Lucas Klöpfer im Kapitel "Grundlagen des Ausschreibungsmanagements" seiner Masterarbeit zum Thema "Ausschreibungsmanagement durch Anbieter-Teams" dar:

Kompetente Anbieter-Teams bilden

Dem Springer-Autor zufolge ist der entscheidende Faktor für ein erfolgreiches Ausschreibungsmanagement das Bilden von fachkompetenten Anbieter-Teams, die "anbieterseitig die Ausschreibungen hinsichtlich deren Zielerreichung sowie Ressourceneffizienz steuern und koordinieren". Hier sei zwischen permanenten und temporären Teams zu unterscheiden, die sich mit ihren spezifischen Vor- und Nachteilen für unterschiedliche Voraussetzungen und Ausschreibungen eignen. (Seite 37)

Klöpfer betont außerdem, dass sich die Anbieterseite über die Machtverhältnisse auf der Einkäuferseite bewusst sein sollte. Zwar sei der Einkäufer die zentrale Lieferantenschnittstelle, jedoch gebe es in den häufig vorhandenen Buying Centers mehrere, sich gegenseitig beeinflussende Personen, die an der Kaufentscheidung beteiligt seien. Je mehr Personen dieses Kreises dem Anbieter bekannt sind, umso besser. Für die Entscheidung, welcher Anbieter letztlich den Zuschlag erhält, spielt laut Klöpfer nicht nur die Angebotsattraktivität (Netto-Nutzen) sondern auch die Anbieterattraktivität (Qualität, Zuverlässigkeit) eine wichtige Rolle.

Software-Tools erleichtern das Vorgehen

Doch wie lassen sich Angebote für Ausschreibungen in der Praxis am besten angehen? Jeff Kearns findet insbesondere bei großen Investitionsprojekten Mindmaps hilfreich, denn sie sorgen für einen schnellen Überblick. Eine entsprechende Software könne nicht nur komplexe Inhalte visualisieren, sondern in Kombination mit integrierten Projektmanagementfunktionen sei sie ein effektives Tool für die Erstellung von Angeboten, schreibt der Projektmanagement-Experte in dem Beitrag "Ausschreibungen: Rüstungskonzern setzt auf Mindmaps" in der Zeitschrift Wissensmanagement. (Seite 17) Darin stellt er das Vorgehen eines Rüstungsunternehmens vor, das für die Teilnahme an einer Ausschreibung der kanadischen Regierung das Tool Mind Manager implementierte. Obwohl der Rüstungskonzern den Zuschlag letztlich nicht erhalten habe, hätte er das Projekt als Erfolg gewertet, weil ihm gelang, in kurzer Zeit ein Angebot abzugeben, das den komplexen Ausschreibungskriterien entsprach.

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